Comment convaincre son patron d'investir dans un EMS ?

Vous n'arrivez pas à répondre à la forte demande en interne pour organiser des événements corporate ? L'organisation de ces événements est souvent déléguée à un autre collaborateur qui n'est pas un event prof ? Vous jonglez entre plusieurs outils pour faire votre travail ? Vous n'avez pas de ressources pour vous aider à atteindre vos objectifs ? Vous n'arrivez pas à avoir une communication événementielle cohérente et harmonisée ? Si vous avez répondu oui à une ou plusieurs des questions ci-dessus, ne vous inquiétez pas, nous avons une solution ! Nous avons tout ce qu'il faut pour vous aider à convaincre votre direction qu'investir dans un logiciel de gestion d'événements (EMS) est la clé au succès de vos événements d'entreprise !

Pourquoi choisir un EMS pour organiser vos événements virtuels, hybrides et en présentiel ?

Gagner du temps

Avoir plus de temps est le rêve de la plupart des professionnels, surtout les Event Profs. Nous sommes ambitieux et nous nous fixons des objectifs qui ne sont pas toujours atteignables. Ceci est souvent dû à un manque de ressources : monétaires et humaines. Nous souhaiterions faire plein de belles choses mais la réalité est que nous n'avons pas toujours le budget souhaité ni le personnel nécessaire. Cependant, il y a toujours des façons d'y arriver. Quand on veut, on peut !

Nous perdons du temps à chercher nos données à droite et à gauche. Entre les e-mails, les fichiers Excel et les conversations dans nos outils de communication internes #slack, nos données se baladent partout. Un EMS vous aide à centraliser vos données dans un seul espace. Que ce soit les informations sur vos participants, les résultats des sondages et des enquêtes de satisfaction ou bien les indicateurs de performance de votre événement, vos données sont centralisées dans votre logiciel de gestion d’événements. Imaginez le temps gagné ! Rien que cet argument est suffisant pour convaincre votre chef !

Des séminaires d’entreprise, des réunions trimestrielles, des conférences de presse, des formations… Il y a plein de formats à gérer. Et si vous aviez des modèles d’événements à utiliser pour aller plus vite dans la création de vos événements ? C’est possible avec un EMS. La prochaine fois que vous êtes devant votre directeur marketing pour parler du nouveau lancement produit, vous pouvez lui montrer à quoi va ressembler son site événementiel en quelques clics. Ça va au-delà de la définition conventionnelle de l’efficacité.

Quelques EMS vous permettent de créer des modèles ou des templates de vos événements. Votre équipe événementielle peut créer des modèles en amont pour vos différents types d’événements ainsi que pour vos e-mails d’invitation. Vous allez non seulement gagner en temps, mais vous allez pouvoir garder la main sur le branding de vos événements.

La liste des tâches pour un événement est parfois longue et il y a donc besoin de plusieurs collaborateurs, même des agences, pour vous aider à réaliser vos événements. Avec un EMS, vous pouvez collaborer facilement avec les autres. Vous pouvez créer des groupes pour limiter les accès (l’aide externe ne devrait pas tout voir non plus, hein). Vous avez également la possibilité de créer des to-do lists et attribuer les tâches à votre équipe tout en suivant le progrès de l’organisation de votre événement corporate.

Envie de savoir comment créer un événement avec un EMS ?

Économiser du budget

Un EMS, c'est un outil tout-en-un. Vous allez pouvoir gérer l'ensemble de la logistique de vos événements. Vous allez également renforcer votre communication événementielle avec un site événementiel dédié, des campagnes mail et SMS et créer des événements virtuels, hybrides et physiques. De plus, vous allez créer et publier une application événementielle, brandée à l'image de votre marque, en version web et mobile, qui sera utilisable pour tous vos événements d'entreprise. Pas besoin d'investir dans plusieurs outils lorsqu'un EMS comme Eventdrive peut tout faire pour vous !

En ce qui concerne la notion de temps mentionnée plus haut, vous allez pouvoir en libérer pour concentrer sur des projets plus importants que vous avez tendance à externaliser, faute de temps en interne. La ligne budgétaire de vos prestataires est souvent très lourde pour un travail qui n'est pas toujours optimal. Soyons honnêtes, vous maîtrisez mieux votre métier et la culture de votre entreprise qu'une agence.

Parfois, nous avons tendance à commander trop ou pas assez. Dans les deux cas, c'est nuisible au succès de votre événement. Avec un EMS, vous avez une meilleure visibilité sur l'ensemble de votre événement et ses participants. Vous allez pouvoir sortir les chiffres exacts pour gérer vos transports, vos collations et goodies. En maîtrisant vos données, vous maîtriserez votre budget.

Se professionnaliser

La plupart des organisateurs d'événements, avant de prendre un logiciel de gestion d'événements, utilisent un fichier excel pour suivre les inscriptions à leur événement. Et soyons honnêtes, vous n’êtes pas comptable et Excel n’est pas du tout adapté pour gérer vos participants. Il y a même certains d'entre vous qui ont choisi d’utiliser Teams ou Zoom au moment de passer aux événements en ligne. Ces outils de visioconférence sont loin d’être adaptés à vos besoins. Ils ne centralisent pas vos données. Ils ne sont pas sécurisés et nécessitent parfois un téléchargement souvent difficile avec tous les pare-feux sur les ordinateurs professionnels. Et par-dessus tout, ils ne sont pas brandés !

En effet, le branding est important pour l’équipe événementielle. Un EMS tel qu’Eventdrive vous permet d’harmoniser votre communication événementielle pour l’ensemble de votre entreprise. Il n’y aura plus Pierre, Paul et Jacques pour utiliser des couleurs peu séduisantes dans leurs emailing et de plus, vos logos seront toujours à la bonne taille.

Qui dit événement corporate dit reporting. Suivez vos analytics et vos performances dans un seul et même espace. Vous allez pouvoir facilement suivre les statistiques importantes pour la réussite de votre événement et voir le retour sur investissement global de votre travail fourni. Vous aurez de vraies données à communiquer aux autres équipes et pourrez montrer que l'événementiel est un véritable levier de performance pour votre entreprise. Avec un reporting solide, la direction passera moins de temps à valider le budget événementiel. Il est en effet difficile de contester des chiffres et vous allez donc pouvoir obtenir un budget approprié pour continuer à faire votre travail efficacement.

Il est clair qu'un logiciel de gestion d'événements permettra à vous et à votre entreprise de gagner du temps, économiser de l'argent et de professionnaliser votre pôle événementiel. Alors, pourquoi n'en avez-vous pas déjà un ? #WorkSmarterNotHarder