Viser les meilleures performances pour vos événements corporates implique d'employer les meilleurs moyens pour y parvenir. De l'envoi d'invitations, jusqu'aux remerciements. Initialement, un événement hybride réussi est un événement qui reste dans les mémoires. Cependant, même les plus bons événements peuvent parfois avoir des moments difficiles. Ces derniers auront un impact sur l'expérience vécue par les participants. Cela se fera d'autant plus ressentir lors d'un événement hybride, composé de deux dimensions distinctes : physique et virtuelle. La question est alors de savoir comment engager vos participants pendant votre événement et faciliter le processus de mémorisation tout en récoltant de précieuses données pour améliorer vos prochains événements. Les enquêtes de satisfaction après vos sessions et à la fin de vos événements sont là pour vous aider à transformer l'expérience de vos participants !
Les enquêtes de satisfaction vous offrent avant tout l'opportunité de récolter du feedback qualitatif pour améliorer vos prochains événements hybrides. Elles permettent également de faire remonter des remarques importantes à la direction, et faire un retour aux intervenants sur leur présentation et son contenu. Cela permettra aussi de noyer les moments amers (comme le traiteur qui n'était pas génial, par exemple, ou même un speaker soporifique) en rappelant tous les bons moments de votre événement à vos participants.
Une "enquête à froid", composée de questions bien soignées, vous permettra de répéter certaines informations en post-événement. Ainsi, cela ravivera les souvenirs de vos invités 😉. Une enquête à chaud, quant à elle, permettra à vos participants de rester engagés dans votre événement et les fera relativiser sur certains détails qui leur auraient éventuellement déplu.
Ce qui fait la force et l'attractivité de votre événement hybride, c'est son programme. Des speakers de renom, des sessions aux noms prometteurs et explicites (ou non), des temps de sessions raisonnables... Nous ne vous apprendrons pas à créer votre programme, mais nous pouvons vous aider à récolter les avis le concernant !
Pour faire en sorte de créer le programme parfait lors de vos prochains événements, demandez à vos participants quelles sessions ils ont préférées et permettez-leur, si besoin, de répondre de manière ouverte pour exprimer d'autres pensées. Si vos participants suivent un Event Track, n'oubliez pas de leur demander dans lequel ils se trouvaient afin de cibler au mieux vos points d'améliorations éventuels. Soyez particulièrement rigoureux sur la durée de vos sessions !
Ne commentez aucune de ces erreurs pendant l'organisation de votre événement hybride ! 👇
Votre programme comportait-il suffisamment de pauses ? L'articulation était-elle cohérente en fonction des Event tracks ou simplement l'enchaînement des sessions ? Votre contenu est-il adapté à votre cible ? Le contenu fonctionnait-il aussi bien à distance ? Toutes ces données récoltées vous permettront d'établir le bilan général de votre programme pour faire en sorte de le rendre encore plus attrayant et efficace lors de votre prochain événement hybride.
Votre événement hybride sera très probablement segmenté en plusieurs sessions différentes. Vos sessions plénières et ateliers seront bien souvent séparées par une petite pause café. Effectuez une enquête à chaud auprès de vos participants à la fin de chaque session. Donnez-leur un sondage rapide à remplir pour qu'ils puissent "évaluer" la session à laquelle ils viennent d'assister. Leur permettre de se pencher sur la question est un bon moyen de mémoriser ce qu'ils viennent de voir.
Demandez-leur ce qu'ils ont jusqu'à présent pensé du contenu en lui-même, du ou des intervenants, de la durée de la session, des activités interactives proposées, et enfin, s'ils ont apprécié l'événement dans son intégralité. Focalisez sur les éléments phares de la session (vos intervenants les connaissent d'avant), afin d'orienter vos participants loin du côté obscur. Tout est dans la manière dont vous posez vos questions. Les meilleurs communicants savent tourner une phrase pour évoquer l'émotion ciblée. "Est-ce que vous êtes pour l'innovation et préférez-vous rester derrière les entreprises en forte croissance ?" Personne n'a envie d'être derrière les autres. OK, peut-être les timides qui préfèrent se fondre dans la foule lors d'une d'une soirée. 🤷🏽♀️
En proposant ce petit questionnaire en fin de session, vous allez permettre à vos participants de relativiser sur l'intégralité de la session et ainsi de ne pas rester coincés sur une éventuelle mauvaise partie. Effectivement, en posant des questions relatives aux activités passées, vos participants vont automatiquement se remémorer votre événement, ce qui va favoriser le processus de mémorisation et bien souvent leur rappeler de bons souvenirs, ce qui est un bon point pour la satisfaction générale de vos participants !
