Comment créer une application événementielle

Vous possédez dorénavant un site web événementiel à l’image de votre marque, votre gestion des participants est automatisée et vos campagnes d'e-mail d’invitation sont prêtes. Maintenant, vous vous demandez comment et par quels moyens vous pourriez engager vos participants ? Comment créer une expérience participante fluide pour votre événement ? Comment capturer et garder l’attention des invités ? Les réponses a toutes vos questions se trouvent dans la conception de votre application événementielle.📱

En effet, réussir son événement peut être un vrai challenge, encore plus lorsqu'il s'agit d'offrir une expérience optimale aux participants. Une application événementielle vous aidera dans votre quête de réussite. Grâce à celle-ci, vous pouvez interagir et mieux communiquer avec vos participants tout en facilitant les échanges entre eux.

Dans cet article, nous verrons les différentes étapes pour réussir la création d’une application pour vos événements professionnels.

Choisir le créateur d’une application événementielle

Lorsque vous envisagez de créer une application événementielle, vous avez plusieurs options à considérer. Vous pouvez opter pour une application dédiée à un seul événement ou une application multi-événements (également connue sous le nom de multi-event App) afin de regrouper plusieurs de vos événements au sein d'une seule plateforme pour vos participants. Vous pouvez aussi envisager une application web pour événements, accessible via n'importe quel navigateur, et/ou une application native pour événements, qui doit être téléchargée sur un appareil.

Pour choisir le créateur de votre application événementielle, vous avez essentiellement trois options :

• Option 1 : tout d'abord, une agence événementielle externe peut se charger de créer votre application tout en organisant votre événement. Cependant, cette option peut manquer de flexibilité lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications à l'application, la rendant similaire à la deuxième option.
  
  
• Option 2 : ensuite, un développeur d’application (interne ou externe) dédié exclusivement à votre projet peut prendre en charge la création et la personnalisation de votre application. Dans ce cas, vous devrez lui fournir tous les éléments nécessaires à l'enrichissement de votre application. Cependant, si des modifications doivent être apportées en raison de mises à jour des systèmes d'exploitation iOS ou Android, votre dépendance à l'égard du développeur peut limiter votre flexibilité, tout comme avec une agence événementielle.
  
  
• Option 3 : enfin, vous pouvez choisir un fournisseur de technologie événementielle spécialisé dans ce domaine. Ces fournisseurs offrent souvent une plus grande flexibilité, notamment en ce qui concerne les changements de dernière minute. Ils peuvent également vous fournir une autonomie totale dans la création et la gestion de votre application événementielle.
  
  

Lorsque vous décidez de créer une application événementielle, il est crucial de choisir une solution qui corresponde aux besoins spécifiques de votre entreprise, à votre stratégie événementielle et à vos objectifs. Assurez-vous que les fonctionnalités proposées répondent à vos besoins et vous aident à atteindre vos objectifs.

Configurer l’application événementielle

Vous avez sélectionné un fournisseur pour votre application événementielle. Maintenant, il est temps de la configurer. Même si vous n'êtes pas celui qui la construit, vous devez définir ses paramètres.

En premier lieu, vous devez spécifier l'adresse web de votre application. Cela permettra aux participants d'accéder facilement à la version en ligne de votre application événementielle. Optez pour un lien court et facile à retenir afin de simplifier l’accès pour vos participants. Il est toujours judicieux d'avoir une version web de votre application événementielle pour faciliter l'accès, au cas où un participant ne l'aurait pas téléchargée au préalable. Il serait regrettable qu'il se sente exclu alors que les autres participants interagissent avec vous.

Ensuite, définissez les paramètres d'accès de votre application événementielle. Souhaitez-vous qu'elle soit accessible publiquement ou préférez-vous la garder privée, accessible uniquement via un lien tokenisé ? Gardez à l'esprit que si vous la rendez privée, vos participants devront créer un compte et un mot de passe pour y accéder. Vous pouvez également limiter l'accès par utilisateur, réservant ainsi l'utilisation de l'application événementielle uniquement aux personnes inscrites à votre événement.

Si votre événement est public et que vous encouragez vos participants à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux, définissez un hashtag dédié à votre événement. Il est crucial d'intégrer ce hashtag dans la configuration de votre application événementielle afin de centraliser tous les posts sur les réseaux sociaux et de les afficher dans le fil d’actualité de votre application événementielle. De cette manière, vous pourrez continuer à recueillir toutes les communications relatives à votre événement avant, pendant et après celui-ci.

