Les types d’événements corporate ne manquent pas. Selon vos besoins, vous pouvez avoir à organiser une convention, un salon ou alors un événement team-building. Certains sont beaucoup plus informels que d’autres et surtout, plus voués à travailler sérieusement (et oui, on s’amusera plus tard, un temps pour chaque chose 😉 ). C’est notamment le cas de la journée d’étude. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Quel est son objectif et surtout, comment organiser la journée d’étude idéale pour vos collaborateurs ? Eventdrive vous livre tous ses conseils pour organiser la journée d’étude de vos rêves.
C’EST QUOI UNE JOURNÉE
Avant de nous lancer dans un récit un peu plus technique et entrer dans le vif du sujet, partons sur de bonnes bases.
Particulièrement utile et souvent intégrée à la stratégie de communication interne d’une entreprise, la journée d’étude permet aux collaborateurs de se réunir afin d’échanger professionnellement. C’est souvent un mix entre un temps de formation et une session d’information, le combo gagnant entre détente et travail en soi. Ça peut être l’occasion de former vos collaborateurs sur un sujet spécifique, aborder un projet à venir, faire le bilan de l’activité de la période précédente, anticiper les besoins à venir ou tout simplement permettre à un manager de féliciter ses équipes. Bref, vous l’aurez compris, à vous de décider quelle orientation vous souhaitez donner à votre journée d’étude !
L’objectif d’une journée d’étude est simple : renforcer la démarche entrepreneuriale, afin d’avoir une vision globale du management en place. De manière détournée, la journée d’étude doit être capable de motiver les équipes et mettre en place de nouvelles stratégies à moyen ou long terme.
4 CONSEILS POUR ORGANISER VOTRE JOURNÉE D’ÉTUDE
Réussir son introduction
L’introduction de votre journée d’étude est indispensable, car c’est ce moment qui va conditionner tout le reste de la journée. Gardez en tête les objectifs et surtout que, pour les atteindre, il est préférable que vos équipes soient détendues. C’est scientifiquement prouvé, on est plus efficace quand on se sent relaxé !
L’idéal est donc de commencer par une activité qui brisera la glace. Pour faciliter la communication, il peut être intéressant de proposer des présentations en miroir. Laissez-nous vous expliquer ce qu’on a en tête. Le but est simple : présenter son collègue plutôt que soi-même. L’avantage est double : changer des habituelles (et ennuyeuses) présentations et mettre en avant les qualités de quelqu’un d’autre (un peu une manière de flatter leur ego en quelque sorte). Pour pimenter la chose, l’animateur peut donner une liste de 3 mots à inclure obligatoirement dans la présentation. Choisissez des mots originaux, difficiles à caser dans une présentation classique, qui auront tendance à rendre la situation comique. Par exemple, insérez les mots clown, salopette, tracteur, jungle… Bref, cette partie, en plus de provoquer des moments hilarants, stimulera la créativité et l’imagination de vos collaborateurs.
Si vous voulez partir sur une note dynamique, vous pouvez aussi mettre en place un jeu appelé « 4 debout ». Les règles sont simples et il suffit de commencer par former un cercle avec des chaises. Chaque personne s’assoit, sauf 4, qui reste debout. Pendant tout le jeu, il doit toujours y avoir 4 personnes debout, mais aucune d’elle ne doit le rester plus de 10 secondes. Sans aucune communication entre les joueurs et en utilisant sa capacité d’observation seulement, l’équipe doit faire en sorte de réussir la mission. Cette activité est particulièrement stimulante et permet de développer un sentiment de groupe important. Parfait pour commencer la journée, non ?
Mettre en place des temps de pause
La journée n’a pas encore commencé qu’on pense déjà à la pause ! C’est ce que vous vous dites sûrement ? Et pourtant, n’oubliez pas de faire des pauses tout au long de la journée. Une étude a montré que la capacité de concentration est d’environ 90 minutes. En travaillant plus longtemps, on se disperse et surtout on se fatigue. Pour maintenir une productivité constante tout au long de la journée, l’idéal est de mettre un temps de pause toutes les heures et demie environ. Dix à quinze minutes suffisent pour se changer les esprits.
Mais n’oubliez pas qu’il faut aussi occuper ces moments-là. Vous pouvez par exemple mettre des paniers de fruits à dispositions, proposer des cafés ou autres boissons chaudes. La pause peut aussi être l’occasion de lancer des sujets de discussion plus légers pour détendre l’atmosphère. Vous avez entendu une blague qui vous a fait bien rire récemment ? C’est le moment de la sortir…
Préparer son matériel à l’avance
Comme son nom l’indique, la journée d’étude est vouée à durer… une journée. Certes, il y a des exceptions, mais globalement, c’est comme ça que ça se passe. Il est donc essentiel que vous preniez bien le temps de la préparer en avance, car la journée va passer particulièrement vite et vous n’aurez pas le temps de vous rattraper.
Pour éviter les boulettes le jour J, pourquoi ne pas faire une check-list du matériel nécessaire au bon déroulement ? Chaque journée d’étude nécessite son propre matériel, mais Eventdrive a décidé de vous donner une base sur laquelle vous baser au moment de préparer votre liste :
- Un paperboard et des marqueurs,
- Un vidéoprojecteur et l’écran qui va avec,
- Toute la connectique permettant de relier les ordinateurs au vidéoprojecteur,
- Un pointeur laser,
- Un micro et une sono performante si la salle est grande,
- Une connexion wifi (à mettre dans la case du matériel, car il faudra emporter une clé 3G si le lieu choisi ne bénéficie pas d’une assez bonne connexion).
Parfois, les prestataires incluent ce type de matériel dans la location de la salle, n’hésitez pas à vous renseigner au préalable, car cela peut faciliter la logistique de l’événement.
Choisir un lieu à la hauteur de l’événement
On vous le répète assez souvent, mais pour réussir votre événement, il faut miser sur l’originalité. En faisant sortir vos collaborateurs de leur cadre de travail habituel, vous mettez toutes les chances de succès de votre côté. Choisissez un endroit calme, propice à la réflexion, mais qui propose des options pour les séminaires. Vous pouvez miser sur l’atypique en travaillant dans une ancienne usine transformée en salles de séminaire, décider de travailler dans un domaine viticole ou tout simplement louer un rooftop dans une grande ville.
Ça y est ? Vous êtes au point pour votre journée d’étude ? Même si votre événement ne dure qu’une journée, ou deux au maximum, ne négligez pas les détails. Il est essentiel que tout s’enchaîne facilement et que les rouages fonctionnent correctement. La journée d’étude est une étape fondamentale dans la stratégie d’entreprise et peut être une bonne base pour remotiver ses collaborateurs, alors ne vous précipitez pas dans l’organisation.
