Comme nous le savons tous, un organisateur d'événements doit penser à un milliard de choses tout au long de la journée. Mais comment faire pour ne surtout pas oublier toutes les tâches à réaliser ? Tandis que certains Event Managers utilisent des pense-bêtes sous forme de post-it, d'autres optent pour la fameuse To-Do list. Finalement, nous avons remarqué que bon nombre de personnes deviennent vite accros à cette méthode. ✨ Mais comment faire pour l'optimiser de sorte à augmenter votre productivité ? Nous vous dévoilons aujourd'hui tous nos secrets pour créer la To-Do list parfaite pour votre événement.
Les avantages d'une To-Do list événementielle
Certains se demanderont pourquoi perdre du temps à faire des to-do lists plutôt que de passer directement à l’action ? Premièrement, elles vous permettent de ne pas oublier ce que vous devez faire. Nous avons tendance à être très optimistes quant à notre capacité de mémorisation et nous oublions trop souvent que les distractions sont nombreuses.
👉 Petite astuce pour booster votre créativité : au-delà des tâches à réaliser, nous vous conseillons aussi de bien noter toutes vos idées, même les plus farfelues ou celles que vous considérez comme insignifiantes.
Si la to-do list de votre événement est bien ficelée, vous limiterez les imprévus (étant donné que toutes les tâches sont recensées) et donc faciliterez la collaboration entre les équipes organisatrices. Utiliser un EMS comme Eventdrive dans l'organisation de vos événements vous permettra de centraliser l'ensemble des tâches à accomplir en un même endroit. De plus cela vous évitera de gaspiller du papier (un petit pas pour l'écologie 😉🍃). Vous pourrez ensuite prioriser vos tâches et les répartir entre les différents membres de votre équipe.
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Comment créer la to-Do list parfaite ?
Listez vos projets
Commencez par lister tout ce qui vous passe par la tête. Posez-vous quelques minutes et couchez sur papier (ou sur téléphone) tous vos projets et tâches à réaliser. Notez absolument tout, même les tâches les plus insignifiantes.
Décomposez chaque grand projet en petites tâches
Certains projets peuvent être découpés en tâches plus spécifiques. Par exemple, si vous avez écrit “Envoyer publicité pour Meetin”, vous pouvez créer les tâches suivantes :
- Acheter le visuel sur Fotolia
- Déterminer l’offre promotionnelle à afficher
- Créer la publicité sur Indesign
- Faire valider à la responsable marketing
- Envoyer le mail à Meet In
Il s’agit là de la théorie des petits pas, qui permet non seulement d’éviter le découragement, si l’objectif n’est pas réaliste, et de favoriser la motivation.
Affinez vos tâches
À chaque tâche, attribuez une deadline, un responsable si vous travaillez sur un projet collaboratif et le temps estimatif que vous passerez à la réaliser.
Priorisez les tâches de votre To-Do list
Selon la matrice Gain / Effort
Pour la construire, vous vous poserez deux questions :
- L’effort à allouer est-il faible ou important ? Est-ce que cette tâche est chronophage ? Est-ce qu’elle demande un investissement mental ou physique important ?
- Le gain est-il faible ou important ? C’est-à-dire : est-ce que cette tâche va me permettre de me rapprocher considérablement de mon objectif ?
Puis, vous classerez vos tâches dans 4 catégories différentes :
- Effort faible et gain important – Prioritaire
- Effort important et gain important
- Effort faible et gain faible
- Effort important et gain faible
Selon la méthode Master your Workday Now
L’élément principal à prendre en compte pour mettre en place cette méthode est la très célèbre et non moins redoutée deadline.
Classez vos missions en trois catégories :
- À faire absolument aujourd’hui : si vous n’avez rien à terminer ABSOLUMENT aujourd’hui, vous pouvez ne rien mettre dans cette case.
- À faire dès que possible : autrement dit à mener à bien entre 7 et 10 jours maximum.
- À faire plus tard : de 15 jours à 3 ans…
Commencez par traiter les tâches de la première catégorie, puis de la seconde et enfin de la dernière ! En effet, c'est facile à dire, moins facile à faire. Nous avons tendance à nous concentrer sur les tâches qui nous apportent un maximum de plaisir, même si elles sont moins urgentes. D’ailleurs, si jamais vous avez envie de vous libérer des tâches de fastidieuses et de vous concentrer sur la création de valeur ajoutée pour vos événements, n’hésitez pas à faire appel à Eventdrive. 😉
Selon la matrice Eisenhower…
Pour la construire, il vous faudra répondre à deux questions :
- Cette tâche est-elle prioritaire ?
- Cette tâche est-elle urgente ?
Puis, vous classerez vos tâches dans 4 catégories différentes :
- Important et urgent – Exécutez
- Peu important et urgent – Déléguez
- Important et peu urgent – Planifiez
- Peu important et peu urgent – Éliminez
Piloter votre to-do list
Bloquez votre agenda
Il suffit de bloquer des plages horaires dans son agenda pour certaines tâches.
Par exemple, attribuez deux créneaux de trente minutes par jour à la lecture de vos mails.
De cette façon :
- Vos collègues n’organisent pas de réunion à ces heures-là.
- Vous consultez vps mails uniquement pendant ces créneaux, ce qui fait que vous n'êtes pas dérangés tout au long de la journée par les messages entrants.
- Ouvrez votre boîte mail le matin, pour préparer votre To-Do du jour et le soir, pour faire le point sur ce qui a été accompli.
N’effacez pas, barrez
Ne faites pas l’erreur de supprimer les tâches que vous avez réalisées. Choisissez plutôt de les barrer ou de les cocher. En effet, rien n’est plus gratifiant que de prendre quelques instants pour admirer le travail déjà accompli.
Finalement, créer votre To-Do list événementielle n’aura jamais été aussi simple ! D'ailleurs, nous savons à quel point l'organisation personnelle est importante dans l'organisation de vos événements. Nous vous donnons donc toutes les clés pour vous simplifier la vie.
Voici un court aperçu de comment nous pouvons vous aider :
- La plateforme Eventdrive se souvient de tout à votre place. 😉 Listez et hiérarchisez facilement vos tâches pour organiser votre emploi du temps grâce au système de drag & drop (glisser-déposer pour les moins bilingues d’entre nous).
- Planifiez vos projets et vos objectifs étape par étape grâce aux tâches et aux sous-tâches.
- Attribuez des missions en un clic à vos collaborateurs ou collègues. S’ils sont mentionnés sur une tâche, ils recevront immédiatement un email leur indiquant le projet à mener !
- Toutes vos tâches sont centralisées dans un seul endroit, fini les post-its à droite à gauche. Recevez des rappels par email deux jours en amont de vos dates butoirs. Identifiez rapidement les deadlines qui approchent grâce au marqueur de couleur rouge.
- Lorsque vous indiquez que vous avez terminé une tâche, Eventdrive se charge de la barrer. Ainsi, en fin de journée, vous pourrez visualiser en un coup d’œil le travail accompli !
Ce créateur de to-do lists vous fait de l’oeil ? 😉