Les événements hybrides : la clé du succès pour les organisateurs

Le voile se lève petit à petit et nous pouvons voir se dessiner le futur de nos événements. Après plus d'une année d’événements en ligne, vous avez développé de nouvelles compétences. En pivotant sur un format digital, vous avez trouvé les moyens de maintenir vos activités événementielles majoritairement en ligne. Aujourd’hui, de nouvelles opportunités se présentent à vous pour continuer sur votre lancée, si ce n'est encore mieux. Les événements hybrides, impliquant des participants et intervenants présents à la fois sur place et à distance, se développent et vous permettent d'imaginer de nouveaux formats et de nouvelles activités. Nous vous présentons nos conseils pour vos futurs événements hybrides!

Pourquoi l’hybride en particulier ? 

Le meilleur des deux mondes

Commençons par des chiffres qui parlent d’eux-mêmes : 77 % des Event Planners songent à opter pour le format hybride à l’avenir (selon l’enquête LinkedIn 2021).

Pas étonnant ! Le retour progressif du travail en présentiel et des rassemblements humains plus importants vont permettre de réunir plus de participants sur place le jour de votre événement.

Alors oui, les événements hybrides représentent le meilleur des deux mondes physiques ET virtuels en se débarrassant des contraintes de l’un et en récupérant les avantages de l’autre. Avec un événement hybride, vous offrez à vos participants l’opportunité de ne pas manquer votre événement ainsi que tous ses messages clés en ayant la possibilité de de participer sur place ou à distance. Alors, pourquoi l’hybride est-il le format gagnant ? 

Qu’allez-vous y gagner ? 

Un meilleur taux de participation 

En organisant des événements hybrides, vous allez logiquement amoindrir votre taux de no-show et permettre de toucher une audience plus large, en vous étendant même à l'international, par exemple. Et oui, pourquoi faire des centaines voire des milliers de kilomètres lorsqu'on peut participer à un événement en cliquant sur un lien. C'est donc également un moyen de permettre à vos participants de se complaire dans l'environnement dans lequel ils se trouvent. Plus besoin de réserver plusieurs jours de déplacement, un lien et un ordinateur suffisent.

Voici une checklist qui vous aidera dans l'organisation de tous vos événements hybrides.

C’est principalement pour cette raison que les événements hybrides vont se populariser dans les mois à venir. Grâce à l’internet, les barrières physiques disparaissent de même que les barrières mentales. En effet, cela permet aux invités de mieux considérer votre événement et ainsi de vouloir y participer. Ce sera également un moyen de faire participer vos employés aux quatre coins du globe pour des événements importants comme des lancements de produits majeurs, des réunions internationales ou un marketing kick-off, par exemple.

Se débarrasser de ces barrières permet d’étendre ses ambitions et ainsi d’inviter des personnalités que vous n’auriez certainement pas envisagées sur un format physique. Proposer des intervenants intéressants et lointains qui peuvent intervenir à distance permettra également d’attirer davantage de participants sur votre événement et de booster votre taux de participation ! Elon Musk qui parle de la révolution technologique ? Le PDG de Disney qui parle de l’expérience participant ? C’est possible avec un événement hybride !

Un meilleur taux d’engagement 

L’interactivité est absolument nécessaire pour que vos participants restent concentrés et impliqués sur votre événement. Heureusement, votre plateforme virtuel et votre application événementielle vous permettent de leur mettre à disposition des fonctionnalités interactives sur place comme en ligne et les a ainsi habitués à participer à vos sondages, vos quiz, vos nuages de mots ou vos sessions Q&A. 

Lorsque nous parlons du meilleur des deux mondes, il ne s'agit pas seulement d'une référence à Hannah Montana. Il s'agit de la possibilité pour les participants de s'engager, quelle que soit la manière dont ils assistent à votre événement, à condition bien sûr que vous utilisiez une plateforme d'événement virtuel et non un logiciel de vidéoconférence. Vous n'aurez pas besoin de réduire votre événement virtuel par crainte d'un faible taux d'engagement. Avec les bons outils, vos participants pourront continuer à utiliser les méthodes d'engagement qu'ils connaissent et aiment déjà. Les événements interactifs sont la clé d'une bonne expérience pour les participants et de taux d'engagement élevés. Il est dans votre intérêt de dynamiser vos interactions pendant votre événement hybride pour que votre public reste concentré, engagé et intéressé !

Moins de dépenses (monétaires & environnementales)

Les événements hybrides permettront non seulement de réduire les coûts de vos réunions mais également les frais liés aux déplacements du personnel de l’entreprise. 

Le nombre de participants en présentiel étant limité, qui dit moins de monde dit moins besoin d’espace et de nourriture. Vous n’aurez plus besoin d’un lieu pour accueillir 1.000 participants mais peut-être 500 ou moins. En ce qui concerne le traiteur, avec plus de monde qui participe à distance, la quantité de mini fours et de boissons sera nettement réduite. 

Et puisque nous parlions plus haut des intervenants que vous n’auriez jamais envisagés sur un format classique, il est vrai qu’un speaker de renom occupe une grande ligne sur le budget événementiel. Opter pour une intervention à distance permettra de réduire les frais liés à son déplacement et donc la facture de sa prestation. Vous diminuez également l'impact environnemental de votre événement en évitant de faire prendre l'avion (ou la voiture) à de lointains intervenants et participants.

Il paraît désormais évident qu’organiser un événement hybride n’est pas qu’un effet de mode mais bien une solution gagnante pour passer vos événements au niveau supérieur ! 

Ce format vous intéresse ? Pour en savoir plus, consultez le guide ultime des événements hybrides. Vous y trouverez : 

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 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

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