Pourquoi et comment collecter les données des événements ?

La collecte de données événementielles est devenue essentielle pour les Event Managers qui cherchent à améliorer la qualité de leurs événements professionnels et à mesurer leur impact. En effet, les données événementielles sont une véritable mine d’or. Elles peuvent apporter des informations sur les participants, les sponsors, les exposants ou encore les sessions… Dans cet article, vous découvrirez pourquoi il est important de les recueillir, mais aussi les techniques pour en collecter un maximum ! 

Pourquoi collecter les données événementielles ?

La collecte de données événementielles est un outil vital pour les organisateurs d'événements. Bien que la principale raison pour collecter ce type de donnée vise à améliorer leurs stratégies événementielles, il en existe de nombreuses autres. 

En voici quelques-unes : ​​

• Identifier les tendances et les opportunités : la collecte de données événementielles permet aux organisateurs de comprendre les tendances et les opportunités dans leur secteur. Les données sur les participants, les sessions et les exposants vont aider les organisateurs à identifier les sujets populaires, les secteurs en croissance et les opportunités de networking. 
  
  
• Optimiser la planification de l'événement : les données aident les organisateurs à planifier les événements de manière plus efficace. Par exemple, celles récoltées sur les sessions les plus populaires vont permettre de choisir les sujets à inclure dans les futurs événements. Tandis que les données sur les exposants vont servir à mesurer leur impact et déterminer s’il est pertinent de refaire appel à eux pour de prochaines manifestations. 
  
  
•  Améliorer l'expérience des participants : les données sur les participants comme leur nom, leur adresse mail et leur profession, permettent aux organisateurs à personnaliser l'expérience de l'événement. Ils vont pouvoir par exemple utiliser ces informations pour créer des sessions personnalisées, inviter des exposants qui correspondent aux intérêts de leurs invités, ou alors s’en servir pour envoyer des communications ciblées après l'événement. 
  
  
•  Mesurer la portée de la manifestation : les données sur les réseaux sociaux, comme les mentions de l'événement sur Twitter ou les photos Instagram, aident les organisateurs à mesurer la portée de l'événement et à récolter des premiers avis de la part des participants. 
  
  
•  Se différencier de la concurrence : les données événementielles donnent l'opportunité de mesurer l'impact d’un événement. De ce fait, les organisateurs vont pouvoir optimiser ce dernier à chaque nouvelle édition. Ils pourront ainsi se différencier de la concurrence en proposant des événements de qualité, adaptés aux besoins et aux attentes de leurs cibles. 
  
  
•  Mesurer le retour sur investissement (ROI) : les organisateurs d'événements ont besoin de mesurer leur ROI pour justifier les coûts de l'événement aux sponsors et aux exposants. Les données comme le nombre de contacts établis ou encore le montant des commandes, vont aider les organisateurs à démontrer la valeur de l'événement.
  
  
•  Développer de nouveaux partenariats et sponsorship : les données sur les intérêts et les besoins des participants vont aider les organisateurs à identifier les entreprises qui ont les plus grandes chances de bénéficier d'un partenariat ou d'un sponsorship avec l'événement. 

L’analyse des données événementielles vous permettra de comprendre ce que vos participants attendent réellement de vous. Grâce à elle, vous pourrez connaître leurs avis sur le déroulé de votre événement et relever les axes d’amélioration pour que les prochains soient irréprochables tant en matière de contenu que d’expérience. Il est cependant important de rappeler que pour collecter des données, il faut commencer par respecter la vie privée des participants, mais aussi les lois et les réglementations en vigueur en matière de protection des données.

Comment collecter les données de mon événement ? 

À savoir : 

En Europe, la règlementation sur la protection des données événementielles est régie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union Européenne. Ce règlement exige que les organisateurs d'événements collectent et traitent les données personnelles de manière légale, transparente et sécurisée. 

Ainsi, il est recommandé de nommer un délégué à la protection des données (DPO) et de mettre en place des procédures de sécurité appropriées. Il est également important de demander le consentement explicite des personnes concernées avant de collecter ou de traiter leurs données personnelles. 

Dans un premier temps, les organisateurs doivent donc informer les participants de la façon dont les données seront utilisées et obtenir leur accord avant de les collecter. Il est aussi important de s'assurer que les données sont stockées de manière sécurisée et que la collecte respecte les lois en vigueur en matière de protection des données selon l’endroit où se situent les participants. Chaque territoire dispose de ses propres règlementations (sinon ce serait trop simple). 🙄 Il est recommandé de consulter la CNIL pour plus d'informations sur les règles et les exigences spécifiques en matière de protection des données événementielles en France.

Vous voilà informés des règles à suivre, place maintenant aux astuces pour collecter vos données événementielles ! 🚀

Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes :

• Les formulaires d'inscription en ligne : les organisateurs peuvent utiliser des formulaires d'inscription en ligne pour collecter des informations sur les participants avant l'événement. Ces formulaires peuvent inclure des champs demandant les informations de base, comme le nom et l'adresse électronique, ainsi que des questions plus ciblées sur les intérêts ou les besoins des participants. On parle dans ce deuxième cas de figure de champs personnalisés. 