Préparation des éléments pour la personnalisation de l’application événementielle

Maintenant que vous disposez de votre application, passons à sa conception. C'est à ce stade que vous pouvez laisser libre cours à votre imagination et décliner la charte graphique de votre événement pour personnaliser son application.

Il y a quatre éléments essentiels à prévoir pour la personnalisation de votre application événementielle :

• L'icône de l'application : cette icône peut remplir deux fonctions : elle s'affiche lors du téléchargement de votre application sur un appareil mobile et elle apparaît à côté de votre événement sur une application dédiée ou une application multi-événements. Il est également nécessaire pour la publication sur le Google Play Store et l'App Store, comme expliqué plus en détail ci-dessous. Nous vous recommandons d'utiliser une image de 1024 x 1024 pixels au format .png (recommandé) ou .jpg.
  
  
• L'écran d'accueil ou « splash screen » : cette image s'affiche lors du lancement d'une application native d'événement. La taille d'image recommandée est de 2732 x 2732 pixels avec une zone de sécurité centrée de 1024 x 1024 pixels (au cas où l'image serait recadrée pour mieux s'adapter à la taille et à l'orientation de l'écran d'un appareil horizontal ou vertical). Vous pouvez utiliser le format .png ou .jpg.
  
  

💡 Saviez-vous ? Le terme "splash" trouve son origine dans l'industrie de la bande dessinée et existe depuis 1940. Ils ont inventé le terme "Splash Page" pour décrire un dessin en pleine page souvent utilisé comme première page d'une histoire, qui inclut le titre et les crédits. Aujourd'hui, il est utilisé pour décrire n'importe quel écran qui apparaît au début d'un jeu pendant son chargement, d'un site web ou de toute autre application.

 

• Le logo de l'événement : ce logo est affiché en haut de l'application. Si vous créez une application multi-événements, vous pouvez concevoir un logo représentant tous les événements de votre entreprise. Certains clients d'Eventdrive optent simplement pour une variation de "Événements" ajoutée à leur logo d'entreprise. Le logo de l'application multi-événements n'est pas nécessairement utilisé pour chaque événement inclus. Pour garantir un affichage optimal, privilégiez un logo de 88 pixels de hauteur et 460 pixels de largeur, et utilisez un format .png pour bénéficier d'un fond transparent, si vous souhaitez ajouter de la couleur à l'en-tête contenant votre logo.
  
  
• L'image de promotion de l'événement : dans une application multi-événements, une image de promotion de l'événement permet de distinguer plus facilement les événements actuels, passés et à venir. Elle est également utilisée dans une application dédiée aux événements en tant qu'image du menu principal. Nous vous recommandons d'utiliser une image de 600 x 600 pixels au format .png ou .jpg.
  
  

Si vous utilisez un EMS pour créer votre application événementielle, vous pouvez prévisualiser celle-ci en temps réel. Cela vous permettra d'ajuster vos visuels en fonction du rendu, garantissant ainsi une publication fluide et personnalisée.

Conseils

Avez-vous déjà rencontré une image pixelisée sur un site web ou dans une application mobile ? Ce problème est souvent causé par les dimensions de l'image. Les écrans des nouveaux ordinateurs et smartphones sont souvent de haute résolution. Par conséquent, pensez à doubler le nombre de pixels ou à doubler la résolution (dpi) de l'image (passant de 72 à 144).

Quel format d'image choisir ? Pour les graphiques et les images avec des zones transparentes, optez pour le format .png. Le format .jpg est plus adapté aux images contenant des photographies. En choisissant le bon format, vous optimisez la taille de l'image, ce qui permet un chargement plus rapide du site web de votre événement.

Ajout de contenu dans l’Event App

Vous avez créé votre site web événementiel avec Eventdrive et vous souhaitez ajouter les mêmes contenus à votre Event App ? C'est très simple avec Eventdrive et cela vous évitera de dupliquer le contenu. De plus, lorsque le texte de votre programme est modifié, cela se répercutera automatiquement dans votre application événementielle sans aucune intervention de votre part. Tout le contenu affiché sur votre site événementiel n'est pas obligé d'apparaître dans votre Event App, et vice versa : si vous avez du contenu à ajouter dans votre Event App mais que vous ne souhaitez pas l'afficher sur votre site, il vous suffit de choisir quels contenus activer ou désactiver dans le menu de l'application événementielle. Les contenus les plus souvent ajoutés dans une application événementielle sont...

Les informations générales de l’événement

• Le programme : les participants ont accès à l'agenda de votre événement ainsi qu'à leur propre agenda personnalisé dans votre application événementielle. Cet outil leur permet de rester sur la bonne voie, ce qui contribue au respect du calendrier des sessions. Même un léger retard peut avoir un impact considérable sur le déroulement de votre événement. Grâce aux catégories de sessions, il est facile pour les participants de trouver une session, même s'ils sont encore indécis.
  
