Comment diffuser l'information lors de votre événement d'entreprise ?

Organiser un événement est une tâche qui demande beaucoup de préparation. Mais une fois que tout est en place, la réussite de celui-ci dépendra en grande partie de votre capacité à diffuser de l'information efficacement. Car on le sait bien, ce jour-là, tout ne se passe jamais comme prévu. Les aléas et imprévus de dernières minutes font partie de la vie d’un événement et il est souvent difficile de les éviter. Mais comment faire pour atténuer les dégâts ? Tout simplement grâce à une communication efficace. 

D’ailleurs, que vous ayez des soucis ou non le jour J, vous devez absolument rester maître de votre communication. Que ce soit pour informer les participants des horaires, des activités, des intervenants ou des lieux, il est crucial de mettre en place une stratégie efficace pour atteindre votre public cible. 

Dans cet article, nous vous donnerons des astuces pratiques pour réussir à diffuser de l'information le jour de votre événement, en utilisant des outils numériques et physiques, ainsi que des techniques de communication adaptées. Suivez nos conseils pour attirer un public intéressé et faire de votre événement un succès.    

Les outils pour réussir sa communication le jour de votre événement

Utiliser les SMS

Avec toutes les nouvelles technologies à notre disposition, utiliser la solution des SMS peut paraître archaïque. Et pourtant, ça reste l’une des plus efficaces ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il n’y a pas besoin de connexion internet pour recevoir un SMS, juste un peu de réseau. Même s’il est vrai qu’aujourd’hui, l’accès à internet est plus que répandu, c’est un point à prendre en considération. De plus, tout le monde a un portable sur soi, et lire un SMS est la chose la plus simple au monde.

Voici quelques astuces pour réussir votre communication en utilisant les SMS : 

• Collectez les numéros de téléphone des participants : la première étape pour utiliser les SMS est de collecter les numéros de téléphone des participants. Vous pouvez le faire en leur demandant de fournir leur numéro lors de l'inscription ou en utilisant une plateforme de billetterie qui permet de collecter les informations des participants. N’oubliez pas de demander si vous êtes autorisés à leur envoyer des informations essentielles liées à l’événement et le tour est joué !

• Planifiez des messages avant l'événement : avant l'événement, planifiez des messages qui rappellent les horaires, les activités, les intervenants et les lieux. Envoyez également des messages de bienvenue et de remerciement pour leur participation. 

• Planifiez les messages en fonction du moment de la journée & des activités prévues : envoyez des messages en temps réel Pendant l'événement pour informer les participants des activités en cours, des changements de programme, des rappels d'horaires, etc. L'envoi de SMS en temps réel est primordial car les participants sont plus susceptibles de lire les messages sur leurs téléphones que de vérifier régulièrement leurs e-mails. 

• Personnalisez vos messages : vous pouvez le faire en utilisant le nom des participants. Cela crée une relation personnelle et renforce l'engagement. Utilisez aussi des messages courts et directs pour maximiser l'impact de votre communication.

•  Soyez attentif aux réponses des participants : les SMS sont un excellent moyen d'interagir avec les participants et de répondre rapidement à leurs questions ou préoccupations. Soyez réactifs, cela contribuera fortement à l'amélioration de leur expérience. 

Planifiez des messages avant l'événement, envoyez des messages en temps réel, personnalisez vos messages, et soyez attentif aux réponses des participants. Avec ces astuces, vous pourrez optimiser votre communication et offrir une expérience de qualité à vos participants.

Envoyer un email

Communiquer par mail le jour d'un événement d'entreprise est crucial pour garantir une expérience de qualité aux participants. Tout comme les SMS, les emails permettent de diffuser des informations en temps réel et de personnaliser les messages. Mais le gros avantage des emails, c'est qu'ils vous permettent aussi d'obtenir des reporting détaillés. Si vous utilisez une plateforme de gestion d'événements comme Eventdrive, vous pouvez suivre les taux d'ouverture et de clics en temps réel et ainsi évaluer l'efficacité de vos messages. En somme, la communication par mail le jour d'un événement d'entreprise est un moyen indispensable pour créer un lien fort avec les participants, améliorer leur engagement et offrir une expérience réussie.

Voici les étapes à suivre pour communiquer efficacement avec vos participants via les emails :

• Préparez une liste de diffusion : la première étape consiste à préparer une liste de diffusion pour vos emails. Collectez les adresses électroniques des participants lors de l'inscription ou utilisez une plateforme de billetterie qui permet de collecter leurs informations. Assurez-vous que votre liste soit à jour et que les adresses électroniques soient correctes.

• Planifiez vos emails à l'avance : planifiez vos emails à l'avance et rédigez-les clairement. Planifiez-les en fonction du moment de la journée et des activités prévues. Utilisez un ton amical et encourageant pour renforcer l'engagement des participants.

• Envoyez des emails en temps réel : pendant l'événement, envoyez des emails en temps réel pour informer les participants des activités en cours, des changements de programme, des rappels d'horaires, etc.

• Personnalisez vos emails : tout comme pour les SMS, personnalisez vos emails en utilisant le nom des participants. Le corps de texte doit également être court et direct.

• Utilisez des outils d'automatisation : utilisez des outils d'automatisation pour envoyer des emails en masse et personnaliser les messages. Les outils d'automatisation vous permettent d'envoyer vos messages en fonction du moment de la journée, du statut d'inscription, etc. Ils peuvent aussi vous aider à suivre les taux d'ouverture et de clics pour évaluer l'efficacité de vos emails.

