Les événements hybrides : la solution événementielle de demain

Les obstacles auxquels vous avez dû faire face ces dernières années, en tant qu'organisateurs d'événements, vous ont permis d'être force d'adaptation et de concevoir des événements plus impactants. Vous avez développé de nouvelles compétences digitales et avez trouvé les moyens de maintenir vos activités événementielles majoritairement en ligne. 

De nouvelles opportunités se présentent à vous pour continuer sur votre lancée, si ce n'est mieux. Les événements hybrides, impliquant des participants et intervenants présents à la fois sur place et en ligne, se développent et vous permettent d'imaginer de nouveaux formats et de nouvelles activités. 

Il est temps de vous préparer à cette évolution, c'est pourquoi nous vous présentons tous nos conseils pour vous aider à être prêt et efficace le Jour J !

Le secteur de l’événementiel a probablement été l’un des plus durement touchés par la pandémie de COVID-19. Face à de nouveaux enjeux sanitaires, l’événementiel a dû trouver un moyen de se réinventer. C’est pour cette raison que les événements hybrides ont connu un essor incomparable. Nouveau terme à la mode, ils existent pourtant depuis quelques années.

Alors l’événementiel pourra-t-il vraiment se sortir d’une telle crise grâce aux événements hybrides ? Eventdrive vous présente cette petite révolution dans le secteur de l’événementiel, ses avantages et vous livre les clés pour réussir votre futur événement, 100 % hybride…

Découvrez les 5 étapes pour assurer la réussite de vos événements hybrides !

Pourquoi passer à l'hybride ? 

Les événements hybrides ont l'avantage de donner plus de souplesse et de flexibilité, aussi bien aux organisateurs d'événements qu'aux participants. Ces derniers auront la possibilité de choisir le format d'événement le plus approprié pour eux, en fonction de leurs besoins et de leurs contraintes. Cela va ainsi potentiellement amoindrir votre taux de no-show et permettre de toucher une audience plus large, même à l'international. Pourquoi faire des centaines, voire des milliers de kilomètres alors qu'on peut participer à un événement en cliquant sur un lien ? 😉 C'est également un moyen de permettre à vos participants de se complaire dans l'environnement dans lequel ils se trouvent. 

Quels sont les réels avantages de l'hybride ? 

Les avantages de l’événement hybride sont multiples. Tout d’abord, il est important de souligner qu’ils permettent de toucher une audience plus large, car leur portée est bien plus étendue. 

 En choisissant d’organiser ce type d’événement, un organisateur n’a plus à se restreindre autant qu’avant à des limites géographiques. Des participants se situant à l’autre bout du monde peuvent tout à fait se joindre aux autres le jour J. Le développement à l’international devient soudainement beaucoup plus facile ! Cependant, attention à prendre en compte le décalage horaire.

Cet avantage est aussi pertinent pour les conférenciers que l’on fait intervenir. En organisant un événement hybride, il est possible d’inviter des speakers basés dans différents pays du monde pour parler au cours de la même conférence ! En mettant en place des interventions à distance, on simplifie alors grandement la logistique de leurs déplacements et on réduit drastiquement les coûts qui auraient pu y être associés.

C’est pour cette raison que l’événement hybride bénéficie d’un meilleur rapport qualité-prix. Pourquoi ? Car au lieu d’organiser plusieurs événements dans différentes villes, il est désormais possible d’en faire un seul et unique. On réduit alors les coûts liés à la location d’une salle par exemple.

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Un événement hybride a la particularité d’avoir lieu à la fois dans un espace physique, mais également avec une partie en ligne. On cumule ainsi une audience réelle qui se déplace et une audience virtuelle qui peut suivre l’événement à distance.

Ce qui rend les événements hybrides originaux est qu’ils proposent la même expérience au public se trouvant sur place et à celui qui suit l’événement en ligne. Pour y parvenir, des outils sont mis en place pour proposer le même niveau d’interactivité aux différents interlocuteurs. On peut notamment faire interagir les différents publics grâce à des séances de questions-réponses ou bien mettre en place des nuages de mots qui sont partagés en direct aux deux audiences, par exemple.

L’objectif est d’incorporer à la partie virtuelle des éléments qui se passent traditionnellement lors d’un événement physique et inversement. Les spectateurs qui n’ont pas pu se rendre sur place doivent pouvoir en profiter tout autant que les autres.

