En tant que responsable des ressources humaines (RH), vous êtes confronté chaque jour à de nombreux défis visant à assurer la performance de vos équipes et à accompagner les transformations nécessaires à la réussite de votre entreprise. Si l'importance stratégique d’une bonne gestion des ressources humaines n'est plus à prouver, la question se pose sur les moyens à mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs. Dans cette optique, l'événementiel interne joue un rôle essentiel. Il permet de mettre en place des initiatives importantes dans trois domaines clés : la culture d'entreprise, les compétences des collaborateurs et leur engagement.
Dans cet article, nous expliquons les grands enjeux et défis RH que l'événementiel vous permet de relever. Nous vous apportons également des clés et des outils pour simplifier la gestion de vos événements internes. L’objectif ? Une meilleure productivité, une efficacité au quotidien et un climat social favorable à tous.
Les événements internes sont au cœur de la vie de l'entreprise
Les événements internes permettent de transmettre les valeurs partagées de l'entreprise. Ils renforcent la marque employeur et l’image que votre société renvoie auprès de vos collaborateurs. En utilisant l’événementiel interne pour renforcer la culture de votre entreprise, vous allez automatiquement avoir un impact positif sur leur bien-être.
Lors de vos événements internes vous :
- Mettez en avant les valeurs communes et vous rappelez ce qui unit les collaborateurs. En insistant sur le partage de connaissances ou la transmission de valeurs clés, vous renforcez l’image de votre entreprise pour une meilleure reconnaissance et intégration de vos équipes.
- Alignez la vision stratégique de l’entreprise. L'événementiel interne a aussi comme objectif de faire descendre de l’information et d’aligner les collaborateurs sur une même vision. C’est également l’occasion de faire émerger de nouvelles idées.
- Faites preuve de reconnaissance. Les meilleurs dirigeants sont ceux qui savent saluer la réussite et remercier leurs collaborateurs. En montrant votre reconnaissance vous augmentez leur confiance et leur investissement. Vous construisez aussi une solide réputation pour votre marque employeur, ce qui vous permettra de conserver vos effectifs et de recruter plus facilement.
- Favorisez la cohésion et la motivation de vos équipes. En leur permettant de se rencontrer, d’échanger et de collaborer dans un environnement serein, agréable, voire ludique.
Événementiel interne et qualité de vie au travail
Mais l’événementiel interne ne sert pas qu’à transmettre des messages, il permet aussi de renforcer le bien-être de vos collaborateurs. En organisant des événements dédiés à la qualité de vie au travail et à l'amélioration des conditions de travail, vous optimisez les performances globales de vos équipes. Ainsi, vous vous assurez de leur engagement.
Vous pouvez par exemple :
- Organiser des ateliers d’information dans le cadre de la semaine de la Qualité de Vie au Travail (QVT) qui a lieu en juin,
- Mettre en place des sessions de formation QVT à destination de vos managers autour de thématiques comme la gestion du stress, la prévention du harcèlement moral et sexuel, le bien-être en entreprise, etc;
- Proposer des teambuilding centrés sur le bien-être et proposer des activités yoga, shiatsu ou sophrologie…
Événementiel interne et développement de compétences
Le développement des compétences est l'une de vos priorités en tant que DRH. Pour cela chaque année vous devez organiser des sessions de formations, des journées d’études et tout autre type d’événement qui permettront à vos collaborateurs d’évoluer et de développer leur hard skills et leurs soft skills. Pour l'entreprise et les employés c’est du gagnant-gagnant.
Pour cela vous pouvez organiser :
- Des sessions de formations régulières sur les dernières évolutions du secteur, pour sécuriser les acquis de vos collaborateurs ou pour leur permettre d’acquérir des niveaux supérieurs de qualification ;
- Des conférences avec l'intervention d’experts apportant des conseils pour comprendre et développer les soft skills ;
- Des webinaires thématiques réguliers autour de sujets stratégiques liés à vos activités;
- Des journées d’études afin de rassembler vos équipes et de les faire brainstormer autour d’un sujet ou d’une problématique. C’est la meilleure occasion pour confronter les idées et développer leurs connaissances.
Pourquoi organiser un événement interne à l’entreprise ?
L'événementiel interne promeut les valeurs de l'entreprise, il rappelle ce qui unit les employés, mais pas que… Il permet de faciliter le travail des ressources humaines. Pour chaque type de défi, un événement peut apporter une solution concrète et efficace.
En tant que dirigeant des RH vous allez utiliser l’événementiel d'entreprise pour :
- Remercier et encourager les équipes pour leur travail : par exemple, en organisant une cérémonie des vœux ou une soirée de noël.
- Favoriser et encourager les perspectives d’évolution au sein de l’entreprise : par exemple en organisation chaque année un événement de rentrée mettant en avant les différentes possibilités de mobilité interne ;
- Former et développer de nouvelles compétences individuelles et collectives nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise : Chaque année les ressources humaines mettent en place des journées et des séminaires de formation.
