Améliorez votre communication événementielle : conseils et stratégies

L’organisation d’un événement est une chose. La communication autour de celui-ci en est une autre. Et oui, en tant qu’organisateur d’événement, vous devez être multitâches, mais surtout avoir des compétences diverses et variées. En plus de monter un projet du tonnerre, vous devez prendre le temps d’en faire la promotion. À l’heure où les technologies se multiplient comme des petits pains, on a tendance à oublier les anciennes méthodes de travail qui, pourtant, font encore leurs preuves.

Mais pas de panique ! Chez Eventdrive, on les a encore toutes en tête, et mieux encore, on connaît aussi les nouvelles. Alors installez-vous confortablement et découvrez tous nos conseils pour réussir votre communication événementielle.

Ne pas négliger sa communication d'événement

La communication autour d’un évènement est une étape importante dans le processus de création. Et oui, on peut comparer l’organisation d’un événement à la création d’une œuvre d’art, parce que le but recherché est le même : éblouir !

La communication doit répondre à deux objectifs principaux. Elle doit être informative et promotionnelle. En d’autres termes, une communication efficace doit pouvoir d’améliorer la notoriété autour d’un événement en le faisant connaître largement. Bien évidemment, on veut, à terme, inciter à l’acte d’achat en augmentant le nombre d’inscriptions à son événement. Pour y parvenir, différentes méthodes ont vu le jour au cours des dernières décennies. Aujourd’hui, alors que 2019 commence, Eventdrive a décidé de vous parler des deux principales stratégies et vous dire pourquoi elles sont si importantes.

Print ou digital : que choisir pour sa communication sur site ?

Il existe plusieurs méthodes pour communiquer autour de son événement. Aujourd’hui, on a décidé de se concentrer principalement sur les deux grosses catégories : le print et le digital. Pourquoi ? Parce qu’on veut que vous mettiez en place des stratégies efficaces rapidement. Mais selon le type d’événement que vous organisez, d’autres techniques peuvent faire leurs preuves. Par exemple, une étude menée par Ipsos a montré que près de 91% des personnes interrogées apprécient les opérations de street marketing. Ce type de campagne est un peu plus long à mettre en place et demande des ressources importantes, mais le street marketing est à envisager si vous en avez les moyens. Mais revenons-en à nos moutons et parlons un peu plus en détail des deux stratégies principales.

Miser sur des méthodes qui ont fait leurs preuves avec le print

On ne présente plus la communication par le print, que l’on connaît tous par cœur. L’utilisation de signalétiques papier, d’affiches, de flyers, existe depuis (presque) toujours et fait encore ses preuves, malgré ce que l’on peut penser.

Pour réussir sa communication print, l’important est de bien définir son identité visuelle, propre à votre événement. Il faut qu’elle soit forte et représentative de votre image de marque. Une fois cette étape validée, vient le moment de la décliner sur différents supports. Pour vous démarquer, vous pouvez choisir d’imprimer sur du papier de qualité supérieure ou ajouter des finitions, tel que du vernis ou du papier texturé bois. Concernant les réalisations elles-mêmes, mettez-vous à la place de vos participants et pensez à ce qu’ils aimeraient avoir sur place. Des plans, des catalogues, des cartes de visite sont des premières pistes à explorer. N’oubliez pas les plaquettes commerciales dans votre stratégie, c’est le moyen idéal pour promouvoir vos produits au cours de votre événement.

En revanche, avec les questions de développement durable de plus en plus présentes dans les conversations, l’usage de papier est moins recommandé. C’est donc en partie pour cette raison que le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement.

Avoir recours au digital pour moderniser son évènement

Comme évoqué précédemment, pour des raisons environnementales, mais aussi en accord avec les tendances du moment, le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement. Aujourd’hui, on voit de plus en plus d’invitations envoyées uniquement par email par exemple. Eventdrive propose aussi la possibilité de créer une application le temps d’un événement. Un travail qui demande un peu de préparation en amont , mais qui fait son petit effet dans la communication. La création d’un site web dédié à l’événement sur lequel les invités peuvent trouver toutes les informations pratiques, mais aussi s’inscrire, est également à la mode.

Sans aller aussi loin si vos moyens sont limités, d’autres alternatives existent. Pour avoir une présence en ligne, n’oubliez pas de communiquer largement sur les réseaux sociaux notamment. Vous pouvez également écrire des articles sponsorisés ou faire appel à des influenceurs pour gagner en visibilité. Imaginez le dernier blogueur à la mode parlant de votre événement dans son dernier article, ou encore mieux dans sa story Instagram ! Sans même dire s’il y sera ou pas, une citation de ce genre est une vraie valeur ajoutée.

4 conseils pour réussir sa communication sur site

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet. La communication d’événement implique la mise en place de stratégie on-site. Voici donc quelques conseils pour ne pas la louper :

• Ne pas oublier d’imprimer le programme de l’événement et le mettre à disposition de vos invités. Pour la version web, vous pouvez aussi faire le choix d’une application mobile qui contiendra toutes les informations, comme on vous on parlait un peu plus haut (mais comme vous êtes hyper attentif, vous le saviez déjà).
  
  
• Penser à rappeler toutes les conférences qui auront lieu au cours de l’événement. Soit à l’aide d’affiches Présentant les moments principaux, soit grâce à des notifications push que les participants recevront directement sur leur smartphone.
  
  
• Mettre en place une signalétique pour indiquer les différentes salles de conférences, voire même les différents lieux de l’événement s’il s’agit d’un rassemblement majeur. Vous pouvez aussi mettre en place la géolocalisation sur smartphone, mais cette technologie n’est pas disponible à toute petite échelle.

Pour fabriquer de beaux visuels, n’hésitez pas à utiliser des outils en ligne tels que Canva. Sa version gratuite vous permet de créer un nombre illimité (ou presque) de design. Pour avoir encore plus de liberté, Sketch se prend très aussi facilement en main et bénéficie d’une version d’essai gratuite pendant 1 mois.

La communication on-site demande beaucoup de travail et surtout de la préparation en amont, mais croyez-nous, les retours sur investissements ne vous décevront pas. Que vous soyez ultra connecté ou adepte de méthodes plus classiques, vous trouverez la stratégie qui conviendra parfaitement à votre événement, c’est certain !