Les événements hybrides sont de plus en plus à la mode ces dernières années, mais leur utilisation a explosé ces derniers temps avec la crise sanitaire qu’a connu le monde.

Comment réussir son événement hybride ?

1. Bien définir son audience

Avec l’événement hybride, vous l’avez compris, vous pourrez toucher une cible bien plus large. Plus besoin d’avoir à se déplacer pour s’y rendre ! Vous pourrez capter une nouvelle audience qui n’avait peut-être pas le budget voyage pour se rendre à ce genre d’événements auparavant.

Posez-vous les bonnes questions à savoir : quel est le facteur principal qui motiverait les gens à se joindre à mon événement ? Et surtout, est-il possible de fournir cet élément de motivation de façon virtuelle ?

Une fois que votre audience sera bien définie, vous pourrez plus facilement fixer des objectifs SMART qui vous aideront à mettre en place la stratégie de votre événement.

2. Avoir une bonne connexion internet

À l’ère des nouvelles technologies, ce point peut paraître basique, mais on sait à quel point une connexion instable peut gâcher un bon moment. Qui ne s’est pas déjà énervé contre son ordinateur, après avoir entendu un mot sur deux au cours d’une réunion en ligne ?

Avoir une connexion internet rapide qui ne décroche pas est absolument essentiel pour assurer le succès de votre événement. Pensez donc à effectuer des tests de vitesse Internet pour vérifier que la connexion sera bien puissante et que vous n'aurez pas de perturbations au niveau de la bande passante.

3. Du matériel pour la diffusion de l’événement

Qui dit événement hybride, dit nouveau matériel nécessaire ! Il faut bien évidemment penser au matériel de base tels que les caméras ou les micros pour la diffusion en ligne. Mais il faut également penser à la plateforme qui permettra d'organiser et de streamer votre événement en direct. Il faut bien évidemment que la plateforme que vous choisirez soit fiable et vous permette d’avoir une portée maximale.

Eventdrive propose une solution complète pour l’enregistrement et la diffusion en direct de votre événement hybride, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !

4. Bien préparer la manière d'engager son audience

La difficulté avec l’événement hybride est de proposer le même niveau d’interactivité à l’audience qui se trouve sur place et à celle qui suit l’événement à distance. Il est donc essentiel de se préparer en amont pour trouver le meilleur moyen d’y parvenir.

Pour favoriser la communication entre vos participants et l’animateur, la meilleure solution est de mettre en place un chat qui permettra aux spectateurs de poser leurs questions en temps réel. 

Vous pouvez également préparer des sondages pour recueillir l’opinion de votre audience. Des outils comme Mentimeter, par exemple, permettent de participer avec son téléphone et voir les réponses en temps réel sur un écran partagé. Un petit côté interactif qui séduit toujours ! 

Sinon, Eventdrive propose de multiples options pour engager votre audience et rendre votre événement plus interactif. Mise en place de nuage de mots en direct, murs de photos qui peuvent être partagées avec les autres participants ou encore animation d’un social wall en direct : les options ne manquent pas !

5. Analyser les résultats

On ne le répétera jamais assez, mais pour s’améliorer, il faut apprendre de ses erreurs. Avec l’événement hybride, il est important de recueillir les retours des participants qui se sont rendus sur place et de ceux qui ont suivi l’événement à distance.

Il faut pouvoir analyser leurs réactions, comprendre les points qui leur ont vraiment plu et ceux qui ont moins séduit. Avec toute la data collectée, vous pourrez dresser des conclusions et en tirer profit pour votre prochain événement hybride. De plus, en choisissant une plateforme comme Eventdrive, toutes vos données seront centralisées et sécurisées en un seul et même endroit. Un gain de temps non négligeable au moment de l’analyse des données !

Pour être capable de surmonter la crise sanitaire sans précédent qui a frappé l’industrie, le secteur de l’événementiel doit se réinventer. Les événements hybrides semblent être la solution la plus efficace à mettre en place. Cette solution, dorénavant indispensable pour les entreprises, nécessite une nouvelle logistique et une nouvelle manière de travailler. Mais en parvenant à maîtriser cette nouvelle manière de travailler, on peut désormais proposer un événement totalement redéfini, capable de séduire une cible encore plus large. Alors pourquoi ne pas l'adopter ? 🤷‍♂️

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