Nos conseils de dernière minute pour réussir votre soirée d'entreprise

Décembre a pointé le bout de son nez et forcément, chez Eventdrive, nous avons pensé à l'organisation de vos soirées de fin d'année ! Celles-ci offrent l’occasion aux entreprises de montrer leur gratitude envers leurs collaborateurs au cours d'un moment convivial. Même si ce type d'événement se prépare des semaines en avance, il n'est jamais trop tard pour retravailler les petits détails qui le rendront mémorable. Découvrez tous nos conseils pour créer une soirée au top. 

D’ailleurs, nous vous avons concocté une checklist de dernière minute regroupant toutes les étapes de création d'un événement de fin d'année. ✅

Vérifiez la liste des invités à votre soirée de fin d’année

À l’heure actuelle, les invitations pour votre soirée d’entreprise ont sûrement été lancées depuis plusieurs semaines. De ce fait, vous devez normalement avoir un aperçu du nombre de convives qui seront présents à l'événement. C’est à ce moment-là que vous pouvez potentiellement élargir votre liste d’invités. Selon le budget alloué à votre soirée et le nombre de personnes attendues, pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de venir accompagnés ? Inviter un +1 est une initiative particulièrement appréciée, alors si vous en avez la possibilité, ne vous en privez pas ! L’organisation d’une soirée ouverte aux conjoints et aux enfants permet d'offrir à vos convives un moment familial, tout en améliorant la cohésion d’entreprise. De multiples bénéfices pour quelques invités supplémentaires. Ça vaut le coup, non ? 

N’oubliez pas l’animation de votre soirée !

Votre événement de fin d’année approche à grands pas et l’animation que vous aviez prévue vient de vous faire faux-bond — ou alors, vous n’avez tout simplement pas pensé à une activité pour animer votre soirée (on ne le dira à personne si c’est le cas). Pas de panique ! Il existe des options à petit prix que vous pourrez mettre en place très rapidement.

Vous pouvez par exemple louer un photobooth et mettre des accessoires à disposition. Laissez quelques chapeaux, des paires de lunettes multicolores ou encore un ou deux boas en plumes à côté de l’appareil photo. Vous pourrez ainsi être certain d’obtenir de beaux souvenirs. Sinon, pourquoi ne pas faire appel à un magicien ? Les tours de magie enchanteront petits et grands. 🪄

Autre idée originale, invitez un portraitiste ou un caricaturiste ! Vous verrez que quelques coups de crayon feront plaisir au plus grand nombre. Enfin, si vous préférez faire dans la simplicité, il suffit de mettre en place un petit groupe de musique : pianiste. guitariste, chanteur… Vous pourrez même proposer à certains collaborateurs de s’occuper de l’animation. Qui sait, il y a peut-être des talents cachés dans votre équipe ? Trouvez une agence événementielle pour vous aider avec les animations sur le site Sortlist.

Un cadeau qui fera plaisir à vos invités

Qui dit soirée d’entreprise de fin d’année, dit Noël. Et à Noël, recevoir un petit cadeau fait toujours plaisir. Avoir une petite attention pour vos collaborateurs marquera les esprits. Une carte cadeau ou une petite boite de chocolat, ça ne paraît pas être grand-chose et pourtant, c’est un petit détail qui fera le bonheur de tous.

Cependant, il est interdit d’octroyer des cadeaux d’une valeur différente en fonction de l’ancienneté dans l’entreprise ou encore du nombre de jours de présence effective. Cette pratique peut être lourdement sanctionnée par l’URSSAF. Le but de l’opération n’est pas de prendre une amende, mais bien de faire plaisir à tout le monde. 🙂

Envoyez un petit rappel à vos invités

Quand on est pris dans son travail, la soirée de fin d’année organisée par son entreprise n’est pas forcément la priorité. Mais pour vous, en tant qu’organisateur de l’événement, ça l’est ! Pour éviter un taux de no show trop élevé, n’hésitez pas à les relancer. Déposez des affiches dans les points stratégiques. Placez-les par exemple, autour de la machine à café ou dans la cafétéria, mais à l’heure du digital, les emails et SMS de rappels seront bien plus efficaces. Grâce à Eventdrive, vous pouvez envoyer des notifications push à tous les invités ayant confirmé leur présence à l’événement.

Ne faites pas l’impasse sur le discours de fin d’année

Il est essentiel de trouver un moment pour laisser le chef d’entreprise prendre la parole. Cet instant est important pour les employés, tout comme pour le dirigeant. C’est l’occasion de remercier les collaborateurs pour le travail réalisé tout au long de l’année, mais également les encourager pour les défis à venir. Quelques paroles sur un ton fédérateur, un rappel des temps forts de l’année, le tout accompagné d’une bonne dose d’optimisme et le tour est joué ! Ce moment peut également être l’occasion d’annoncer une bonne nouvelle. Bref, le discours de fin d’année doit être dynamique, motivant et surtout… pas trop long !

Si vous appliquez nos conseils, pas d’inquiétude à avoir, votre soirée d’entreprise de fin d’année se déroulera à merveille ! Mais il est vrai que ces quelques idées pourront faire la différence. 😉

N’oubliez pas que l’ambiance du temps des fêtes va prédominer. Ne négligez pas la décoration du lieu de votre événement, pensez à chaque détail !

Enfin, ultime conseil, mais probablement le plus important : amusez-vous ! Cette soirée est avant tout un moment de détente avec votre équipe et doit clôturer l’année d’une façon positive.