L'organisation d'un événement d'entreprise commence par une étape cruciale souvent négligée : la création d'un site web événementiel qui attire l'attention, inspire confiance et facilite le processus d'inscription. Un site d'inscription bien conçu va bien au-delà d'une simple formalité administrative. Il représente la première impression que vous laissez à vos participants potentiels. Il peut susciter l'excitation, recueillir des informations essentielles et, surtout, vous faire gagner un temps précieux. Dans cet article, vous découvrirez les éléments essentiels d'un site d'inscription de qualité et vous apprendrez à créer le vôtre.
Pourquoi un site d'inscription de qualité est-il essentiel ?
Le site événementiel joue un rôle crucial dans la promotion et la gestion d'un événement d'entreprise. Il agit comme une vitrine en ligne spécialement conçue pour mettre en avant toutes les informations relatives à l'événement. L'utilisation d'une plateforme de gestion d'événements simplifie considérablement le processus de création et d'administration de ces sites.
Objectif 1 : créer un désir d'inscription
Après le mail d'invitation, le site d'inscription constitue le premier point de contact avec vos invités. Son rôle est de susciter l'envie chez les participants potentiels de s'inscrire à votre événement. Pour ce faire, il doit être visuellement attrayant et communiquer efficacement l'essence de votre événement.
Objectif 2 : collecter des données
Le site d'inscription permet de recueillir un large éventail d'informations stratégiques. Les données collectées vont au-delà des coordonnées des participants et incluent également des détails sur leurs habitudes d'achat, leurs préférences et leurs opinions sur des sujets pertinents.
Cette mine d'informations revêt une valeur inestimable pour les équipes commerciales et marketing, simplifiant grandement la communication future avec les participants. Ces données sont essentielles pour l'envoi d'e-mails ciblés et de newsletters personnalisées, renforçant ainsi l'engagement des participants.
Pour atteindre cet objectif, assurez-vous que votre site d'inscription propose un formulaire clair et incitatif, garantissant que les visiteurs remplissent toutes les sections. Cela vous permettra d'obtenir des informations complètes, précieuses pour l'amélioration de vos stratégies marketing.
Pour vous aider à concevoir votre site d'inscription, l'équipe Eventdrive a préparé quelques exemples de sites qui ont été particulièrement appréciés par nos clients et collaborateurs !
Objectif 3 : gagner du temps
Le site d'inscription représente une véritable source d'efficacité, tant pour vous que pour vos participants. Vous n'aurez plus à jongler entre d'innombrables feuilles Excel, évitant ainsi l'oubli fréquent d'enregistrements. Le formulaire d'inscription est généralement associé à un back-office qui offre la possibilité non seulement de gérer votre liste d'invités, mais aussi de suivre leur statut (invité, confirmé, refusé, présent…) et de surveiller les sessions de l'agenda auxquelles ils ont choisi de participer.
Un avantage significatif de ce type de site réside dans la possibilité de suivre les inscriptions en temps réel. Cette fonctionnalité facilite non seulement les relances, mais également la préparation des listes pour le rooming, la gestion du nombre de couverts au déjeuner ou l'évaluation de la capacité des ateliers.
Comment créer un site d’inscription qui véhicule les bons messages ?
Soignez votre design
Nous avons déjà mentionné précédemment que le site d'inscription représente la première interaction de vos invités avec votre événement, agissant comme une vitrine. Pensez à cette première impression comme si vous passiez devant un magasin : une vitrine vide ou mal agencée ne vous inciterait pas à entrer, n'est-ce pas ? Le même principe s'applique ici. Un design soigné rassure le visiteur et l'encourage à s'inscrire. L'expérience utilisateur est cruciale, car elle influencera le ressenti global du participant, qui doit garder une excellente impression de cette première étape.
Nous avons sollicité l'expertise de l'un de nos graphistes, Norbert, pour vous offrir quelques conseils sur la création d'un site d'inscription impeccable :
- Respecter votre charte graphique : En incorporant des éléments visuels clefs de l’entreprise pour faciliter le repérage du visiteur et lui permettre d’établir un lien entre l’événement et la marque.
- Suivre les tendances : On aurait plutôt tendance à créer des designs épurés, des forts contrastes entre les couleurs et à utiliser des polices Sans Serif – exit le Times New Roman – qui sont plus actuelles, linéaires et harmonieuses. Mais bien sûr, les goûts sont personnels. À vous de vous glisser quelques instants dans la peau de votre visiteur pour prendre les meilleures décisions.
- Garder la lisibilité : Restez vigilant sur le choix de vos visuels, notamment sur la photo que vous utiliserez pour le fond d’écran. Trop sobre, elle n’aura pas d’utilité. Trop chargée, elle noiera le message initial et limitera la visibilité du reste du site.
💡 L’avantage c’est qu’avec Eventdrive, vous pouvez faire tout ça sans une seule ligne de code. Pas besoin de sombrer dans les méandres du HTML… Au final, un bon site d’inscription, c’est comme une bonne présentation : il comporte uniquement les informations qui apportent une vraie valeur ajoutée, un design en adéquation avec la charte graphique, sans fioritures et des messages forts.
Diffusez les bonnes informations
Lorsque les invités accèdent à votre site d'inscription, ils se posent naturellement des questions cruciales : Pourquoi devraient-ils s'inscrire à cet événement ? Quelle est la valeur ajoutée qu'ils peuvent en retirer ? Qu'est-ce qui rendra leur expérience "wahou" ?
Pour répondre à ces questions, vous devez diffuser les bonnes informations. Voici trois axes à suivre pour créer un site d'inscription parfait :
👉 Efficacité
Fournir la quantité adéquate d'informations (thème, date, lieu, horaires, grandes lignes de l’agenda, partenaires).
👉 Valorisation
Utiliser le vocabulaire approprié, en accord avec la charte éditoriale si elle existe. Évitez les termes trop spécifiques à un métier ou à un secteur particulier. Ce travail préliminaire sur le contenu de l'événement est essentiel : si les mêmes informations peuvent être obtenues par e-mail, pourquoi les participants devraient-ils se déplacer ?
👉 Personnalisation
Les visiteurs du site d'inscription doivent ressentir qu'ils vivent une expérience unique et sur mesure. Les clients sont plus enclins à poursuivre leur démarche s'ils ont le sentiment que le site a été conçu spécialement pour eux.
Créez un chemin d’inscription sans encombres
Le processus d'inscription de votre événement doit être simple et agréable pour les participants. Leur parcours sur le site d'inscription doit être fluide et guidé par des appels à l'action judicieux.
Il est essentiel d'assurer à la fois :
- Cohérence : la cohérence de la charte graphique est primordiale pour que les participants puissent identifier clairement qu'ils se trouvent dans le processus d'inscription de votre événement.
- Fluidité : veillez à vérifier attentivement les liens, en particulier dans les e-mails, pour éviter toute complication ou frustration pour les participants. L'objectif est de susciter l'enthousiasme, d'attiser la curiosité et de laisser une bonne impression (des objectifs que le site d'inscription Eventdrive vous aidera à atteindre).
💡 De plus avec Eventdrive, si vous créez un site exceptionnel, vous pouvez le sauvegarder en tant que modèle pour une utilisation future.
En résumé, voici les points clés essentiels à retenir pour un site d'inscription de qualité :
- Une expérience fluide
- Un formulaire d'inscription personnalisé
- Un design attrayant en harmonie avec les couleurs de votre événement
- La disposition des informations appropriées aux endroits pertinents