Comment bien briefer les intervenants de sa conférence ?

Conférence, webinaire, séminaire, quel que soit le type d'événement que vous organisez, il y a de grandes chances pour que vous fassiez appel à des intervenants extérieurs. À travers leurs interventions, ce sont eux qui vont partager de l’information, transmettre des messages et faire adhérer le public. Ils ont un rôle central dans la co-construction de vos contenus. La réussite de votre manifestation repose donc en grande partie sur leurs épaules.

Dans le cadre d’une conférence, vos intervenants, ou aussi communément appelés speakers, interviennent généralement dans le cadre de tables rondes thématiques sur des sujets dont ils sont experts. Un speaker peut aussi être le fil rouge de votre conférence et distribuer les prises de paroles à l’ensemble des autres intervenants, dans ce cas il prend le rôle d'animateur ou de modérateur de la conférence.

S’il est primordial de bien choisir ses conférenciers et de savoir gérer la relation avec ces derniers, il est également important de bien les briefer en amont de votre conférence. Voici quelques conseils et bonnes pratiques à adopter pour assurer la réussite de votre conférence.

Pourquoi briefer ses intervenants de conférence ?

Au moment de la sélection de vos intervenants, vous aurez le choix entre des conférenciers ayant une grande renommée ou des inconnus. Cela dépendra du budget que vous vous êtes fixé. Dans tous les cas, vos speakers devront être experts de leur domaine et maîtriser le sujet sur lequel vous souhaitez les faire intervenir. Il est aussi possible que vous fassiez intervenir des représentants de partenaires ou de financeurs de votre événement. Et pareillement, des acteurs de terrain pouvant présenter des programmes ou des projets concrets. Tous doivent pouvoir susciter l’intérêt du public à travers l'apport d’informations pertinentes. Ils doivent être capables de s’exprimer correctement, de capter et de retenir l’attention de votre audience. En bref, vos speakers doivent mêler expertise, fiabilité, ouverture d’esprit, connaissance et charisme. 

Vos intervenants peuvent être force de proposition pour valoriser, dynamiser, sublimer votre conférence. Toutefois, pour cela il est important de bien les briefer. En effet, il est essentiel que vos speakers comprennent bien les enjeux de votre événement. Vous devez être sur la même longueur d’onde concernant les messages clés à faire passer, cela évitera les interventions hors sujet. Vos intervenants font passer les messages clés, suscitent l'enthousiasme, inspirent votre audience, apportent leur vision pour faire avancer un sujet. Ils co-construisent ensemble tous les contenus de votre conférence. Ils alimentent la réflexion de vos cibles et de la presse, ainsi que les grands contenus qui se retrouvent dans le livre blanc de votre conférence. C’est en partie grâce à eux que vos cibles se souviendront de votre conférence. Mieux vous vous serez coordonnés en amont avec eux, plus le message sera cohérent, clair et impactant et plus votre événement sera une réussite. 

Comment bien briefer ses intervenants ?

Leur donner toutes les informations principales dès le début

L'envoi des invitations speakers se fait en général 2 à 3 mois avant la tenue de la conférence. En complément des informations pratiques générales, telles que la date et le lieu de l'événement, pensez à mentionner dans l’invitation les informations clés complémentaires qui permettront à vos intervenants de commencer à se préparer : 

• L’intitulé de la conférence et celui de table ronde sur laquelle ils interviennent

• Les thématiques qui seront abordées

• L’esprit dans lequel vous voulez qu’ils interviennent

• Le profil de l'auditoire

Toutes ces informations permettent à l'intervenant de mieux appréhender l'événement et de jauger de sa légitimité à intervenir. 

Rédigez un Speaker Brief ou note de cadrage thématique

Même si les intervenants choisis pour votre conférence sont très certainement habitués à l’exercice de prise de parole en public, vous devez tout de même leur apporter un minimum de contenus pour assurer la cohérence de leurs interventions. Il faudra donc rédiger et leur envoyer une note de cadrage thématique. Il s'agit tout simplement d’un brief speaker apportant toutes les informations principales sur la table ronde à laquelle vos conférenciers interviennent.

