Organiser un événement requiert beaucoup de travail en amont et de préparation, surtout lorsque celui se doit de répondre à un objectif bien précis. Pour les organismes à but non lucratif, il s’agira de générer des dons et de l’engagement avec les donateurs, alors que pour les associations ou entreprises, il s’agira par exemple de générer de nouveaux contacts avec les collaborateurs et avec les nouveaux consommateurs.
Peu importe le type d’événement que vous organisez, il réside un élément crucial pour le réussir : la capacité d’inscription à votre événement.
Autrement dit, si les invités n’ont aucun moyen de prévenir qu’ils participent à l’événement, organiser un événement engageant réussi est d’autant plus difficile. De plus, le processus d’inscription est un moment important qui reflètera l’image de votre organisation. N’oublions pas que la première impression est souvent la bonne ! C’est la première image que l’invité va avoir de votre entreprise ou organisation, et c’est pourquoi cette étape est si importante. Un processus d’inscription inefficace et maladroit va refléter l’image d’un événement non fiable, alors qu’avoir un processus d’inscription simplifié et clair va démontrer votre expertise en tant qu’organisateur d’événements, et que vous mettez un point d’honneur à l’expérience utilisateur.
Un bon site internet d’inscription va vous permettre et d’améliorer l’expérience de vos invités, et de vous aider dans votre gestion événementielle. Il existe plusieurs moyens d’être certain que votre processus d’inscription à votre événement est simple et bien réalisé :
- Les intégrations à votre site internet
- Le logiciel d’organisation d’événements
- Les stratégies de marketing digital
- Les outils sur-mesure
- Les options personnalisables
Lorsque vous commencerez à établir votre prochaine to-do list, n’oubliez pas de considérer ces éléments ! Chez DNL OmniMedia, nous développons des solutions tech personnalisées pour les organisations à but non lucratives. Dans ce secteur, les événements doivent générer un retour sur investissement de temps, d’argent, et de travail, et nous savons tous à quel point choisir les bons outils peut faire toute la différence.
Commençons par explorer tous les éléments en jeu dans un processus d’inscription d’événement entièrement optimisé.
Intégration de site internet
Aujourd’hui, n’importe quel événement qui requiert un investissement de temps et/ou d’argent de votre part devrait avoir son propre site internet dédié. Un site internet événementiel intégré peut faire une différence majeure dans la mesure où il facilite l’inscription et appuie votre marketing événementiel.
Notre expérience provient principalement de notre expérience avec des sites internet à but non lucratif (découvrez quelques-uns de nos favoris juste ici !), et le web design et l’intégration sont tout aussi importants pour l’organisation d’événements. L’idée principale qu’il en émane est l’implémentation d’outils utilisateurs sur votre site événementiel, qui peut rapporter les données et les transactions directement à votre système interne, habituellement un outil CRM ou à une plateforme de gestion d’événements comme Eventdrive.
Quelques exemples d’outils utilisateur :
- Des outils d’inscription et de billetterie avec des possibilités de paiement
- Des outils de planification et de personnalisation d’agenda
- Les plateformes de ventes et e-commerce
- Des options de levées de fonds pair à pair ou des outils de donations
Lorsqu’un utilisateur interagit avec ces outils, que ce soit pour s’inscrire à un événement ou faire des dons, les rapports de ces transactions doivent être automatiquement sauvegardés dans votre système. Ces aperçus en temps réels venant de votre site internet événementiel permettent d’obtenir des données mises à jour continuellement, afin de vous aiguiller dans l’organisation de votre événement.
Plusieurs logiciels d’organisation d’événements offrent ces outils, comme la plateforme de gestion et d’organisation d’événement Eventdrive, où il peut également être intéressant de faire appel à un expert web design pour explorer de nouvelles possibilités graphiques créatives.
Logiciel de gestion d’événements
Nous avons précédemment vu à quel point ces outils pouvaient être utiles, cependant, ils nécessite de répéter les tâches sans cesse. Des logiciels et plateformes de gestion et d’organisation d’événement semblent alors être de précieux atouts pour des événements de toute taille. Mais qu’est-ce donc exactement ?