  
• Les informations pratiques : incluez l'adresse de votre lieu événementiel, les options de transport et les itinéraires, le dress code, et bien sûr, les codes Wi-Fi. Une connexion Internet fiable est essentielle, en particulier pour les interactions et engagements. Il n'est pas toujours possible d'avoir une connexion optimale partout. 📶
  
  
• Cartes et plans : intégrez l'emplacement de votre lieu de réunion et de votre hôtel. Il se peut qu'un cocktail en soirée se déroule dans un autre lieu. De plus, ajoutez un plan d'étage intérieur avec des pièces clairement étiquetées pour faciliter la navigation des participants sur place.
  
  

La liste des participants

Le networking est essentiel lors d’un événement professionnel. Tout commence par la liste des invités. Vous devez ajouter un onglet dans le menu de votre application pour accéder à cette liste des participants.

Si vous avez choisi de faire appel à un fournisseur de technologie événementielle pour créer votre application et qu'il offre la possibilité de créer une liste de manière autonome directement dans son logiciel, vous pouvez facilement importer vos participants. Ou, comme mentionné précédemment dans la section sur l'ajout de contenu, si vous utilisez le même logiciel pour gérer votre événement, la synchronisation de votre liste de participants avec votre application événementielle se fait automatiquement. Il n'est pas nécessaire d'importer à nouveau ces données ou de créer des API pour établir un lien avec votre outil de gestion d'événements.

Certains fournisseurs de technologies événementielles proposent à la fois des solutions de gestion des inscriptions et des applications événementielles, mais leurs technologies ne sont pas toujours intégrées. Soyez vigilant lors du choix de votre fournisseur de technologie événementielle. C'est pourquoi de plus en plus de gestionnaires d'événements se tournent vers des logiciels de gestion d'événements tout-en-un. Gardez à l'esprit que la liste des invités est un excellent moyen d'augmenter la participation. Le monde appelle le monde.

Engagement

Votre plan d'engagement des participants doit être défini dès la phase de conception de l'événement. Si vous envisagez d'impliquer votre public, c'est probablement la raison pour laquelle vous avez pensé à utiliser une application événementielle en premier lieu. Cependant, il ne suffit pas de simplement décider d'utiliser une application pour engager vos participants. Vous devez également décider des fonctionnalités interactives à utiliser. Vous pouvez faire appel à vos intervenants pour obtenir des conseils. Demandez-leur comment ils souhaitent impliquer le public pendant leur session, ou bien décidez des options à proposer. Dans tous les cas, vous devez en discuter au préalable avec vos orateurs et modérateurs afin qu'ils sachent quelles options sont disponibles et comment les utiliser. L'intégration de services interactifs dans votre application événementielle évite à vous et à vos participants d'avoir à jongler entre plusieurs outils.

Voici les différentes fonctionnalités de l’application que nous vous recommandons d'avoir pour assurer une bonne communication lors de votre événement :

• Enquêtes de satisfaction : les enquêtes bien conçues sur les événements sont un moyen efficace d'engagement. Elles permettent de donner la parole à vos participants tout en recueillant des données exploitables pour améliorer vos événements futurs. Vous pouvez avoir une enquête avant et après l'événement, ainsi qu'une enquête pour chaque session.
  
  
• Sondages en direct : ils offrent une excellente opportunité d'engager les participants en temps réel. Vous pouvez sonder le public, créer des quiz pour tester leurs connaissances, voire les faire participer en utilisant un système de points. Vous pouvez également utiliser un nuage de mots pour leur demander de résumer leur journée en un mot, par exemple. Les sondages en direct transforment les participants passifs en participants actifs.
  
  
• Photos : les selfies et les photos de groupe sont incontournables lors d'un événement. Encouragez vos participants à les partager via votre application événementielle. Vous pouvez les ajouter à votre fil d'actualité et les afficher sur un mur social.
  
  

• Réseaux sociaux : utilisez les notifications pour communiquer avec les participants. Il est important de pouvoir envoyer des informations mises à jour à tout moment. Si vous pouvez les programmer à l'avance, c'est encore mieux. L'idéal serait d'utiliser une technologie permettant à vos participants d'accéder à une page spécifique de votre application pour une expérience plus fluide.
  