Nous avons tendance à oublier certains détails parfois importants des événements auxquels nous avons participé. C'est pourquoi une petite piqure de rappel peut nous ramener à de bons moments et ainsi nous influencer à participer une prochaine fois à un événement du même type.
Ainsi, l'email de remerciement que vous envoyez à vos participants après l'événement est un bon moyen de leur transmettre des ressources importantes, telles que l'enquête de satisfaction, la présentation ou le replay, rappel ultime de votre contenu, mise en avant des chiffres et des éléments clefs... L'enquête étant diffusée plusieurs jours après l'événement, vous inciterez vos participants à se souvenir de nombreux détails qu'ils auraient pu oublier.
Même s'il est important, le contenu de votre événement n'est qu'une partie de celui-ci. Adapter le programme de votre événement pour répondre aux besoins des participants en ligne n'est pas une mince affaire et fait partie de sa logistique globale. Dans un événement hybride, il est hors de question de négliger l'expérience des participants en ligne au profit de ceux en présentiel. Maîtriser la logistique de votre événement est un excellent moyen d'augmenter son retour sur investissement. Comment s'est déroulée la communication avant, pendant et après le jour J ? Demandez à vos participants si la communication était claire et engageante. Pourquoi ont-ils choisi un format en ligne plutôt que sur place ? Était-il aussi facile de participer en personne que de se connecter à votre espace d'événement virtuel ?
La logistique joue un rôle énorme dans l'expérience de vos participants. Le changement de salle sur place nécessite une signalisation adéquate, mais passer d'une session en ligne à une autre n'est pas toujours facile. Vous devez être équipé d'un EMS performant, doté de nombreuses fonctionnalités pour améliorer l'expérience des participants. Prenez par exemple le bouton "Session suivante" et les agendas personnalisables d'Eventdrive. Avec le bouton "Session suivante" de style Netflix, vos participants à distance ne seront jamais perdus puisqu'ils sont transportés d'une session à l'autre en un seul clic. Pour les participants sur place, une application d'événement est essentielle pour leur fournir des informations importantes et, bien sûr, les garder engagés. Demandez à vos participants d'évaluer leur expérience en ligne et sur place. N'oubliez pas d'inclure tous les éléments importants de l'événement qui pourraient être améliorés et mis en œuvre lors de futurs événements : les invitations, le site web de l'événement, les formulaires d'inscription, la plateforme virtuelle de l'événement, les services interactifs utilisés en ligne et sur place, les campagnes d'e-mailing de votre événement, le parcours des participants...
N'oubliez pas que le service de restauration peut également jouer un rôle important dans la satisfaction globale de vos invités, et vous devez donc vous assurer que votre traiteur est à la hauteur. Vous vous souvenez de notre pépite du mois Cheffing dans notre newsletter ?
Vos enquêtes de satisfaction sont avant tout une source d'inspiration pour vos prochains événements hybrides, en présentiel et 100% en ligne ! Quelles sessions auraient-ils aimé voir au programme ? Quels sujets ? Quels intervenants ? Quelles animations ? Puisez le meilleur dans le génie de vos participants.
Le choix du lieu de l'événement n'est pas toujours évident et nécessite beaucoup de réflexion et de créativité. Ne la jouez pas solo, demandez-leur des idées ! 500 cerveaux rassembleront plus d'idées que le vôtre (aussi brillant soit-il, évidemment).
Même si nous venons de passer en revue de nombreuses questions intéressantes à poser à vos participants pendant et après votre événement hybride, en voici quelques-unes indispensables :
Par session
Par événement
Pour évaluer au mieux l'avis de vos participants, permettez-leur également de s'exprimer de façon ouverte pour plus de détails.
Il ne fait maintenant plus aucun doute que l'enquête de satisfaction est un moyen puissant d'immortaliser l'événement et de dynamiser l'expérience sur place, mais également d'embellir son image dans les souvenirs des participants. Alors, qu'est-ce que vous attendez pour les utiliser ?
Anticipez vos prochains événements hybrides ! Consultez notre guide ultime pour maîtriser leur organisation de A à Z. Vous y trouverez :
🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement
📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance
🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé
💬 Les témoignages d'experts