Les logiciels d’organisation d’événements vous aident à organiser vos événements simplement en amont, pendant et après celui-ci. Ils aident à couvrir toutes les étapes de déroulement d’un événement professionnel :
- Gestion de projet pour simplifier les tâches en arrière-plan
- Outils marketing afin de promouvoir votre événement
- Hébergement de site internet ou autres outils web intégrés
- Design de l’expérience, la gestion des calendriers et des mises en page
- Analyses après-événement et traqueurs de performance
Il est toujours pertinent d’utiliser des outils spécialisés créés spécifiquement pour une tâche précise. Certes, il est possible d’organiser un petit événement avec des outils gratuits et très généraux, mais cela n’est pas recommandé lors d’organisation d’événements plus larges, demandant une approche toute particulière. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’il est attendu de votre événement un retour sur investissement, que ce soit des bénéfices, des dons, ou de nouveaux leads par exemple.
Un logiciel d’organisation d’événements vous permet d’adopter une approche plus organisée et professionnelle. Lorsque le moment est venu de lancer les inscriptions pour l’événement, vous pouvez avoir l’esprit tranquille car tout le processus a déjà été programmé en amont : site web d’inscription, formulaire d’inscription etc.
Votre logiciel d’organisation d’événements peut également s’intégrer avec votre outil CRM afin de vous permettre de mieux gérer toutes vos données, ou il pourra aussi se connecter à vos autres outils web afin de maximiser tous les bénéfices de la plateforme. Mais il est plus avantageux de choisir un logiciel d’organisation d’événements qui comprendra tous ces outils en une unique plateforme ! Découvrez Eventdrive : la plateforme tout-en-un qui vous permet d’organiser des événements simplement !
Stratégies de marketing digital
L’approche que vous adopterez afin de promouvoir vos événements de manière digitale est essentielle. Elle peut faire réussir votre processus d’inscription à votre événement, tout comme le faire échouer. Tout d’abord, vos participants doivent avoir pris connaissance de quelques informations de base :
- Que vous organisez un événement
- Qu’ils peuvent s’inscrire en ligne
- De quelle manière ils peuvent s’inscrire en ligne
Cela peut paraître évident, mais il facile de prendre cela pour acquis, pour finalement se rendre compte trop tardivement que ces informations n’ont pas été suffisamment claires pour les invités. Vos stratégies de communication et de marketing digital doivent avant tout servir à communiquer ces informations lors de l’étape d’inscription à votre événement.
Ainsi, utiliser des stratégies de marketing digital adéquates qui encouragent les invités à interagir avec votre processus d’inscription est extrêmement important. Pour promouvoir vos événements, les techniques les plus fiables sont :
- Créer un site internet dédié avec des outils d’inscription intégrés (des formulaires d’inscription par exemple). Un site internet d’inscription bien réalisé va permettre d’augmenter le taux de conversion des inscriptions à votre événement. Vous avez également la possibilité de créer plusieurs landing pages afin de traquer la performance de vos différents canaux d’acquisition de trafic. Vos données seront toutes sauvegardées sur votre plateforme événementielle.
- Segmenter les envois d’emails. Segmentez vos contacts en différentes listes de différentes catégories, et envoyez-leur des messages spécifiques à chacun d’entre eux. Des personnes avec qui vous n’avez pas pris contact depuis un certain temps pourrait répondre à une offre spéciale qui leur correspondrait parfaitement par exemple.
- Utiliser les réseaux sociaux pour générer plus d’engagement avant votre événement. Publier du contenu digital comme des articles de blog ou des vidéos est pertinent pour augmenter sa visibilité et engager son audience, mais il vous faut les renvoyer à chaque fois sur le site d’inscription de votre événement.
À nouveau, utiliser un logiciel de gestion d’événements est le meilleur moyen d’optimiser vos campagnes marketing. En effet, sur cette plateforme vous trouverez tous les outils nécessaires pour promouvoir votre événement et traquer et analyser les résultats.
Les grandes plateformes événementielles comme Eventdrive peuvent tout à fait gérer de complexes campagnes marketing. Pour de nombreuses organisations à but non lucratif, par exemple, utilisent la suite Luminate Online pour gérer des levées de fond en ligne et des projets marketing en un seul et unique endroit.
