Les clés pour promouvoir son séminaire en interne

Les séminaires internes sont propices à la création de liens entre les employés d’une entreprise. Ils vont avoir pour objectif de fédérer les employés, les remercier, renforcer la cohésion et la culture d’entreprise, mais aussi de créer de la valeur humaine. 

La communication interne de votre événement va alors jouer un rôle crucial quant au bon déroulé de celui-ci. En effet, tous les salariés doivent être tenus informés en temps et en heure, afin de ne pas manquer cet événement unique !

Ainsi, pour réussir à rassembler vos collaborateurs, une stratégie de promotion interne efficace va devoir être mise en place, en utilisant les canaux de communication adéquats. Vous êtes prêt à recevoir nos conseils ? Allez, c’est parti ! 🚀

Promouvez votre événement par email

L’email est un moyen de communication relativement efficace, d’autant plus pour faire la promotion de son séminaire en interne. C'est un canal facile d’utilisation, exploité par tous les salariés d’une entreprise. Grâce à lui, soyez sûr d’atteindre tous vos collaborateurs en un rien de temps !

De plus, ce canal a l’avantage d’être facilement automatisable, en programmant à l’avance ses envois et ses relances. Une fois votre plan de campagne d’emailing en tête, il ne vous restera plus qu’à programmer vos mails en suivant un rétro planning. 

Vu que chez Eventdrive, nous sommes plutôt cool, voilà un petit aperçu de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Adaptez ensuite votre objet de mail selon votre cycle d’envoi, par exemple, vous pouvez écrire [SAVE THE DATE] dans votre objet lors de l’envoi de votre premier mail. Apprenez à choisir l’objet parfait pour votre e-mail juste ici ! 

Indiquez toutes les informations essentielles dans le corps de votre email comme la date, le lieu et l'heure de votre événement. N’oubliez pas d’ajouter un call-to-action qui redirigera vos invités vers le site web de l’événement ! Pourquoi créer un site web événementiel ? Nous allons vous l'expliquer. 😉

Créez un site web événementiel

Créer un site web est essentiel

En effet, vos invités doivent pouvoir accéder aux information de l'événement n’importe quand et n’importe où. Gardez en tête que votre page d’événement représente votre mur d’informations. C’est pourquoi il est important de retrouver certaines données essentielles. 

La liste que nous allons vous donner ci-dessous est non-exhaustive. C’est à vous de choisir ce que vous souhaitez faire apparaître sur votre page web. 

Parmi les informations que vous pouvez afficher, il y a : 

• La date et l’heure de l’événement, un basique.

• Les moyens d’accès au lieu : les transports à proximité, les navettes prévues à cet effet, etc.

• La description de l’événement : énoncez quels sont les objectifs et les avantages pour les participants.

• Un formulaire d’inscription, afin de récupérer la liste de toutes les personnes qui seront présentes (ou non) à votre événement. Ainsi, n’oubliez pas d’ajouter une case à cocher “Je pourrais être présent(e) à cet événement. OUI / NON”.

• Un compte à rebours : cela amène un aspect d’immédiateté et d’excitation quant à l’arrivée de l’événement. 

• Affichez les liens vers vos principaux réseaux sociaux si vous souhaitez engager vos collaborateurs sur ces canaux. Profitez-en pour partager l'hashtag de l’événement.

• La liste des conférenciers, des intervenants et des partenaires.

Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez tous nos conseils pour créer un site d’inscription canon !

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Communiquez sur l’intranet

Si vous travaillez dans une grande entreprise, vous utilisez sûrement un intranet. L'intranet représente une mise en réseau d’informations pour la gestion de l’entreprise. Il permet de centraliser toutes les informations relatives à votre société au même endroit.

On y retrouve de nombreux articles, des activités et toutes les actualités du moment ! L’occasion de mettre votre événement en avant aux yeux de tous. Vous pouvez interroger vos collaborateurs et créer de l’engagement autour de votre événement afin de faire augmenter sa visibilité. 

En utilisant des mots-clés précis et en attribuant un titre à votre événement en interne, vous facilitez la recherche de celui-ci au sein de l’intranet !

Tout le monde sait que l'organisation d'un événement requiert une vigilance constante. C'est pourquoi nous avons élaboré un eBook qui compile les 15 défis les plus courants et leurs solutions. 🚀 Prenez le temps de le consulter et abordez ces défis avec confiance.


Devenez réalisateur grâce à la vidéo

Réalisez une courte vidéo “teasing” de l’événement à venir que vous diffuserez ensuite sur les différents écrans de votre entreprise.

Par exemple, sur celui du hall d’entrée afin que toutes les personnes présentes soient tenues informées, ou bien par mail, sur votre outil de communication interne, par message privé… La vidéo a l’avantage d’être virale et de pouvoir être facilement partagée.

L’objectif de votre vidéo est de donner envie de venir à votre événement en poussant le spectateur à s’inscrire et à tout faire pour être disponible le jour-j. 

Voilà quelques tips pour réaliser votre vidéo teaser : 

• Écrivez un script afin d’ordonner le déroulé de votre vidéo. Listez le matériel dont vous aurez besoin, des logiciels et des compétences nécessaires pour monter la vidéo.

• Choisissez un porte-parole. Évidemment, ce n’est qu’une possibilité et cela dépend avant tout du type d’événement interne qui aura lieu. Pour une conférence animée par un intervenant reconnu ou le PDG de l’entreprise, il peut être intéressant que le message soit délivré par cette même personne.

• Finissez votre vidéo sur une action que le spectateur doit faire, comme aller regarder dans ses emails et cliquer sur le lien pour s’inscrire à l’événement.

👉 Si la vidéo est un sujet qui vous intéresse, découvrez notre article sur “Comment promouvoir votre événement grâce à la vidéo”.

Voilà, vous avez maintenant toutes les clefs pour promouvoir votre événement en interne ! Vidéo, intranet, e-mail… Le numérique reste l’un des moyens les plus efficaces pour transmettre l’information à grande échelle, afin d’être vu par tous !

N’hésitez pas à découvrir nos autres articles pour compléter votre recherche. 😉