Le site événementiel est primordial pour assurer la réussite de votre événement. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il s’agit de la fenêtre de votre événement. 🪟 Il fournit aux participants toutes les informations relatives à l’événement, son objectif ultime étant de pousser les invités à s’inscrire. Il vous permet :
- D’augmenter la visibilité de votre événement
- De renforcer votre image de marque
- De regrouper toutes les informations nécessaires pour vos participants
- Et, last but not least, d’augmenter le taux d’inscription à votre événement.
Il y a une chose commune à chaque événement réussi ; ils ont tous eu un site événementiel qui a su très bien convertir ! De la structure de votre site au design de ce dernier, en passant par son paramétrage ou son contenu...
Pour s’assurer qu’il en aille de même pour le vôtre, voici toutes les étapes pour créer le site événementiel parfait pour vos futurs événements.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous vous invitons à visionner cette courte vidéo sur l’intérêt d’un site événementiel.
Sommaire 🗒
La structure du site événementiel
- Choisir l’outil de création du site web
- Obtenir un nom de domaine et son URL
- Créer le design et les visuels de votre site événementiel
Le contenu de votre site événementiel
- Concevoir une belle page d’accueil
- Autres contenus à créer sur votre site événementiel
- Donner accès à un formulaire d’inscription qui claque
Les éléments essentiels de votre site événementiel
- Analyser les performances du site
- Se conformer au RGPD
La structure du site événementiel
Choisir l’outil de création du site web
Avant de commencer à créer votre site web, vous devez vous mettre d’accord sur un créateur. Vous aurez ainsi le choix entre différents fournisseurs :
- Un CMS en interne. Si vous possédez un CMS au sein de votre entreprise, vous pourrez créer votre page web en vous adressant à l’équipe chargée de développer le site web de l’entreprise. Vous serez cependant dépendant d’eux pour apporter des modifications à celui-ci.
- Un Website builder. En faisant appel à un Website builder (comme Wix), vous serez autonome dans votre processus de création. En revanche, le branding risque d’être limité. Cela ajoute un nouvel outil à appréhender en plus de ceux que vous utilisez déjà, ainsi qu’un coût supplémentaire. De plus, sur un Website Builder, vous n’aurez pas un site web avec des fonctionnalités réservées à l’événementiel, telle que l’automatisation de la gestion des inscriptions.
- Un développeur web. Il peut être interne ou externe à l’entreprise et est dédié à la création de votre site. Vous devrez lui fournir tous les éléments nécessaires à la création du site événementiel et travaillerez en étroite collaboration avec lui. Cela implique par contre que vous soyez dépendant de lui concernant les mises à jour du site.
- Un fournisseur de technologies événementielles (ou EMS). Si vous possédez un logiciel de gestion d’événements, il vous facilitera la création de votre site web événementiel. En effet, certains EMS vous donnent la possibilité de personnaliser en toute simplicité votre site à partir de modèles, sans avoir besoin d’une aide externe. Vous serez totalement autonome et toutes vos modifications seront visibles dès leur application pour un site qui vit avec son événement (et son temps !).
Obtenir un nom de domaine et son URL
Pour créer votre site événementiel, vous devez tout d’abord vous assurer du concept et du thème de votre événement. Il est important de valider ces deux éléments pour avoir une ligne conductrice pour toutes vos prises de décision.
Ensuite, penchez-vous sur la façon dont vous allez paramétrer la création de votre site. Si vous passez par un EMS pour la création de votre site web, vous n’avez pas besoin de créer un nom de domaine : vous obtiendrez automatiquement un URL personnalisable pour votre événement. Si vous passez par une agence externe, pensez bien à créer un domaine pour votre site événementiel. Une fois que vous avez obtenu votre nom de domaine et que vous vous êtes assuré que votre site web puisse voir le jour dans les temps, vous pouvez vous pencher sur son design.
Conseils :Regroupez toutes les informations en amont dans un dossier pour être sûr de ne rien oublier.
Créer le design et les visuels de votre site événementiel
Mettez-vous en tête que votre site événementiel doit être le plus simple et le plus fluide possible pour vos participants. Offrez-lui une bonne Attendee Experience (AX) qui commence avant même le début de l’événement (et notamment via votre site événementiel) ! Choisissez un design ou un modèle de design adapté pour que votre site représente au mieux l’expérience que vous souhaitez faire vivre à vos invités. Assurez-vous que votre site événementiel comporte les informations les plus importantes, qu’il est responsif et que son parcours est bel et bien fluide.
Les différents outils de création de site web ont des manières différentes de designer votre site web :
- Le CMS ou Website Builder. Des logiciels comme Wordpress, Wix ou autres mettent à disposition des templates ou création par scratch HTML.
