Nos 7 conseils pour la promotion de votre événement le Jour J

En tant qu’organisateur d’événements, nous savons que vous êtes très (très très) occupé le jour-J. Pas facile de faire face aux imprévus, gérer votre équipe, réseauter avec les invités et vous assurer que tout est fait de la bonne manière et au bon moment. C’est certain, promouvoir votre événement le jour J n’est pas chose aisée puisque vous avez déjà 1001 tâches à accomplir !

Et c’est pour cette raison que nous avons décidé de vous présenter 7 conseils pour vous permettre d’engager une plus large audience et de communiquer autour de votre événement le jour J.

Pourquoi mettre en place une communication événementielle ? 

Premièrement : fixez des objectifs précis. Que voulez-vous propager au travers de votre communication événementielle ? 

Voici une liste non exhaustive des objectifs à atteindre :

• Renforcer l’image de sa marque.

• Augmenter la notoriété de sa marque.

• Se positionner en tant qu’acteur fort sur le marché.

• Augmenter sa crédibilité dans son domaine d'expertise.

• Augmenter le nombre de participants et les engager.

• Développer sa liste de contacts marketing.

• Augmenter le trafic sur son site internet.

• Atteindre la bonne audience et les bonnes parties prenantes.

L'Hashtag

Créez un hashtag dédié à votre événement. Ce dernier sera ainsi beaucoup plus facilement relayable et identifiable sur les réseaux sociaux.

Les avantages de la création d'un hashtag sont nombreux :

• Retrouver et regrouper les conversations ainsi que les médias en rapport avec votre événement.

• Gagner en visibilité.

• Créer des échanges en accord avec votre thème.

• Créer un effet de masse

• Analyser l’efficacité de vos choix en matière de stratégie social media.

Trouver l'hashtag parfait implique de se creuser un peu la tête. Les mots d’ordre ? Unique et représentatif votre événement. Voici quelques astuces pour choisir au mieux.

Asseyez-vous et lancez un petit brainstorming (n'hésitez pas à consulter notre article sur comment organiser une séance de brainstorming pour votre événement). 😉 Une fois votre liste d’idées établie, cherchez chaque hashtag sur Twitter, Facebook et Instagram. Eh oui, si l'hashtag de vos rêves était déjà pris, tout cela n’aurait servi à rien ! Pour vérifier, rien de plus simple : chez Eventdrive, on utilise hashtagify.

Choisissez donc un hashtag avec le moins de posts possible : il apportera un côté exclusif à votre événement ! Il est important que le hashtag soit court et accrocheur, les invités seront beaucoup plus enclins à l’utiliser. D’autant plus que sur Twitter, le nombre de caractères est limité : plus votre hashtag est court, plus vos invités auront de la place pour s’exprimer.

Enfin, le hashtag permet de récupérer un maximum de données, (l’or noir de notre époque). Grâce l’outil Keyhole : le thème ou l’intervenant qui a le plus fait réagir les invités, les heures de posts, les contenus positifs ou négatifs, vous seront retranscrits, vous saurez tout ! 

Des exemples à suivre :

• #SABookFest : hashtag utilisé par la librairie publique de San Antonio pour leur festival du livre.

• #WFCANADA : hashtag utilisé pour le Women’s Forum pour leur événement au Canada.

Pourquoi eux ? Car ils sont courts et uniques. 🚀

Et surtout, faites vivre votre hashtag ! Communiquez-le sur vos supports print ou pendant les transitions et utilisez-le également.

Les jeux et des défis

Vous le savez, la gamification est une tendance qui se développe de plus en plus dans le cadre de formations, de visites de lieux ou d’événements. La motivation du jeu, différente de celle de l’apprentissage, permet aux individus de mieux enregistrer les informations qui leur sont transmises. Alors qu'attendez-vous ? Organisez un mini-challenge le jour de votre événement avec à la clef, une chouette récompense.

Pour cela, rien de plus simple, utilisez les outils que vous avez à votre disposition. Si vous bénéficiez d'Eventdrive, vous pouvez utiliser l’Instaphoto. Cette fonctionnalité permet aux participants de prendre des photos et de les publier sur le mur de l’événement en temps réel. Les autres invités peuvent ainsi interagir en aimant ou en commentant les posts.

Allez, nous vous donnons un exemple ! Lors de l’événement "GBTA Masterclass", le manager a organisé deux challenges : la photo la plus likée à l’issue de la journée et l’invité le plus actif et engagé. Le taux de participation a atteint des records ! Vous pouvez consulter l’étude de cas ici !

Au-delà d’être plus engagés, vos invités pourront ainsi relayer votre événement sur les réseaux. 😉

Les clefs d’un challenge qui marche ? Les voici :

• La compréhension de votre audience/cible (millennials, baby boomer…) ? Quel est leur réseau social de prédilection ? Comment communiquent-ils (texte, images, vidéos… ) ?