- Développer la marque employeur, la fierté et le sentiment d’appartenance à l’entreprise, augmenter et développer la reconnaissance et renforcer l’image de l’entreprise : par exemple en organisant des séminaires et/ou voyages incentive autour des valeurs de l'entreprise. Ou bien des coffee chat réguliers et événements autour des ERG d’entreprise. Créer des temps forts pour favoriser l’intégration et l’inclusion, comme par exemple les événements Women In Tech ou des mini-conférences sur des prises de parole de DNI Manager sur une thématique spécifique. C’est essentiel pour développer la culture d’entreprise et la fierté de vos collaborateurs et ainsi s’assurer de garder les talents nécessaires à la réussite de l'entreprise, voire de recruter de nouveaux talents.
- Améliorer la cohésion d'équipe, tisser du lien et rassembler les collaborateurs autour d’événements fédérateurs : par exemple des événements sportifs, afterwork, petits déjeuners internes ou activités de teambuilding.
- Motiver les équipes ou rassurer dans le cadre d’une transition : en organisant un séminaire d'entreprise, un voyage incentive, ou encore, un challenge d’entreprise.
- Apprendre à se connaître, renforcer l’esprit d’équipe et la performance collective : en mettant en place des olympiades ou un séminaire couplé d’activités de team building.
- Partager la vision de l’entreprise, Informer les équipes internes sur les nouvelles dispositions légales et accompagner les grands changements et transitions : en proposant un séminaire, une journée d’étude, de grandes réunions d’onboarding, des conférences internes, des formations ou encore des ateliers d’entreprise. L’idée est d’informer les employés et de les faire participer activement à la compréhension et à l'intégration des différentes évolutions. L’occasion de développer leur implication et engagement.
- Améliorer la qualité de vie au travail (QVT) des collaborateurs : en proposant régulièrement des afterworks ou l’organisation d’activités originales et d’ateliers en entreprise.
- Mettre en place des initiatives pour les Managers afin de favoriser le partage d’information au sein de leurs équipes : en les réunissant régulièrement autour d’un petit déjeuner, d’une demi-journée de travail ou d’un afterwork.
Les possibilités et les besoins en événementiel interne sont nombreux. Heureusement, vous pouvez compter sur les plateformes de gestion d’événements pour vous faciliter la vie et atteindre vos objectifs.
Les avantages d’une plateforme de gestion d'événements pour les ressources humaines.
Plus une entreprise est grande, plus les défis à relever par le service ressources humaines sont importants. Ainsi, sans outils adaptés, la planification événementielle peut vite devenir compliquée et chronophage, voire inefficace dans le cas d’une mauvaise gestion des événements internes.
Les EMS, ou plateformes de gestion d’événements internes, vous permettent d’optimiser la logistique et l’impact de vos événements.
Via votre plateforme tout-en-un vous pouvez tout centraliser et gérer :
- La planification de vos événements internes. Votre plateforme de gestion événementielle va faciliter la centralisation des informations, la communication et la collaboration de vos équipes en leur permettant de suivre une même approche et méthodologie de travail. Tâches, budgets, rôles, permissions et prises de décisions sont gérés de manière centralisée.
- La gestion des données de vos événements. Toutes les données liées à vos événements sont centralisées sur un outil ce qui vous permet de mettre en place un reporting précis des KPI : taux d'engagement, du taux de participation, du nombre de visiteurs sur le site événementiel, du nombre de personnes émargées…
- La gestion des inscriptions à vos différents événements internes. Pour chacun de vos temps forts internes, les invités s'inscrivent directement via le formulaire intégré à votre site web événementiel. Ceci permet de fluidifier le parcours participant.
- Une meilleure promotion de vos actions et transmission des messages. Vous pouvez créer un site vitrine personnalisé réunissant tous vos événements internes. Cet outil commun aux couleurs de votre entreprise va permettre de renforcer l’appartenance et la culture d'entreprise, tout en simplifiant la promotion de vos actions internes. Pour chaque événement vous pourrez renvoyer vers un site événementiel dédié.
- Une communication simplifiée. Pour chaque événement interne, vous pouvez mettre en place des campagnes de mailing personnalisées pour informer, motiver et engager vos différents participants. Vous pouvez également envoyer des notifications push aux participants pour les prévenir de tout changement de planning ou pour leur envoyer toute sorte d'informations relatives à l'événement.
- La sécurisation de vos données et le respect des normes européennes. Eventdrive est une solution française, hébergée en France garantissant une sécurité maximale pour répondre à toutes les exigences des organisateurs d'événements : création de rôles et de permissions personnalisées, suppressions automatiques des données sensibles collectées, respect du RGPD, authentification sécurisée (SSO)…
Les plateformes événementielles offrent un véritable gain de temps et surtout simplifient le travail et la coordination des équipes des ressources humaines en vous offrant une plateforme unique sur laquelle tout le monde peut se connecter et réaliser ses tâches. Ainsi, vous optimisez vos processus internes, évitez les pertes d'informations et réduisez les risques d’erreur, tout en gagnant un temps précieux et en réduisant le stress lié à l'organisation de vos événements internes.