- Les développeurs web, eux, utilisent le langage programmatique et notamment la création HTML pour créer le site de A à Z. Si vous souhaitez en connaître davantage sur le langage programmatique, n'hésitez pas à consulter cet article sur la Conception Web 101.
- L’EMS. Avec un builder de site web (réfléchi et travaillé en amont par des développeurs web) intégré à votre logiciel de gestion d’événements, vous pourrez très facilement designer votre site avec les différents éléments visuels que vous avez créé. Sur Eventdrive, nous vous permettons de construire un site web de A à Z en choisissant des modèles de design prédéfinis, qui vous permettent de ne pas faire appel à un développeur web et d’être totalement autonome dans la conception de votre site événementiel. Certains EMS vous donnent la possibilité de le sauvegarder en tant que modèle pour gagner du temps sur vos prochains événements.
Si vous souhaitez augmenter votre liberté dans le design du site événementiel, n'hésitez pas à utiliser du custom CSS ou du custom JavaScript qui vous permettront de personnaliser davantage votre site.
Une fois que vous avez choisi le design de votre site web, vous pouvez créer son contenu et son aspect visuel. L’aspect graphique du site est important car c’est lui qui vous permet de le dynamiser et d’appuyer sur votre image de marque. Dans ce sens, les couleurs et l’imagerie de votre événement jouent un rôle crucial. Sachez que la couleur n'est pas limitée à celle de l’arrière-plan de votre site. En effet, il faut aussi penser à la couleur des textes, celle de vos hyperliens, la couleur du menu du site, et même celle des icônes tels que ceux des réseaux sociaux, par exemple.
Conseils : Nous vous encourageons à aller au-delà des deux ou trois couleurs principales de votre marque. Creusez dans les détails de votre charte graphique. Si vous incorporez des éléments visuels clefs de l’entreprise, vous facilitez le repérage du visiteur et lui permettez d’établir un lien entre l’événement et la marque. Votre image de marque sera ainsi conservée et assimilée par l’invité.
Pour ce qui est des polices, privilégiez plutôt des polices Sans Serif – exit le Times New Roman – qui sont plus actuelles, linéaires et harmonieuses.
Pour ce qui est des visuels, il est important de créer une image représentative de votre événement avec un design épuré pour habiller votre arrière-plan. Elle devra renvoyer vers le thème de votre événement et être facilement reconnaissable, avec des éléments graphiques se rapportant à votre image de marque. De plus, il faut veiller à ce que la création soit bien optimisée et de bonne qualité. Pour obtenir une qualité suffisante, vous pouvez la créer aux dimensions 1920 px x 1080 px. Si vous souhaitez une création des plus professionnelles, faites appel au graphiste de votre entreprise ou bien à un graphiste extérieur.
Découvrez comment utiliser les pixels lors de vos créations et optimiser ainsi votre image de marque !
N’hésitez pas à vous rendre sur des banques d’images payantes comme Adobe Stock et ShutterStock, ou bien gratuites telles que, Stockvault, Pixabay ou Freepik. Les images récupérées sur ces sites pourront également vous servir à illustrer des informations sur n’importe quelle page de votre site événementiel.
Le contenu de votre site événementiel
Concevoir une belle page d’accueil
Une fois que les bases du site événementiel sont créées, attaquez-vous à la page d’accueil. Celle-ci est la première page sur laquelle vos participants tombent lorsqu'ils cliquent sur le lien dirigeant vers votre site web. Elle contient les informations principales de votre événement.
Pour créer une page d’accueil performante sur votre site web, nous vous conseillons d’y renseigner le nom de l’événement en le mettant bien en avant. Insérez aussi une belle description de celui-ci en pensant à ce que le texte soit rédigé succinctement. N’oubliez pas d’y renseigner la date, l’horaire de l’événement ainsi que le lieu. Attention ! Précisez bien le fuseau horaire si vous invitez des personnes venant de l’étranger. Enfin, en complément de l’heure de l’événement, vous pouvez ajouter un compte à rebours, qui permettra de transmettre un sentiment d’attente et d’urgence au moment de s’inscrire.
Autres contenus à créer sur votre site
Après avoir rempli toutes les informations apparaissant sur la page d’accueil de votre site événementiel, déterminez quel contenu vous allez rendre accessible.
Voici de nombreuses idées de contenus à ajouter sur votre site :
- Une section Intervenants. Elle comprend leur nom, leur titre, leur entreprise, leur photo, leur biographie et leurs coordonnées. Notez cependant que tous les intervenants ne souhaitent pas forcément transmettre leurs coordonnées. Déterminez cela avec eux en amont. Dans cette section, vous pourrez aussi ajouter le site web de vos intervenants et leurs réseaux sociaux.
- Une section Documents. Elle vous permet de transmettre des informations utiles à vos participants durant l'événement.