Une bonne note de cadrage ou speaker brief doit contenir a minima les informations suivantes :

• Un rappel sur la philosophie de l’événement et ses grands enjeux 

• Les objectifs de l’événement

• Le public concerné

• Les différentes thématiques abordées

• Le sujet de la table ronde concernée 

• Le déroulé prévu

• Les grands messages à faire passer

• Le profil des autres conférenciers avec leur biographie et les sujets sur lesquels ils sont experts

• Une présentation du modérateur de la table ronde

Pour aller encore plus loin, vous pouvez ajouter une introduction générale du sujet et des grands enjeux à débattre. Et lister les grandes actualités qui y sont liées. Avec tous ces éléments, vous êtes sûr que les messages seront bien transmis et compris et qu’il n’y aura pas de hors sujet.

Cette note de cadrage est également partagée avec le modérateur de la session afin qu’il se prépare au mieux.

Dans le cadre d’une conférence hybride, faites un récapitulatif du mode d’intervention de chacun (présentiel ou distanciel). Pour les personnes à distance, donnez-leur toutes les informations techniques liées à leur connexion, ainsi que des conseils de préparation. Vous allez donc ajouter les points suivants : 

• Le lien de connexion

• Les modalités de connexion

• Les éléments auxquels faire attention comme les bruits de fond ou l’arrière-plan

Organiser une réunion de préparation

La réunion de préparation s’organise généralement 8 à 12 jours avant le jour J. Conviez-y tous vos intervenants, ainsi que l'animateur de la table ronde. C’est l’occasion de briser la glace, de faire connaissance et de se poser mutuellement des questions. Laissez le modérateur de la table ronde organiser cette réunion en autonomie. En effet, c’est à lui de briefer les conférenciers, étant donné que c'est lui qui va organiser le fil rouge des prises de parole. L’objectif à travers cette réunion est également de mieux comprendre les sujets d’intervention de chacun et de les amener à aller à l’essentiel. Une réunion de cadrage ou de préparation dure en général 1 h 30 minimum.

À la fin de la réunion de préparation, n’oubliez pas de rappeler les grands enjeux de l’événement et les grandes informations pratiques.

Pour les speakers à distance, pensez à prévoir une deuxième partie de réunion liée uniquement à la connexion à votre système de diffusion. C’est l’occasion d’organiser un test et de voir si vos intervenants arrivent à se connecter facilement. Et le cas échéant répondre à leurs questions. 

Voici un article qui pourra vous être très utile pour préparer techniquement vos intervenants à distance : Bien préparer ses intervenants pour ses événements virtuels & hybrides | Eventdrive

Un mail de rappel la veille de la conférence

Le veille ou l’avant-veille de l’événement, faites un petit rappel à vos intervenants. Rappelez-leur les informations pratiques et l’heure à laquelle vous souhaitez les réunir. Redonnez-leur les coordonnées de la personne contact sur place. Et rappelez-leur d’arriver avec un peu d'avance pour éviter les imprévus. Pour les speakers à distance rappelez-leur les informations de connexion.

Les derniers conseils le jour de l’événement

Donnez toujours rendez-vous à vos conférenciers une heure avant leur intervention. Cela vous permettra de les réunir autour d’un café juste avant et de leur présenter, en personne, leur modérateur. Cette dernière petite réunion est l’occasion de se mettre à l’aise. Le modérateur pourra également rappeler le timing aux intervenants et répondre aux dernières questions. Pour les événements à distance, cette dernière petite réunion de briefing peut aussi se faire en ligne.

Après votre conférence, n’oubliez pas d'envoyer un courrier de remerciement à vos intervenants. Vous pourrez alors partager avec eux un best-off photo de leurs interventions et les encourager à partager sur les réseaux sociaux.

Voilà, maintenant que vous avez toutes les clés pour correctement briefer vos conférenciers, il ne vous reste plus qu’à les sélectionner. 😉

Vous prévoyez d'organiser un événement physique prochainement ? Cette check-list complète vous accompagnera à chaque étape pour garantir le succès de votre événement. 🙌