Avec ces astuces, vous pourrez offrir une expérience de qualité à vos participants et renforcer leur engagement. Notre conseil ? Privilégiez cette solution lors des événements professionnels de type journée d’étude ou conférence, cette cible est très réactive aux emails.

Planifier des notifications

Peut-être une solution qui va vous parler davantage si vous êtes adepte de modernité. Si vous avez fait le choix de créer une application mobile pour votre événement, vous pouvez envoyer des notifications push à vos invités. Comment ça fonctionne ? Il suffit que vos participants aient activé la fonctionnalité sur leurs mobiles et de votre côté, vous n’avez qu’à programmer un petit message (par exemple, le rappel d’un horaire pour une conférence) qui s’enverra automatiquement à l’heure prévue. Vos participants recevront alors une alerte directement sur leurs mobiles. Pas trop intrusif et particulièrement pertinent. Vous aussi envoyer des notifications ciblées en fonction de l’audience ou des conférences par exemple.

Publier sur votre site internet

Il est fort probable que vous ayez créé un site internet pour votre événement. Si ce n’est pas le cas, sachez qu’il est très facile de le faire avec Eventdrive ! N’hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus. En effet, avoir un site internet est devenu essentiel pour communiquer auprès de ses participants. Il est vrai que cette option est privilégiée pour les jours précédant l’événement. On utilise le site internet plutôt pour communiquer l’adresse ou l’heure de l’événement par exemple. Mais certains participants ont le réflexe d’aller visiter le site internet quand ils sont à la recherche d’une information, même pendant que celui-ci se déroule. Usez de cet atout pour partager les informations nécessaires et publiez une nouvelle dès que nécessaire. Vous pourriez toucher une partie de votre cible !

Offrez un support technique 

Enfin, offrez un support technique pour aider les participants à accéder à l'information dont ils ont besoin. Si vous utilisez une application ou un site web pour votre événement, assurez-vous que les participants savent comment l'utiliser. Ayez également un point d'information où les participants peuvent poser des questions et obtenir de l'aide si besoin.

Tirer profit du fil d’actualité

Que votre événement soit de grande ampleur ou non, vous avez peut-être prévu de communiquer dessus via les réseaux sociaux. Et vous avez raison ! Il est pertinent de tirer profit de ces réseaux le jour J. Créez une publication sur chaque plateforme (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, etc.) pour rappeler les horaires, les activités, les intervenants et les lieux. N'hésitez pas à utiliser des hashtags pour que les gens puissent facilement trouver votre événement. Pensez aussi à utiliser des stories et des vidéos en direct pour montrer les coulisses et donner un aperçu de l'ambiance. Les gens seront ainsi plus enclins à partager votre contenu et à inciter leurs amis à participer.

Et si vous avez peur de vous faire manger par l’algorithme parfois capricieux des géants du web, pourquoi ne pas utiliser votre propre réseau ? Eventdrive propose différentes solutions de partage d’information et notamment un fil d’actualité. Seuls vos participants pourront avoir accès aux messages que vous postez et les chances qu’ils le reçoivent sont bien plus élevées !

Utiliser des bracelets connectés

L’utilisation des bracelets connectés s’est démocratisée dans l’événementiel il y a quelque temps déjà. L’utilisation première permettait de faire un check-in plus rapide et ainsi limiter les files d’attente à l’entrée. Mais pourquoi ne pas utiliser ce gadget à votre avantage ?

Plutôt que d’envoyer des notifications sur mobiles, vous pourriez les envoyer sur le bracelet connecté. Vos participants recevront alors l’information voulue immédiatement et d’une manière assez ludique. Vous pourriez même en bluffer certains !

Utilisez des panneaux d'affichage numériques 

Les panneaux d'affichage numériques sont des outils puissants pour diffuser de l'information en temps réel. Ils peuvent être utilisés pour afficher les horaires, les plans des salles, les activités en cours, les photos et les vidéos. Placez-les à des endroits stratégiques pour que les participants puissent les consulter facilement.  

Communiquez avec les intervenants et les partenaires 

Les intervenants et les partenaires sont des personnes clés de votre événement. Communiquez avec eux avant l'événement pour leur donner toutes les informations importantes et répondre à leurs questions. Le jour de l'événement, assurez-vous qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin et qu'ils sont à l'aise. N'oubliez pas de remercier les intervenants et les partenaires pour leur participation et de les inviter à partager leur expérience sur les réseaux sociaux. Cela aidera à promouvoir votre événement auprès de leur propre public.  

La communication pendant un événement est la clé dans ce secteur. Que ce soit en interne au sein de vos équipes, avec des prestataires extérieurs ou bien avec vos invités. Il existe de nombreux moyens pour faire parvenir une information précise à destination. À vous de juger quelle manière sera la plus pertinente pour votre cible. Libre à vous également d’en cumuler plusieurs canaux pour maximiser vos chances. Attention cependant à ne pas harceler vos participants, il ne faudrait pas que la situation se retourne contre vous !

Il est bien connu qu'une organisation d'événement demande une grande vigilance. C'est pourquoi nous avons mis en place un eBook qui regroupe les 15 défis les plus fréquents et leurs solutions. 😉 Prenez le temps de le consulter et surmontez aisément tous ces obstacles.