Comment contractualiser avec mes intervenants ?

Un bon événement fait toujours appel à des prestataires extérieurs. Si vous êtes sur le point d’organiser une conférence ou un salon par exemple, vous allez très probablement avoir besoin de trouver des speakers. Savoir recruter de bons intervenants n’est pas une mission facile. Cependant, une fois cette étape passée, choisir quel contrat leur faire signer l'est encore moins. En effet, il existe différents types contrats et d'interventions selon l’événement que vous organisez. Nous vous expliquons aujourd'hui comment contractualiser avec vos intervenants selon le type d’intervention désirée. 

Les différentes interventions

Intervention gratuites

Il arrive parfois que les interventions se fassent gratuitement. Dans quel cas ? Cela peut par exemple, être du bénévolat. Cela peut aussi être une volonté de l’intervenant de ne pas être rémunéré. Par exemple, il peut se porter volontaire si le sujet lui tient particulièrement à cœur. 

Si c’est ce type d’intervention que vous souhaitez mettre en avant, il est important de le préciser au moment de vos recherches (directement dans l’annonce si vous en postez une). Sachez aussi qu’il est plus difficile de recruter lorsqu’il n’y a pas de rémunération. Un proverbe dit « Tout travail mérite salaire » et il a tendance à être vrai ! En conséquence, n’espérez pas recruter des intervenants bénéficiant d’une grosse notoriété. Vous ne pensiez tout de même pas que Bill Gates s’exprime gratuitement ?

Intervention à travers un échange

Vous pouvez mettre en place un échange avec un intervenant. Ce type de contrat a souvent lieu quand la personne en question bénéficie d’une certaine notoriété. Dans cette situation, la personne vous apporte de la visibilité. En échange, vous pouvez vous occuper des frais de déplacement et des frais d’hôtels.

On parle alors d’une situation gagnant-gagnant. Vous, le client, vous consacrez un budget minimum pour le recrutement de vos intervenants et pouvez, par la même occasion, bénéficier d’un boost de visibilité si ce dernier est un peu connu dans le milieu. 

Lui, l’intervenant, peut parler d’un sujet qui le passionne, se faire connaître auprès d’une nouvelle audience et peut-être élargir son carnet d’adresses. Et tout ça, à moindre coût !

Parfois, l’échange peut aussi être selon d’autres conditions. Par exemple, vous laissez l’intervenant faire la promo de son dernier livre pendant les 10 dernières minutes de la conférence si, en échange, il parle durant les 50 premières minutes d’un autre sujet bien spécifique.

C’est à vous de spécifier précisément les termes de l’échange.

Intervention rémunérée : le contrat classique

Enfin, l’intervention qui reste tout de même la plus courante : vous rémunérez l’intervenant. Dans ces cas-là, il s’agit d’un contrat classique, entre un employeur et son employé du jour. On parle alors d’un forfait qui est mis en place juste pour l’événement en question, pendant toute la durée de celui-ci. 

Attention, certains types d’intervenants auront besoin d’une autorisation spéciale. Par exemple, les praticiens hospitaliers qui doivent demander une autorisation de la direction de l’établissement pour cumul d’activités. Renseignez-vous bien sur ce genre de conditions si vous organisez une conférence médicale et que vous faites appel à des médecins par exemple.

Nos conseils pour réussir votre collaboration

Faites signer un contrat

Peu importe le type de contrats que vous choisissez de faire : à titre gratuit, un échange ou une mission rémunérée, nous vous conseillons de faire rédiger un contrat et le faire signer par l’intervenant. Ainsi, vous pourrez poser noir sur blanc tous les termes de la mission et cela permettra de vous protéger ainsi que votre intervenant. 

Certains pensent qu'un contrat oral suffit. Certes, vous pouvez faire le choix de faire confiance à votre nouvel employé, que vous venez tout juste de recruter et que vous ne connaissez pas du tout (vous voyez où nous voulons en venir ?). Il vaut mieux imaginer le pire pour faire en sorte que tout se passe bien, croyez-nous. 😉

Faites rédiger le contrat par un avocat

Dès que l'on parle de contrat, les choses peuvent devenir compliquées. Peu importe l’option que vous choisissez pour contractualiser avec vos intervenants, il faut être vigilant d’un point de vue légal. De ce fait, faites rédiger un contrat à signer par une personne compétente (un avocat par exemple) pour être sûr de ne laisser passer aucune faille. 

Nous souhaitons que tout se passe bien, mais parfois la collaboration connaît des difficultés. Il est donc important de se protéger en amont.

Préparez les documents à l’avance

N’oubliez pas de préparer tous les documents bien à l’avance pour le contrat. Par exemple, si vous avez besoin d’un RIB pour effectuer le virement du salaire, pensez bien à le demander avant le jour J. Vous n’aurez pas envie de transporter de la paperasse quand vous serez dans le jus !

Enfin, nous vous recommandons fortement de faire signer le contrat avant le jour de l’événement, vous éviterez ainsi les no show… Malheureusement, il arrive de temps en temps que les personnes ne se présentent pas le jour de l’événement. Avec un contrat signé, vous pourrez demander un dédommagement !

On le sait, le recrutement des intervenants est une mission importante dans le travail d’un organisateur d’événements. Être capable de rédiger un contrat qui prend en compte tous les termes de la collaboration n’est pas un travail que l’on peut faire en un claquement de doigts. 

Nos conseils ? Prenez bien le temps de peser le pour et le contre de chaque option, choisissez celle qui vous convient le mieux en termes de budget et de retour sur investissement espéré. Une fois que votre choix est fait, faites signer un contrat à l’intervenant recruté et attendez le jour J pour voir à quel point cette collaboration est un succès !