• L’explication limpide des règles du jeu dès le début de l’événement.

• Du temps donné aux participants pour la promotion de l’événement tout au long de la journée.

Les vidéos en direct

Les vidéos en direct sont clairement un atout majeur pour la stratégie de promotion de vos événements. Selon les statistiques, elles sont 3 fois plus vues que les vidéos standard ! Vous pouvez d’ailleurs retrouver nos meilleurs conseils pour votre prochain live ! Une opportunité en or pour vous de créer de l'attachement et de la visibilité. 🙂

Ces vidéos vous permettent de :

• Créer le “Fear of Missing Out – FOMO pour les intimes. *
  
  
• Valoriser votre événement auprès de votre cible pour leur donner envie de se rendre à la prochaine édition.

*La peur de rater quelque chose ou FOMO est une sorte d’anxiété sociale caractérisée par la peur constante de manquer une nouvelle importante ou un autre événement quelconque donnant une occasion d’interagir socialement – coucou Wikipedia ! 😂

Les photos

C’est bien connu, le bonheur est la seule chose qui se double quand on le partage. Alors partageons ! Et quel meilleur moyen que les photos ?!

Installez un photomaton dédié aux participants, avec un arrière-plan lié au thème de votre événement. Pour recevoir les photos, les invités devront entrer leurs adresses email. Ainsi, vous allez pouvoir agrandir votre base de données marketing. D’un point de vue plus expérientiel, le photomaton permet aux participants de créer des souvenirs palpables qu’ils pourront partager avec leurs amis, leurs collègues et potentiellement d’autres personnes intéressées par votre prochain événement.

Si vous mettez en place un photomaton, pensez à accorder le temps nécessaire aux invités pour s’y rendre. Et n’oubliez pas votre hashtag : il doit être bien visible à proximité de votre espace photo.

Snapez, tweetez, Instagramez….

Notre monde est extrêmement connecté c’est un fait, nous passons en moyenne 5 heures par jour sur les réseaux sociaux ! Il est donc tout à fait logique que vos participants les utilisent tout au long de l’événement. Rejoignez-les sur Twitter, Instagram, Snapchat et Facebook : plus vous posterez, plus votre événement sera visible auprès de votre cible.

L’influence

Le marketing d’influence est devenu primordial. Pourquoi ? Parce que ça marche ! Les gens font confiance aux recommandations de leur entourage et au bouche-à-oreille. Les blogs se multiplient, tout comme les lecteurs. Bien que les influenceurs lifestyle, culinaire ou mode soient les plus connus, il existe également de nombreux influenceurs spécialistes d’une thématique particulière, par exemple des médecins, des ingénieurs, des chercheurs, des avocats… Dans le cadre d’un événement pharmaceutique par exemple, il est vivement recommandé de convier un professeur expert dans la thématique de la journée. Il saura mobiliser les pharmaciens et leur apporter le contenu qui les intéresse.

Conviez les influenceurs à construire le programme avec vous, à animer le fil rouge de la journée. Donnez-leur de l’importance, non seulement car ce sont des pointures dans leur domaine, mais aussi parce qu’ils vous permettront de créer de l’interaction pendant la journée et de graver l’événement dans les mémoires de vos participants.

En conclusion, la communication des conférenciers à propos de l’événement créera de la valeur, surtout s’ils sont influents et renommés dans leur milieu. Ces influenceurs impacteront positivement la crédibilité et le degré d’expertise de votre événement, tout en participant à sa notoriété. 

Vous voulez en savoir plus sur les tendance en matière de communication événementielle ? Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

Le retour sur événement

Le fait que l’événement soit terminé ne signifie pas que la promotion de celui-ci est terminée, surtout si vous organisez une édition future. 😉

Continuez de faire vivre votre événement en rédigeant, par exemple, un article de blog à l'issue de celui-ci. Il vous permettra de promouvoir l’événement qui vient de se dérouler. Il vous permettra aussi de constituer un résumé que vous pourrez ensuite communiquer par email à vos invités.

C’est toujours une bonne idée de :

• Partager les présentations des speakers, via l’application Eventdrive ou par email.

• Citer dans vos futures communications les chiffres clés que vos speakers ont donnés lors de leur prise de parole.

• Insérer des photos de l’événement pour donner un aperçu de l’expérience vécue par les participants.

• Ajouter des citations rédigées par la presse (pour vos événements externes, pensez d’ailleurs à convier quelques journalistes).

• Partager le lien de pré-inscription à la prochaine édition de l’événement sur la newsletter et sur l'article de blog.

D’après une étude Mediakix, une personne satisfaite partage son expérience à 2-3 personnes alors qu’une personne insatisfaite la partagera à 8-10 personnes. D’où l’importance de l’expérience vécue par le participant !

Et voilà, c’est la fin de notre liste des 7 conseils pour promouvoir facilement votre événement le jour J. Quelles sont vos techniques à vous ? 🙂