Impact de la hausse des prix sur l'industrie événementielle

Entre ralentissement dû à la crise du covid, guerre en Ukraine, inflation et augmentation généralisée des prix, le secteur de l’événementiel a été mis à rude épreuve ces trois dernières années. 

Une étude menée conjointement par l’Institut de Recherche pour les Foires, Congrès et la Communication Live (R.I.F.E.L) et l’association fédérale allemande de gestion d’événements a mis en lumière les difficultés rencontrées par le secteur depuis 2020. Cette étude intitulée « Cost inflation trends events / exhibitions / trade fair » détaille l’évolution des prix généralisée en Europe entre 2019 et 2022. 

Dans cet article, Eventdrive a analysé et vous explique les causes, ainsi que les conséquences de cette augmentation sur le secteur de l’événementiel.

Les évolutions des trois dernières années dans le secteur événementiel

Depuis 2020, la filière événementielle fait face à une augmentation disproportionnée des coûts. En effet, la crise du covid-19, la guerre en Ukraine et la forte inflation que l'on connaît en France depuis l'été 2021 ont directement impacté les budgets événementiels.

En parallèle, le secteur de l’événementiel a dû faire face à une autre grande problématique. Celle de la baisse de son activité, qui a atteint en moyenne les - 68,4 % entre 2020 et 2022 à cause des ralentissements et contraintes imposées pendant et après la pandémie de COVID-19.

Pour couronner le tout, depuis 2022 l’événementiel redémarre mais fait face à une pénurie de personnel inédite. Avant la pandémie, le secteur travaillait avec 50 % d'employés permanents. Les 50 % restants étant des freelances, des jobs d’étudiant et des bénévoles. Depuis 2022, même si beaucoup de postes ont pu être conservés, il est de plus en plus difficile de trouver de la main d'œuvre temporaire pour compléter les effectifs. Sans parler de main d'œuvre temporaire qualifiée…

Les raisons de la hausse des prix et leur impact sur les coûts événementiels

Les causes de l’augmentation des différents coûts qui impactent l’événementiel sont diverses. Tout d’abord, les mesures sanitaires exigées lors de la crise de COVID-19 ont créé de nouveaux postes budgétaires et imposé des jauges réduites aux événements en présentiels. Réduisant par la même occasion les sources de financement, par exemple les ventes de billets d’entrée. Aussi, les nouvelles exigences dans le secteur de l'événementiel sont désormais plus élevées en matière d’hygiène, mais également de durabilité. Elles nécessitent des budgets plus conséquents. 

Mais d’autres facteurs liés au COVID-19 sont à l’origine de la hausse des coûts des prestations événementielles :

• La baisse des effectifs dans les équipes événementielles (- 54 % sur un an) couplée à une demande plus pressante au moment de la reprise des événements ne permet plus de répondre à toutes les demandes. Un véritable manque à gagner pour les prestataires événementiels.

• Le nombre de fournisseurs se faisant de moins en moins grand, il est plus difficile de les mettre en concurrence.

Autre grand facteur affectant les budgets des événements post-covid, l’inflation persistante et surtout l’augmentation des prix de l’énergie et de l’alimentaire mettent le secteur de l’événementiel dans une position difficile. La hausse des prix de transport, l’augmentation des coûts des matériaux bruts et l’inflation galopante impactent directement notre secteur.

Selon les représentants de l’industrie événementielle allemande “Les organisateurs et les entreprises contractantes doivent s’attendre à de nouvelles augmentations de coûts”. À cela s'ajoute une problématique de délais de livraison qui se sont allongés, obligeant les Event Planners à toujours plus anticiper leur planification.

Quelles sont les lignes budgétaires les plus impactées par l’augmentation généralisée des prix ?

• Le traiteur ou la restauration : l’inflation a largement impacté les prix des denrées alimentaires augmentant par la même occasion les coûts de restauration des événements.

• La logistique des invités : les compagnies aériennes et diverses sociétés de transport sont confrontées à une augmentation de leurs charges liée à l'inflation des matières premières, notamment l’envolée du coût du pétrole. En 2023, un trajet pourrait coûter en moyenne 25 % plus cher qu'en 2022. Aussi, les tarifs des logements ont également augmenté depuis la reprise post-covid. Les sociétés hôtelières ont rehaussé leurs marges pour compenser les pertes subies en 2020 et 2021.

• La location de lieu : la hausse des coûts de l’énergie pèse sur les lieux événementiels qui sont obligés d’augmenter leurs tarifs de location. 

• La location de matériel : L’augmentation du prix de l’essence impacte directement les sociétés de transport routier de marchandise. Les coûts de transport se sont envolés de 16 % entre septembre 2021 et septembre 2022. Ainsi, tout le matériel en location ou livraison est devenu plus onéreux : mobilier, matériel technique, structures pour animation, goodies… 

Quelles conséquences sur les tarifs des prestations événementielles?  

Entre la hausse généralisée des prix des différents services événementiels, des matières premières et la pénurie de main d'œuvre actuelle, une évolution des coûts très importantes a été notée dans le secteur événementiel. En effet, les prestataires ont été obligés d’augmenter leurs tarifs afin de pouvoir continuer à proposer des services de qualité.

L’étude « Cost inflation trends events / exhibitions / trade fair » met en exergue une augmentation de 58 % des coûts d’organisation des événements jusqu’à 250 participants par rapport à 2019. 

La tendance diminue avec l’augmentation de la taille des événements mais reste tout de même importante, avec une augmentation de 55 % pour les événements allant jusqu’à 600 participants et de 46 % jusqu’à 1500 participants. 

Le constat est sans appel, organiser un événement ou un salon coûte beaucoup plus cher en 2022 qu’en 2019. Et malheureusement, cette tendance ne fera que s’accentuer ces prochaines années. “Toujours faire plus avec moins” va devenir la norme dans le secteur de l’événementiel. Un véritable enjeu pour les event planners qui vont devoir redoubler d’ingéniosité.

Voici comment réduire les coûts liés à l’organisation de vos événements.