  
• Notifications push : utilisez les notifications pour communiquer avec les participants. Il est important de pouvoir envoyer des informations mises à jour à tout moment. Si vous pouvez les programmer à l'avance, c'est encore mieux. L'idéal serait d'utiliser une technologie permettant à vos participants d'accéder à une page spécifique de votre application pour une expérience plus fluide.
  
  
• Messagerie : les notifications instantanées constituent un moyen de communication unilatéral. Si vous intégrez une fonction de messagerie dans votre application, vous pourrez envoyer des messages qui ne disparaîtront pas comme avec une notification, et permettre à vos invités de s'envoyer des messages entre eux. Allez encore plus loin en demandant une fonction qui leur permette de s'envoyer des messages entre eux et de créer des discussions de groupe.

L'avantage des activités visant à engager vos participants est que vous pouvez suivre ce qui se passe et inclure ces données dans l'évaluation des performances de votre événement. Demandez à votre fournisseur si vous pouvez télécharger les photos pour les utiliser après l'événement, et assurez-vous de les ajouter à une galerie de photos sur le site web de votre événement.

L'engagement via une application événementielle est parfait pour les événements en personne. Si votre événement est hybride, nous vous recommandons d'utiliser une technologie qui peut également être utilisée pour interagir avec vos participants en ligne. Par exemple, Eventdrive vous permet d'impliquer les deux publics dans un même espace, ce qui vous évite d'utiliser deux outils différents pour engager vos participants et de saisir deux fois le même contenu.

Publier l’application événementielle : sur le web et les App Stores

Félicitations ! Vous avez terminé la configuration de votre application événementielle. Il est maintenant temps de la tester minutieusement avant de la publier officiellement. Cliquez sur chaque onglet, lien, etc. et observez comment les images, les documents ou les textes s'affichent. Assurez-vous de le faire sur différents appareils, car tous les téléphones et tablettes ne sont pas égaux. 🍎🤖 N'oubliez pas de tester également les services interactifs, les sondages, les quiz, etc. sur les versions mobile et web de votre application pour éviter toute surprise le jour de l'événement.

Si vous avez utilisé un EMS pour créer votre application événementielle, il est facile d'apporter et de publier des modifications. Si vous avez choisi une autre méthode, assurez-vous de signaler tous les bugs à votre fournisseur bien à l'avance pour vous assurer que votre application sera prête à temps.

La publication d’une Web Event App

Le format Web de votre application est le plus simple à publier. Il est directement accessible via une URL que vous avez configurée au début dans votre EMS ou via le lien fourni par votre agence. Si vous avez suivi attentivement toutes les étapes jusqu'à présent, vous êtes prêt à engager vos participants via votre application web événementielle.

La publication sur Google Play Store et App Store

Contrairement à une Web App, une application événementielle native doit être publiée sur l’App Store pour les utilisateurs d’iPhone ou d’iPad, ou sur le Google Play Store pour ceux qui utilisent le système Android.

Pour la publier, vous aurez besoin d'un compte développeur Apple ou Google. 

Voici ce dont vous aurez besoin lors de la publication de votre application native :

• Le nom officiel de l'application sur le store ;

• Le nom de l'application sur l'appareil mobile. C'est le nom qui apparaît sous l'icône de votre application. Choisissez un nom court ;

• Une description courte de l'application pour expliquer de quoi il s'agit dans la liste des applications disponibles à télécharger ;

• Une description plus détaillée de l'application sur la page dédiée à votre Event App

• Des captures d'écran. Ces images donnent à vos participants un aperçu de l'intérieur de votre application. Des captures d'écran sont requises et parfois plusieurs tailles doivent être soumises avant que votre application puisse être examinée ;

• La catégorie de votre application (Événement, Sport, Culture…) ;

• Des mots-clés permettant d'affiner la recherche des utilisateurs ;

• La langue : vous devrez indiquer au store les différents langages de votre application. Avec Eventdrive, vous pouvez créer des événements multilingues et donc des applications d'événements multilingues ;

• Les pays : vous souhaitez peut-être limiter votre application à un lieu précis. Les stores sont basés sur la localisation et toutes les applications ne sont pas disponibles dans le monde entier. Nous vous recommandons d'autoriser l'accès à votre application pour vos événements dans tous les pays. Si l'un de vos participants possède un compte Google ou Apple en dehors du pays que vous avez choisi, il ne pourra pas télécharger votre application pour événements.

Notre dernier conseil est de garder à l'esprit que les changements de dernière minute sont inévitables dans le monde de l'événementiel. La première étape du choix de votre fournisseur est de la plus haute importance. Un fournisseur de technologies événementielles spécialisé dans les applications événementielles est certainement la meilleure solution, car personne n'a le temps d'attendre que son application soit mise à jour.

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