Avec un logiciel de gestion d’événements, vous pouvez facilement créer des champs personnalisés pour vos formulaires en plus des champs standard. 

Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les champs personnalisés dans cette courte vidéo ! ⏱ 👇

• Les applications événementielles : les applications événementielles peuvent aider les organisateurs à collecter des données en temps réel pendant le déroulé de la manifestation. Les participants peuvent par exemple utiliser l'application pour enregistrer les sessions auxquelles ils assistent ou les exposants qu'ils visitent. Mais ce n’est pas tout ! Ils peuvent aussi répondre à des sondages, participer à des quiz ou encore donner du feedback en direct. Tout ceci permet par la suite aux organisateurs de mesurer l'engagement des participants. 

📲 Cette vidéo vous aidera en savoir davantage sur les applications événementielles.

• Les enquêtes après l'événement : les enquêtes peuvent aider les organisateurs à recueillir des commentaires sur l'événement, à identifier les aspects qui ont fonctionné ou qui ont été moins appréciés. Ils peuvent envoyer des enquêtes par courrier électronique ou par SMS aux participants pour obtenir des commentaires sur l'événement, ainsi que des idées pour l'améliorer. 
  
  

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• Les réseaux sociaux : les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc. peuvent être utilisés pour collecter des données sur les participants et les interactions sur les réseaux sociaux. Les organisateurs peuvent utiliser des outils de surveillance de médias sociaux pour suivre les conversations sur l'événement et identifier les tendances. 
  
  
• Les badges d'accès : les organisateurs peuvent utiliser des badges d'accès pour collecter des données sur les participants pendant l'événement. Les badges peuvent inclure des QR codes ou des codes-barres qui peuvent être scannés à différents moments de la manifestation pour enregistrer les sessions auxquelles les participants assistent, les exposants qu'ils visitent, etc. 
  
  
• Les bornes interactives : les organisateurs peuvent utiliser des bornes interactives pour collecter des données sur les participants. Les bornes peuvent inclure des questionnaires, des enquêtes, des jeux interactifs, des concours… Les organisateurs peuvent utiliser ces données pour améliorer l'expérience des participants, pour identifier les tendances et les opportunités, pour optimiser la planification de l'événement, etc. 
  
  
• Les capteurs et les technologies IoT : les capteurs et les technologies IoT (Internet des objets)* peuvent également être utilisés pour collecter des données sur les participants et leur comportement pendant l'événement. Les organisateurs peuvent utiliser des capteurs de proximité pour suivre les déplacements des participants ou des capteurs de flux de foule pour mesurer l'affluence. 

* L'Internet des objets (IoT) est un ensemble de technologies qui permettent aux objets de la vie quotidienne, tels que les appareils électroniques, les machines et les véhicules, de se connecter à Internet et de communiquer entre eux. Les capteurs sont souvent utilisés dans les objets IoT pour détecter des informations sur leur environnement et les transmettre à d'autres dispositifs via Internet.

• Les capteurs de qualité de l'air : les organisateurs peuvent utiliser des capteurs de qualité de l'air pour collecter des données sur l'environnement de l'événement. Les capteurs peuvent mesurer la température, l'humidité, la pression atmosphérique, etc. Les organisateurs peuvent utiliser ces données pour améliorer le confort des participants et pour optimiser les conditions de l'événement. 
  
  
• Les capteurs de mouvement : les organisateurs peuvent utiliser des capteurs de mouvement pour collecter des données sur les déplacements et les interactions des participants pendant l'événement. Les organisateurs peuvent utiliser ces données pour optimiser l'agencement de l'événement, pour identifier les zones les plus fréquentées, ou encore pour améliorer la circulation des participants. 
  
  
•  Les capteurs de luminosité : les organisateurs peuvent utiliser des capteurs de luminosité pour collecter des données sur l'environnement lumineux de l'événement. Les organisateurs peuvent utiliser ces données pour améliorer l'éclairage de l'événement, pour identifier les zones les plus sombres, pour améliorer le confort des participants, etc. 
  
  

Les derniers points évoqués font énormément référence au bien-être des participants. Celui-ci n’est vraiment pas à négliger cette année, au contraire, fait partie des grandes tendances événementielles de 2023 !  

D’après une étude sur le bien-être menée par Research Fund en 2020, 86 % des planificateurs d’événements internes et 68 % des planificateurs de réunions externes avaient indiqué que le bien-être était pour eux un objectif essentiel.

La collecte de données événementielle est cruciale pour une meilleure compréhension du public et de l'impact de l’événement. Les données collectées peuvent être utilisées pour améliorer la planification de futures manifestations, adapter les campagnes de marketing et mieux cibler les dépenses événementielles.

Il est important de planifier à l'avance comment collecter et utiliser les données grâce à des outils appropriés tels que des plateformes de gestion d’événements, des formulaires en ligne ou des capteurs IoT. Les données collectées doivent également être stockées de manière sécurisée, mais aussi être utilisées de façon éthique et conforme aux lois en vigueur en matière de protection des données. 

 En somme, la collecte de données événementielle est un moyen efficace d'améliorer la qualité et l'expérience des événements, tout en permettant aux organisateurs d'obtenir des informations précieuses pour optimiser leur stratégie à long terme.