L'organisation d'un événement peut s'avérer être une tâche périlleuse. Tout commence généralement petit à petit, avec l'organisation d'une réunion pour une dizaine de collaborateurs. Ensuite, l'étape suivante consiste à organiser un cocktail pour l'ensemble de l'entreprise. Si l'entreprise prospère, il est même possible de recevoir des demandes beaucoup plus importantes avec des centaines d'invités à gérer ! 🤯
Pour y parvenir, il n'est alors plus suffisant de se contenter de fichiers Excel et d'outils de gestion de projet basiques. C'est à ce moment-là que les plateformes de gestion d'événements entrent en jeu. Les logiciels événementiels tout-en-un ont été développés pour vous aider à rendre l'organisation de votre événement agréable. Mais comment savoir si votre entreprise est prête à en bénéficier réellement ? Nous vous présentons aujourd'hui tous les avantages de ces plateformes.
Une solution pour vous aider à planifier vos événements
Il n'est plus possible de gérer les différents prestataires, les aspects logistiques et la liste d'invités à l'aide d'un simple fichier Excel. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous disposez désormais de trop d'informations à gérer. Ainsi, pour gagner en efficacité, il est impératif de faire preuve de pragmatisme et d'organisation.
C'est ici que les plateformes de gestion d'événements entrent en jeu et vous permettent de gagner un temps précieux. En utilisant ce type de logiciel de gestion, vous pouvez contrôler le budget de votre événement, assigner des tâches à vos collaborateurs et gérer les échanges avec vos partenaires depuis une seule plateforme.
Les solutions de gestion d'événements vous permettent de piloter votre organisation événementielle de manière intégrale, depuis une plateforme collaborative unique. Dites au revoir aux multiples réunions organisationnelles et bonjour la productivité améliorée !
En utilisant une solution de gestion d'événements pour vous aider dans votre mission d'organisateur, vous centralisez les données et évitez la redondance d'informations.
En choisissant un outil qui offre une synchronisation en temps réel, vous facilitez le travail de toutes vos équipes, où qu'elles se trouvent. La collaboration devient plus pertinente et permet à vos équipes de travailler de manière plus efficace, sans perdre de temps dans des échanges d'emails inutiles.
💡 Découvrez-tous les secrets des plateformes de gestion d'événements.
Faites passer votre stratégie au niveau supérieur avec une solution événementielle
Organiser une réunion pour une dizaine de personnes reste relativement facile et ne nécessite que peu de ressources externes. Il suffit de trouver un lieu, contacter un ou deux prestataires pour le matériel et le repas, et s'assurer que toutes les conditions sont réunies pour faciliter le travail des collaborateurs.
Mais qu'en est-il des galas de fin d'année ou des salons professionnels ? N'avez-vous pas envie d'épater vos participants ? Avec les plateformes de gestion d'événements, cela devient possible. En optant pour un logiciel événementiel tel qu'Eventdrive, vous pouvez impressionner vos invités bien avant le jour J, grâce aux invitations que vous leur enverrez ! Avec les solutions d'événements, il est possible de créer des formulaires d'inscription personnalisés, de concevoir un site événementiel, sans avoir besoin de mettre les mains dans le code. D'ailleurs, il vous suffit en moyenne de 20 à 30 minutes pour créer un site exceptionnel aux couleurs de votre événement.
Vous souhaitez personnaliser les invitations en proposant des conférences spécifiques pour épater vos convives ? C'est possible grâce à la création de listes de ciblage qui vous permettent d'envoyer le bon message au bon destinataire. En quelques instants, vous pouvez personnaliser vos emails d'invitation et recevoir en temps réel une liste des participants. Plus besoin de passer des heures à chercher les confirmations de présence dans votre boîte mail car tout est centralisé et vos listes de contacts sont automatiquement mises à jour.
L'utilisation d'une application événementielle
Souvent, l’organisateur d’événement a beaucoup de travail de préparation en amont, mais il laisse le soin de distraire les invités le jour J à un autre professionnel, l’animateur.
Avec les solutions d’événements, on peut désormais aller plus loin et épauler les animateurs grâce à une application événementielle. Le principe est assez simple : les invités n’ont qu’à installer une application sur leur smartphone et l’avoir à portée de main au cours de l’événement.
Les avantages de ces applications sont multiples. Elles facilitent le check-in, un avantage non négligeable lorsque l’on a des centaines, voire des milliers de participants. Elles permettent également de favoriser les interactions entre les invités grâce à des jeux interactifs comme la création d’un nuage de mots ou la mise en place de quiz, etc.
Les applications événementielles sont aussi un outil puissant dont vos participants pourront bénéficier pour faciliter le networking. Ils pourront en effet échanger entre eux grâce à une messagerie privée et sécurisée ou encore échanger des informations de contact très facilement.
Obtenir un reporting poussé
En utilisant des méthodes de gestion de projet basiques, le suivi et le compte-rendu d'un événement peuvent vite être limités. Bien que des graphiques simples puissent être créés pour analyser rapidement les données recueillies, encore faut-il avoir collecté les bonnes informations lors de l'événement. Pour obtenir un compte-rendu approfondi, les solutions d'événements sont bien plus pertinentes.
Il est en effet possible de générer des rapports personnalisés en temps réel grâce à la collecte de données. En quelques clics seulement, vous pouvez mesurer la satisfaction des participants, tirer des conclusions sur les résultats obtenus, contrôler le retour sur investissement de vos actions, et ainsi garantir une meilleure rentabilité.
Les processus d'organisation d'un événement en entreprise évoluent rapidement et il est important de rester à jour. Ce constat est d'autant plus vrai lorsque les événements à organiser sont de plus en plus importants. Les outils de base utilisés par l'entreprise peuvent rapidement devenir obsolètes. En faisant appel à une solution d'événement, vous gagnez non seulement du temps, mais vous améliorez également votre productivité. Lorsque les méthodes de base ne suffisent plus, il est temps de passer à des outils adaptés et à une organisation professionnelle.
Pourquoi Eventdrive est la plateforme dont vous avez besoin ?