Des outils sur-mesure
Nous avons abordé quels étaient les composants essentiels afin de réussir ses inscriptions à son événement plus haut, mais voyons encore plus loin. Lorsque vos événements ont besoin de générer un certain ROI (return on investment) à travers des donations, des acquisitions de nouveaux clients ou leads, il est nécessaire d’utiliser les outils adéquates.
Les logiciels d’organisation d’événements et les outils marketing digitaux sont déjà de bons moyens pour commencer à organiser vos événements. Cependant, il arrive qu’il soit plus pratique de regarder dans outils encore plus adaptés :
- Si vous organisez un type particulier d’événement qui nécessite un unique processus de gestion. Par exemple, de nombreuses organisations à but non lucratif n’utilisent pas de logiciels de ventes aux enchères pour organiser l’événement ou traquer les enchères. Découvrez le guide OneCause pour en savoir plus sur comme organiser des enchères silencieuses !
- Si votre organisation a un besoin particulier ou ne correspond pas à proprement parlé à un organisme à but non lucratif ou à une entreprise. Les associations sont un bon exemple d’organisations profitant considérablement du fait d’utiliser des outils conçus spécialement pour eux afin de gérer des événements.
- Si vous avez besoin de tirer le meilleur parti de votre infrastructure technologique existante. La plateforme CRM Salesforce, par exemple, est conçue pour être personnalisable avec des applications et modules complémentaires. L’organisation et la gestion d’événements peuvent être gérées par les meilleures applications Salesforce pour les organismes à but non lucratif.
Dans tous les cas, utiliser des outils sur-mesure peut aider à augmenter les inscriptions en simplifiant vos processus et en gardant votre équipe focus sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Trouver des solutions de rechange avec des outils qui ne sont pas parfaitement faits pour vos besoins est extrêmement chronophage. Vous devriez passer plus de temps à promouvoir votre événement et orienter les utilisateurs jusqu’à votre formulaire d’inscription que de passer du temps à configurer la page elle-même ! Les outils conçus pour votre organisation, type d’événements, ou plateforme CRM vont plus efficacement soutenir vos stratégies événementielles du début à la fin.
Options de personnalisation
Peu importe quel type d’outils de gestion ou d’organisation d’événements vous utilisez, il est important d’offrir, autant que possible, une multitude d’options de personnalisation pour vos participants.
De plus en plus, les invités attendent des expériences personnalisées et sans coutures sur internet, alors il faut veiller à ce que votre processus d’inscription laisse apparaître ces différentes options. Quelques exemples communs incluent :
- Des options de billetterie, comme pour la nourriture ou la disposition des chaises
- Des packs de billets qui présentent différents niveaux d’avantages (premium, VIP…)
- Des outils de planification et de personnalisation des sessions
- Des options de marchandises et de donations
Ci-dessus est une petite liste des différents moyens qu’il est possible de mettre en place pour personnaliser son inscription. Mais dans tous les cas, l’offre doit dépendre du type de l’événement que vous organisez, et de ce que votre audience cible désire.
Les événements complexes comme les conférences sont particulièrement bien placés pour créer des expériences personnalisées pour les invités, en leur permettant de gérer leur emploi du temps à leur guise. La majorité des événements commencent à proposer une application mobile à utiliser durant leur événement, qui contient toutes les informations importantes, le programme, et les options de chaque invités pour avoir accès aux différents endroits de partout.
Les applications événementielles sont un excellent exemple de la manière dont on peut utiliser des outils technologiques intégrés, qui renforcent l’engagement et révèlent de nouveaux aperçus et données pour vos équipes, au fur et à mesure que l’événement approche de la fin.
Organiser un événement est rarement chose aisée, tout particulièrement si votre événement a besoin de fournir un certain retour sur investissement. En utilisant les bons outils technologiques pour accompagner votre processus d’enregistrement à votre événement et l’expérience participant, vous pouvez être sûr d’atteindre vos objectifs et de satisfaire les attentes de vos invités, tout en faisant bonne impression.