7 conseils pour financer un événement

Vous avez des idées plein la tête pour votre prochain événement et vous souhaitez absolument les mettre en pratique. Pour cela, il vous faut répondre à une question cruciale, comment financer votre événement ?

Pour vous assurer de sa réussite, vous devez réunir les moyens suffisants pour couvrir toutes les dépenses relatives à sa mise en place. Où trouver les fonds pour mener à bien votre projet ? Comment les répartir ? Il existe plusieurs moyens pour mettre en place la stratégie de financement de son événement. Voici quelques idées et conseils pour vous assurer les fonds nécessaires. 💰

Identifier les coûts impliqués dans la planification de l'événement 

La planification est une étape stratégique dans la création événementielle. Avant de chercher des sources de financement, il est important de définir les objectifs de votre événement et de comprendre les coûts impliqués dans sa planification pour les atteindre. 

Pour cela vous devez définir le format de votre événement. S’agit-il d’un événement 100 % en présentiel, digital ou hybride. Définissez quelles sont les attentes vis-à-vis de votre projet ? À qui vous adressez-vous, combien de participants sont attendus ? 

Tous ces éléments vous permettront de définir les différentes dépenses à prévoir afin d’élaborer un budget prévisionnel. Cela vous indiquera également ce qui est nécessaire et ce dont vous pouvez vous passer.

Créer un budget pour l'événement

Une fois que vos objectifs, le format de votre événement et les différentes lignes budgétaires seront définis, vous devrez réaliser un budget prévisionnel. Cet outil va vous aider à prendre des décisions dans votre organisation. Il va vous permettre de mieux maîtriser vos dépenses. 

Il existe différents outils afin de centraliser votre budget. Eventdrive vous offre une fonctionnalité idéale pour créer, partager et piloter votre budget événementiel. 

Votre budget prévisionnel est composé de deux grandes colonnes, les recettes et les dépenses. Dans les dépenses, listez l’ensemble des actions ou des éléments à prévoir pour la bonne tenue de votre événement. 

Il vous faudra prévoir tous les coûts liés : 

• Au lieu

• Aux prestataires

• À l'accueil et à la restauration des participants

• À la logistique liée aux invités

• À la technique et la logistique 

• À votre communication

•  ect…

Listez ensuite dans votre colonne recettes, toutes les sources de financement que vous avez trouvé pour l’organisation de votre événement. En parlant de financer son événement, comment pouvez-vous vous y prendre ? 🤷

Identifier les sources de financement possibles pour votre événement

Une fois votre budget prévisionnel réalisé vous saurez de quel montant vous avez besoin pour l’organisation de votre événement. 

👉 Petit conseil, prévoyez toujours un petit peu plus pour les imprévus. 

Le budget marketing

Si vous organisez un événement pour une entreprise, qu'il s'agisse d'un événement interne ou externe, ce dernier fait partie intégrante de la stratégie globale de communication. Votre entreprise a ainsi sûrement alloué un budget initial pour sa tenue. Le budget marketing doit couvrir une partie des coûts liés à votre événement.

Avant le début de l'organisation de votre événement, assurez-vous que le budget marketing soit immédiatement disponible. En effet, il est important de commencer votre organisation avec un minimum de trésorerie disponible pour payer les acomptes des différents prestataires avec qui vous allez travailler.

Si vous prévoyez de financer une partie de votre événement grâce à du parrainage, votre budget marketing sera un élément de réassurance et un argument pour convaincre vos futurs investisseurs ou partenaires. En effet, cela montre que vous êtes déjà prêt à couvrir une partie du risque.

Le sponsoring ou mécénat

Le parrainage ou sponsoring est une option fréquemment utilisée dans la stratégie de financement d'un événement. Le principe est simple : vous offrez de la visibilité ou une prestation spécifique à vos sponsors en échange d’une somme d’argent. 

De nombreux types d’événements peuvent faire appel au sponsoring. L’idée est de trouver ce que vous pouvez apporter aux entreprises que vous allez démarcher. 

La visibilité ou les prestations que vous proposez peuvent prendre différentes formes : 

• L’événement prend le nom du sponsor. Dans ce cas, il s'agit du sponsor principal.

• La possibilité de faire la promotion ou de vendre ses produits pendant l'événement. Dans le cas de manifestations professionnelles, il peut aussi tout simplement s’agir de leur offrir un espace pour rencontrer les participants et développer leur réseau d’affaires.

• La visibilité du sponsor dans la communication autour de l’événement. Cela peut se limiter à la présence du logo de votre partenaire sur vos supports de communication. Mais cela peut également aller jusqu’à leur proposer différents espaces d’expression sur vos supports de communication (site web, plaquette, programme…)

• La visibilité du sponsor pendant l’événement. À travers la signalétique, la mention du sponsor à différents moments clés, la possibilité de s’exprimer sur scène ou durant l'événement…

• La mise en réseau. Dans le cadre d'événements professionnels vous pouvez proposer à vos sponsors l’organisation de rendez-vous business sur mesure pour développer leur réseau.

