Parfois, vous passerez par une agence événementielle pour vous épauler dans l'organisation de vos manifestations. Cependant, pour que votre événement soit un réel succès, il est crucial que vous communiquiez clairement vos objectifs, vos attentes et vos préférences à l'agence. Voilà pourquoi aujourd'hui, nous allons vous présenter les 16 étapes à suivre pour rédiger un brief d'agence événementielle efficace.
Présentez votre entreprise
Votre mission et vos valeurs
En quelques mots, quelle est votre mission sur cette planète ? Au-delà de l’aspect pécunier quel est l’objectif ultime de votre entreprise ? Pour Danone, ce serait par exemple “Apporter la santé par l’alimentation au plus grand nombre”. Avez-vous déjà vu la très brillante vidéo de Simon Sinek “Start with why” ? Découvrez-la ci-dessous.
Dans le brief de l’agence événementielle, racontez ce qui porte votre entreprise… Quels sont les piliers de votre stratégie et de vos actions ? L’excellence ? La responsabilité ? La confiance ?
Ce que vous vendez et le bénéfice client
Quels sont vos produits et vos services ? Quels sont les bénéfices pour vos clients ?
Développez le tout dans votre brief pour aider l’agence événementielle à mieux comprendre ce que vous faites.
Votre positionnement sur le marché
Comment positionnez-vous votre marque auprès de votre cible ? Voici une liste de noms pour vous aider : premium, cœur de marché, low cost, expertise, convivialité, technique, proximité, éthique, sophistication, simplicité, exploration…
Quels sont vos besoins événementiels ?
Déterminez vos objectifs
Le premier élément clé de votre brief d’agence événementielle devrait être une description claire de vos objectifs. Déterminez les raisons pour lesquelles vous organisez l'événement, les résultats que vous espérez obtenir et les cibles que vous souhaitez atteindre. Cela aidera l'agence à comprendre les attentes de votre entreprise et à élaborer une stratégie adaptée pour atteindre vos objectifs.
Énumérez les besoins et les préférences de votre entreprise
En plus de vos objectifs, il est également important d'énumérer les besoins et les préférences de votre entreprise. Cela peut inclure des éléments tels que les couleurs, les logos, la culture de l'entreprise, les messages clés, etc. Assurez-vous que l'agence événementielle soit au courant de ces éléments afin qu'elle puisse les intégrer à l'événement.
Précisez la date et l'heure de l'événement
La date et l'heure de l'événement sont des éléments importants que vous devez communiquer à l'agence événementielle. Assurez-vous que l'agence dispose de toutes les informations nécessaires pour planifier l'événement à temps et sans aucun conflit d'agenda.
Énumérez les besoins en termes de lieu
En plus de la date et de l'heure, vous devez aussi préciser les besoins en termes de lieu. Si vous avez déjà sélectionné un lieu, incluez les informations nécessaires dans le brief. Si vous n'avez pas encore de lieu, indiquez les exigences minimales telles que la capacité, la localisation et les équipements.
Spécifiez le budget
Le budget est un facteur crucial dans la planification d'un événement. Assurez-vous de préciser le budget que vous avez alloué pour l'événement. Cela aidera l'agence événementielle à proposer des idées qui correspondent à votre budget.
Spécifiez les besoins en matière de logistique
La logistique est une partie importante de la planification d'un événement. Spécifiez les besoins logistiques tels que le transport, l'hébergement, la restauration et les installations audiovisuelles. Si l'agence événementielle a une expérience préalable dans la planification de ce type d'événement, elle pourra vous fournir des conseils précieux.
Précisez les besoins en matière de sécurité
La sécurité n'est pas à négliger lors de la planification d'un événement. Spécifiez vos besoins, tels que les mesures de sécurité nécessaires, les plans d'évacuation, la surveillance de l'événement et les contrôles d'accès. L'agence événementielle devra prendre ces éléments en compte lors de la planification de l'événement.
Précisez les besoins en matière de communication
Spécifiez les besoins en matière de communication tels que les invitations, les supports de communication et les outils nécessaires pour l'événement. Cela aidera l'agence événementielle à créer une stratégie efficace pour votre événement.
Déterminez les besoins en matière de divertissement et d'animations
Les animations et le divertissement sont des éléments importants pour créer une expérience mémorable pour vos invités. Déterminez vos besoins et communiquez-les à l'agence événementielle. Cela leur permettra de planifier des activités qui vous correspondent et qui plairont à vos invités.
Déterminez les besoins en matière de technologie
Précisez les besoins en matière de technologie tels que l'équipement audiovisuel, les systèmes de sonorisation, les écrans et les outils de diffusion en direct. Cela permettra à l'agence événementielle de prévoir les équipements et les services nécessaires pour l'événement.
Mentionnez les attentes en termes de résultats
En plus de mentionner les objectifs, il est également important de communiquer les attentes en termes de résultats. Cela peut inclure des éléments tels que les indicateurs de performance, les retours sur investissement et les résultats qualitatifs. L'agence événementielle pourra ainsi concevoir un événement qui répondra à vos attentes.
Communiquez les échéances
Enfin, communiquez les échéances importantes pour la planification de l'événement. Cela peut inclure des dates limites pour la sélection du lieu, la finalisation du budget, la sélection des animations, etc. L'agence événementielle pourra ainsi planifier son travail en conséquence pour respecter les échéances.
Derniers conseils pour finaliser le brief de l’agence événementielle
Pour que l’agence événementielle ait une meilleure idée de qui vous êtes et de ce que vous faites, nous vous conseillons d’être le plus précis possible et de transmettre le maximum d’éléments, notamment un aperçu des événements précédents.
À éviter : le vocabulaire trop spécifique et les abréviations, l’agence événementielle n’a pas la science infuse (si seulement…).
Et finalement, posez-vous un instant sur votre brief. Tentez de faire abstraction de ce que vous connaissez de votre entreprise et demandez-vous : si je ne connaissais rien au besoin, est-ce que j’aurais compris ? Si oui, alors go, vous pouvez l’envoyer ! 🙂
La rédaction d'un brief d’agence événementielle clair et complet est crucial pour la réussite de votre événement. Suivez ces étapes pour vous assurer que vous avez communiqué toutes les informations nécessaires à l'agence événementielle. N'oubliez pas que plus votre brief est précis, plus l'agence événementielle pourra planifier et exécuter votre événement avec succès.