Imaginez un événement qui ne se termine jamais ! C’est la promesse des événements asynchrones. Cette nouvelle grande tendance de l’événementiel hybride de 2023 va venir bousculer les pratiques de notre secteur.
Mais que veut dire “asynchrone” ? Tout simplement : “qui n'a pas lieu en même temps”. Traditionnellement, un événement hybride est constitué d’une dimension physique disponible simultanément en ligne. Le concept d’un événement asynchrone est différent. Votre contenu sera diffusé à différents moments et votre événement ne va pas avoir de date de fin. Les événements asynchrones sont délinéarisés. Ils sont à l’événement ce que le replay est à la télévision.
Ainsi, l’expérience événementielle est bien plus longue. L’organisation d'événements asynchrones ouvre donc encore plus le champ des possibles.
Qu’est-ce qu’un événement asynchrone ?
Une évolution des événements hybrides
La digitalisation des événements a permis de faire vivre un événement bien au-delà de sa réalisation. Avec l’accès aux replays, vos participants peuvent continuer à consommer vos contenus même après la fin de votre grand temps fort.
Les événements asynchrones font encore évoluer ce concept d’événement hybride. Le contenu de l’événement est disponible à un moment donné, mais il peut être consulté par l’utilisateur librement à tout moment et à son rythme.
Un événement sans date de fin et disponible à tout moment
Par exemple, la diffusion de vidéos préenregistrées ou la mise à disposition de documents à la demande sont des formes de contenus qui correspondent à ce modèle asynchrone. Ajouter la dimension asynchrone à un événement se traduit par la diffusion de son contenu sous forme de vidéos préenregistrées et à différents moments. Votre événement n’a plus de date de fin. Vos participants dans le monde entier peuvent découvrir vos contenus à leur rythme. Ils peuvent également participer, poser des questions et interagir entre eux à tout moment, et pas uniquement pendant la tenue de l'événement en direct.
Une autre spécificité d’un événement asynchrone : ses contenus ne sont pas fixes. Ils sont en continuelle évolution en fonction des retours des participants. Finalement, les organisateurs ne sont pas tenus par un objectif d'engagement réduit uniquement à la période du déroulé de l'événement. En effet, les interactions ne sont pas forcément immédiates, elles peuvent se faire à tout moment. Ainsi, il est possible d’engager ses participants sur une plus longue période.
Quelle différence avec les replays ?
Le principe du replay dans un événement hybride classique est de rendre disponible en ligne l'enregistrement de l’événement. C’est en quelque sorte du contenu à la demande pour ceux qui n’auront pas pu participer à l’événement en direct. Pour y avoir accès il faut attendre que l’événement soit terminé.
Dans le cas des événements asynchrones, vos contenus sont librement consultables à tout moment, même pendant l’événement lui-même.
Aussi, le contenu proposé peut évoluer dans le temps, à la différence des événements hybrides classiques proposant un replay. Il va être modifié, amélioré ou bien personnalisé en fonction des retours et des interactions sur la plateforme ou des données analysées.
Pourquoi opter pour un événement d'entreprise asynchrone ?
C’est la nouvelle tendance du format événementiel omnicanal. Le moyen de proposer une nouvelle expérience à vos participants et de sortir des sentiers battus. Les événements asynchrones apportent de nouveaux avantages :
- C’est une très bonne manière de construire une communauté autour de l’événement. En rendant vos contenus permanents et en constante évolution, vous encouragez les échanges. En prenant réellement en compte le retour des participants, vous les mobilisez dans un processus de réflexion collective. C’est le meilleur moyen d’obtenir des commentaires constructifs.
- Vous supprimez les barrières géographiques et rendez votre événement plus accessible. En proposant votre contenu disponible à tout moment et à la convenance de chacun, vous ouvrez votre événement à des personnes issues de différentes zones géographiques, dans leurs fuseaux horaires respectifs. Vous leur permettez également d’adapter votre événement à leurs contraintes professionnelles et personnelles. Il n’y a pas d’horaire défini pour un événement asynchrone. Chacun consomme ses contenus quand cela l’arrange.
- Par conséquent, vous maximisez l’impact et la portée de votre événement. Grâce à une participation plus grande et un engagement plus important.
- Vous pouvez obtenir de la data intéressante et segmentée. Avec ce type d’événement, vous pourrez analyser le comportement de vos participants par région ou par fuseau horaire spécifique. Ces données vous permettront d’adapter votre événement et de le faire évoluer vers encore plus d'impact et de personnalisation.
- Vous vous libérez du stress lié aux problèmes techniques. La virtualisation de votre événement ne se fait pas en direct. Ainsi, vous n’êtes plus concerné par les soucis techniques de streaming ou de rediffusion simultanée.
Que faut-il prévoir pour organiser un événement asynchrone ?
Pour organiser un événement asynchrone, il vous faudra les mêmes éléments que pour un événement hybride :
- Un lieu pour la partie en présentiel
- Une équipe technique et une régie audiovisuelle complète pour la captation de votre événement
Et prévoyez en plus quelques spécificités pour valoriser et faire évoluer les enregistrements de votre événement :
- Prévoyez un monteur vidéo qui va “nettoyer” les enregistrements de votre événement et supprimer les temps de latence. En principe vos enregistrements sont plus courts que le live. Si votre événement se déroule sur une journée entière ou plusieurs jours, il pourra également organiser les contenus par thématiques ou tables rondes et les diffuser au fur et à mesure…
- Prévoyez le titrage des intervenants sur la vidéo.
- Dédiez une équipe pour optimiser l'engagement en répondant aux questions et en analysant les demandes et la data. Elle devra également faire des recommandations pour l’amélioration et l’évolution des contenus.
- Recrutez aussi une équipe de production pour créer de nouveaux contenus et modifier les anciens.
- Prévoyez une fonctionnalité de chat ou un forum d’échange sur votre plateforme en ligne. Ceci afin que vos participants puissent interagir à tout moment.
La possibilité de proposer un événement sans date de fin a déjà séduit de nombreuses entreprises. Cette nouvelle tendance va révolutionner le monde de l'événementiel et celui des plateformes digitales de gestion d’événement. Stay Tuned !
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