Avant d’approcher vos sponsors potentiels, définissez les différents packs que vous pouvez proposer et budgétez-les. Cela vous permettra également de proposer différents niveaux de sponsoring. 

Vous pouvez aussi faire appel à des mécènes. Dans ce cas, le fonctionnement sera semblable à celui du sponsoring, sauf que votre mécène n’attend pas de contrepartie équivalente. Le mécénat est utilisé dans le cadre d'événements d'intérêt général. Même si vous ne proposez pas des prestations de visibilité, l’entreprise peut mettre en avant ses actions de mécénat dans le cadre de sa stratégie RSE. C’est donc du gagnant-gagnant.

La vente de billets 

C’est souvent la première source de financement qui vous vient en tête. Mais tous les événements ne se prêtent pas à une vente de billets. La première question à se poser est donc : est-ce que les participants paieraient pour venir à mon événement ? Si la réponse est oui, il faudra alors définir le coût du droit d’entrée. 

Il est possible de faire payer une entrée pour un événement grand public, mais également pour un événement professionnel. Pour les grands colloques, conférences ou salons professionnels, il n’est pas rare de devoir s'acquitter d’un droit de participation. 

Si vous décidez de vendre des billets, prévoyez leur mise en vente suffisamment tôt. Vous devez également mettre en place une communication afin de rentabiliser au maximum votre événement. Vos billets peuvent s’acheter directement sur place à l’arrivée, mais nous vous conseillons aussi de les mettre en vente en ligne. La billetterie en ligne est une solution rapide et efficace. 

Pour communiquer sur l’ouverture de la billetterie, utilisez l’emailing, les réseaux sociaux ou encore la publicité. Plus votre communication sera réussie, plus vous vendrez d’entrées. Sachez que pour vos sponsors, plus vous vendez d’entrées, plus cela démontre le potentiel de réussite de votre événement. Il peut donc aussi s’agir d’un argument de persuasion. C’est pourquoi, il est important de commencer la commercialisation suffisamment tôt.

La vente d’espaces d’exposition

C’est l’une des sources principales de financement des foires et salons. La vente d’espace d’exposition peut aussi se faire dans le cadre de grands événements. L’idée est d’offrir à la vente un espace, où les entreprises pourront être présentes pour se faire connaître ou vendre leurs produits. Pour cela vous pouvez vendre ces espaces avec des prestations assorties (mobilier, installation technique, signalétique…). 

En amont de la commercialisation prévoyez les services que vous pouvez proposer et chiffrez chaque option. Vous pourrez ensuite commencer à démarcher des entreprises pour leur proposer de participer à votre événement en tant qu’exposant. Toutes les ventes réalisées vous permettront de financer, tout ou partie, de votre événement.

Les subventions publiques

Certains types d’événement sont éligibles à des subventions de différents organismes publics. Par exemple, les événements qui sont un véritable atout en termes d’attractivité territoriale peuvent essayer de demander le soutien de la Ville, du Département, de la Métropole ou de la Région où ils organisent leur événement.

Cette option de financement est très proche du sponsoring, dans le sens où vous devrez faire mention dans votre communication de vos soutiens institutionnels. Vous devrez également répondre à des obligations supplémentaires afin de justifier les subventions reçues. Prévoyez donc un rapport post-événement complet de la manifestation et de son impact sur le territoire.

Les dons de matériels

Afin de réduire vos coûts d’organisation vous pouvez rechercher des partenaires qui vous fourniront une partie de l’équipement dont vous avez besoin. Dans ce cas, le matériel fourni est souvent brandé avec le logos de l'entreprise qui vous le fournit. 

De nombreux postes budgétaires peuvent être allégés grâce à ce type d'échange : 

• Les badges et tours de cou,

• La restauration,

• Le mobilier,

• Les animations,

• Les goodies,

• La signalétique,

• Etc

Il y a de grandes chances que dans l’échange conclu, vous proposiez à l'entreprise d’afficher son logo sur vos supports de communication. Ce type de financement se rapproche également du sponsoring, sauf que dans ce cas, on parle d’un échange matériel plutôt que financier.

La monétisation de contenus spéciaux

Pour certains événements, il est possible de créer des contenus spéciaux à commercialiser. Dans le cadre d’un concert, vous pouvez par exemple proposer un DVD de la performance ou une interview exclusive avec l’artiste. Pour des événements professionnels, vous pouvez prévoir des rendez-vous business sur mesure. Pour un lancement de produit ou de gamme, vous pouvez proposer à la vente une édition limitée des nouveaux produits. La vente de ces contenus spéciaux va venir augmenter directement vos recettes.

Les possibilités pour financer votre événement sont finalement nombreuses. Il vous faut toutefois bien anticiper votre recherche de fonds afin de vous assurer de la tenue de votre événement. Il est courant de commencer à rechercher des subventions ou des partenaires au moins 1 an avant la date de l'événement. 

Si jamais vous n’avez pas atteint vos objectifs au niveau de votre levée de fonds et de votre stratégie de financement, dans ce cas il vous faudra trouver des moyens pour réduire les coûts liés à votre organisation. 

Nous avons réalisé un article avec des conseils pour vous aider, n’hésitez pas à le consulter.