- Des cartes et plans interactifs du lieu. Elles facilitent les accès à votre événement. Vous pouvez y ajouter les différents lieux clés de votre événement, que ce soit un hôtel ou les salles dédiées à l’événement. Joignez-y également un plan intérieur du lieu de l’événement pour faciliter le repérage des invités et fluidifier le parcours des participants.
- Une section Informations pratiques. Elle permet aux invités d'avoir toutes les clés en main pour s'organiser avant le jour J. Incluez-y notamment le code vestimentaire, les codes wifi, les coordonnées de l'organisateur de l'événement, les moyens de transport à proximité du lieu de l'événement, etc.
- Indiquez les informations sur le voyage et l'hébergement. Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, ajoutez des informations sur les taxis, les horaires des différentes navettes organisées pour l'événement, les transports en commun (métro, bus, location de vélo, les parkings). S'il existe une application locale pour se repérer plus simplement (comme Citymapper) ou enfin des informations sur les hébergements à proximité pour les participants physiques, ajoutez-la également.
- Vous pouvez insérer des informations sur les sponsors et les exposants. Ainsi, les participants pourront avoir une idée de ce qui les attend le jour J. Transmettez à vos participants le nom, le type de sponsors et/ou d'exposants, et le logo de ces derniers. Partagez aussi leur description, leur site web, les coordonnées principales permettant de les contacter ou encore leurs réseaux sociaux.
- N'hésitez pas à inclure une galerie photos. Cette dernière peut être alimentée avant, pendant mais aussi après l'événement. Elle créera du lien, de l’engagement et de l’interactivité entre vos participants.
Avec Eventdrive, vous pouvez créer des pages personnalisées à l’infini, en plus des templates de pages déjà existants. À vous de voir jusqu’à quel point vous souhaitez personnaliser votre site événementiel ! 😉
Donner accès à un formulaire d’inscription qui claque
N’oubliez pas que l’objectif principal de votre site événementiel est que vos invités s’inscrivent à votre événement. L’invité doit donc pouvoir s'inscrire facilement et avec plaisir ! Son parcours sur le site d’inscription doit être fluide, guidé par les différents call to action (CTA).
Vous devez donc lier votre formulaire d’inscription à celui-ci pour inciter les participants à s’inscrire. Pour ce faire, deux solutions sont envisageables. Premièrement, créez votre formulaire d’inscription sur un site externe et reliez-le à votre site internet via un lien. Utilisez par exemple Google Forms ! 😉
Vous pouvez sinon utiliser un EMS. Vous pourrez créer facilement votre formulaire personnalisé et le relier directement à votre site événementiel.
Le formulaire d’inscription est d’ailleurs un excellent moyen de récupérer les données de vos participants, et cela peut faire partie des objectifs de votre événement si celui-ci est externe à votre entreprise.
Veillez aussi à utiliser des champs personnalisés et conditionnels afin de récolter des informations en fonction du profil et des besoins de vos invités. Par exemple, s’il s’agit d’un événement hybride, vous serez sûrement amenés à demander des informations différentes et/ou supplémentaires en fonction de la personne.
Gérer la performance et la sécurité de votre site événementiel
Analyser les performances du site
Il est important de suivre et de maîtriser le trafic sur votre site événementiel. En effet, grâce à lui, vous pouvez déterminer les pages les plus visitées, les plus cliquées, etc. Cette analyse des performances de votre site web vous permettra de comparer votre événement aux événements précédents et d'élaborer une critique constructive. Vous pouvez ainsi vous pencher rapidement sur les éventuelles modifications à appliquer à votre stratégie événementielle. Pour vous aider à analyser ces données, vous pouvez utiliser des logiciels comme Google Analytics, ou bien un EMS si ce dernier contient une partie Analyse des performances. Vous aurez ainsi une vision globale sur l’intégralité des données et pourrez suivre l’évolution de vos KPIs en temps réel
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Se conformer au RGPD
Lorsque vous créez votre site web, il est très important de vérifier qu’il soit bien conforme au RGPD. En effet, pour protéger vos données et celles de vos invités, il est primordial que l’organisme qui les traite veille à ce que la data soit bien sécurisée. Cela permet à vos participants de ne pas s’inquiéter quant-à la confidentialité des informations qu’ils indiquent sur le formulaire d’inscription, qu’elles soient sensibles ou non. Ce respect de la RGPD est d’autant plus important si vous incorporez votre formulaire d’inscription sur votre site web événementiel. Rapprochez-vous de votre service IT pour savoir si les données de votre site événementiel sont bien sécurisées.
Pour en apprendre davantage sur les données sensibles et le RGPD, n’hésitez pas à consulter cette courte vidéo.
Vous disposez dorénavant de toutes les clés pour créer un site web événementiel du tonnerre et impressionner vos participants ! Vous pouvez maintenant aller encore plus loin en optimisant l'interactivité tout au long de votre événement grâce à la création d’une application événementielle.