Le formulaire d’inscription est en quelque sorte la porte d’entrée de votre événement. C’est un des premiers points de contact avec vos invités. Il faut donc bien le travailler pour éviter de les faire fuir. Cependant, créer un formulaire d’inscription pour un événement n’est pas si facile… Nous partageons avec vous nos astuces pour convertir vos invités en participants !
Lorsque vos invités arriveront devant le formulaire d’inscription de votre événement, vous n’aurez qu’un seul objectif : la conversion. Alors mettez dès maintenant toutes les chances de votre côté 😉
La première impression de votre visiteur sera d’abord visuelle. Aussi, il est impératif de soigner votre mise en page. Le formulaire d’inscription de votre événement doit paraître le plus simple possible.
Nous vous recommandons un fond blanc pour plus lisibilité ponctué de touches de couleurs comme les boutons (call to action), les traits séparant les parties…
N’ajoutez pas trop d’éléments visuels pour éviter que le message (et l’œil) de votre visiteur ne s’égare.
Personnalisation is the new black
Les visiteurs ne correspondent pas forcément au même type d’invités : direction, VIP, presse… Un membre du comité exécutif ou un collaborateur n’auront pas les mêmes questions, puisque le premier devra se rendre sur place plus tôt pour assister à la réunion de clôture de l’année.
Vous pouvez également utiliser le conditionnement logique dans votre formulaire d’inscription pour créer des chemins personnalisés de réponse. Si votre invité se rend sur le lieu de votre événement en avion, alors demandez-lui s’il préfère être acheminé en taxi ou en bus à son arrivée. S’il vient avec sa voiture personnelle, cette question n’a pas besoin d’apparaître.
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C’est une des règles de base du marketing : si vous créez un sentiment d’urgence ou de popularité, le consommateur achètera plus facilement votre produit.
Lorsque vous créez le formulaire d’inscription pour votre événement, pensez à donner une deadline aux invités. Au-delà de provoquer ce sentiment d’urgence, elle vous permettra de mieux vous organiser. Vous serez par exemple en mesure de fournir la liste de rooming en amont et le lieu pourra ainsi mieux adapter sa prestation. Vous la voyez d’ici la pierre deux coups ?
Petit tip sympa : le compte à rebours dynamique fait aussi son petit effet !
Découvrez comment à travers nos exemples de mails d’invitation.
Si le nombre de places est limité, indiquez le nombre de places restantes sur le site d’inscription. Si le visiteur hésitait, il hésitera beaucoup moins en découvrant qu’il ne reste que deux entrées !
Pour que votre formulaire d’inscription à votre événement soit efficace, vous vous devez d’éliminer chaque point de friction potentiel et de simplifier au maximum l’expérience du visiteur.
1) N’intégrez que les champs qui sont nécessaires.
Réfléchissez à la pertinence de chacun d’entre eux. Si vous n’avez qu’une seule pause à base de croissants, ce n’est pas forcément la peine de connaître le régime alimentaire de tous vos invités. C’est toujours un champ de gagné dans votre formulaire d’inscription. Si vous n’avez vraiment pas le choix, nous vous conseillons de faire apparaître les questions au fur et à mesure, en fonction des réponses précédentes.
2) Intégrez un remplissage automatique déjà connus.
Si vous avez envoyé un email à Anakin Skywalker à anakin.skywalker@ordrejedi.com, cet invité retrouvera les champs Nom, Prénom et Adresse Email préremplis. Et hop, quelques clics en moins !
3) Rassurez au maximum votre visiteur.
Indiquez un temps approximatif de remplissage (seulement si le visiteur doit scroller pour voir la suite).
4) Privilégiez des questions fermées ou des listes déroulantes.
Les questions ouvertes nécessitent, elles, plus de temps et de réflexion et peuvent parfois être dissuasives.
Nous en venons à la partie que l’on aime un peu moins. Depuis que le RGPD (ou Règlement Général de Protection des Données) a été mis en place, les entreprises doivent être particulièrement vigilantes dans le traitement des données qu’elles récoltent.
Les données du formulaire d’inscription de votre événement doivent donc être hébergées sur une plateforme sécurisée. De plus, l’invité devant explicitement donner son accord quant à la récolte, nous vous conseillant de faire apparaître le texte suivant : “En vous inscrivant, vous reconnaissez avoir pris connaissance et acceptez les conditions de la politique de confidentialité.”
Une fois que vous avez créé votre formulaire d’inscription, il serait dommage de s’arrêter en si bon chemin ! L’expérience doit en effet être fluide de A à Z. N’oubliez pas le fameux mail de confirmation… Si vous utilisez une plateforme de gestion d’événements, vous pouvez facilement le programmer.
Prochaine étape : la création du site web de votre événement et l’envoi du mail d’invitation ! Nous nous tenons à votre disposition si vous avez des questions 😉