Évitez les conflits dans votre équipe d'organisation d'événements

L'organisation d'un événement peut être une source de stress. Que ce soit pendant les préparatifs ou le jour J, il est possible de rencontrer de nombreux imprévus. Mais vous le saviez en choisissant cette voie, n'est-ce pas ? Il faut être capable de gérer les prestataires, s'assurer que les échéances sont respectées, et surtout, il faut savoir travailler avec ses pairs. 

Cette partie est sans doute la plus délicate. Chacun a son caractère, souhaite mettre en avant son point de vue, et il peut parfois être difficile de se faire entendre. Afin d'éviter un conflit au sein de votre équipe, Eventdrive vous livre quelques conseils.

La gestion des conflits : un véritable challenge !

Lorsque vous avez accepté le poste d'organisateur d'événement, vous ne vous attendiez probablement pas à devoir gérer des conflits. Pourtant, c'est une tâche à part entière. Que ce soit des désaccords mineurs sur le choix du traiteur ou des problèmes plus importants concernant la gestion du projet, il est de votre responsabilité de gérer les conflits et de maintenir l'harmonie au sein de votre équipe. 

Pour y parvenir, il y a deux options : éviter les conflits en utilisant toutes sortes de stratagèmes ou trouver des solutions rapides et efficaces pour résoudre les problèmes. Voici donc quelques astuces à mettre en pratique pour maintenir une bonne ambiance au sein de votre équipe.

7 manières d’éviter les conflits

Faire comprendre à votre équipe que chacun est différent

L'une des principales causes de conflits réside dans le problème d'acceptation de l'autre. Pour travailler de manière harmonieuse en équipe, il est essentiel d'accepter que chacun ait un mode de fonctionnement différent.

Si vous préférez rencontrer vos partenaires en face à face pour établir une relation de confiance, c'est très bien. Cependant, cela ne signifie pas que votre collègue qui utilise uniquement les emails et les appels téléphoniques sera moins performant. Prenez en compte la personnalité de chacun et avancez ensemble dans la même direction. La différence est une force, ne l'oublions pas ! 

Voici quelques étapes pour faire comprendre à votre équipe d'organisation événementielle que chacun est différent : 

• Organiser une réunion d'équipe pour discuter ouvertement des différences individuelles et de leur importance dans le contexte de l'organisation d'événements. Faites savoir à votre équipe que vous valorisez la diversité des perspectives et des compétences.

• Encourager chaque membre de l'équipe à partager leurs préférences et leurs méthodes de travail. Cela permettra à tous les membres de mieux comprendre les forces et les faiblesses de chacun.

• Écouter attentivement les opinions de chacun et faire preuve d'empathie. Il est important que chaque membre de l'équipe se sente entendu et respecté.

• Établir des normes de communication claires pour votre équipe. Cela peut inclure des directives sur la façon de donner des commentaires constructifs, de résoudre les conflits et de respecter les opinions des autres.

• Inciter la collaboration en fournissant des occasions pour que chaque membre de l'équipe travaille ensemble. Cela permettra à l'équipe de mieux comprendre les forces de chacun et de trouver des moyens de travailler conjointement plus efficacement. 

•  Faire preuve de leadership en montrant l'exemple en étant respectueux et en valorisant les différences individuelles. Si vous traitez chaque membre de votre équipe avec respect, cela renforcera l'idée que chacun est différent et que ces différences sont importantes. 

Placer le respect au cœur de toute relation

Il est important que tous les collaborateurs travaillent dans le respect total de l'autre. Les hausses de ton peuvent arriver, mais les insultes ou les jugements n'ont pas leur place. 

 Si vous êtes en désaccord avec l'un de vos collègues, discutez calmement du problème en présentant vos arguments. En respectant l'autre, vous éviterez la montée en puissance du conflit. Savoir écouter est une force à mettre en avant dès que des tensions apparaissent.

En fin de compte, une communication claire et une écoute active sont essentielles pour maintenir une atmosphère de travail positive et productive au sein de l'équipe. En respectant les opinions et les différences de chacun, vous contribuerez à créer un environnement de travail sain et harmonieux, propice à la collaboration et à l'atteinte des objectifs communs.    

Savoir se remettre en question

Ce n'est pas forcément le plus simple, et pourtant, il est important de savoir se remettre en question. Un bon organisateur d'événements doit être capable de reconnaître lorsqu'il a tort. 

En acceptant cette réalité, il sera alors beaucoup plus facile de progresser. Votre fierté peut en prendre un coup, mais vous apprendrez beaucoup de cette situation. En se remettant en question, on évite les échecs et on gagne en assurance. C'est plus simple à dire qu'à faire, c'est certain, mais c'est la meilleure solution pour avancer.

Pour se remettre en question, il est utile de se poser quelques questions simples et honnêtes sur soi-même et sur sa manière de travailler. 

Par exemple : 

• Ai-je pris les bonnes décisions dans cette situation ? 

• Ai-je été clair dans mes communications avec les autres ? 

• Ai-je utilisé les meilleures méthodes pour atteindre mes objectifs ? 

• Ai-je tenu compte des commentaires et des suggestions des autres membres de l'équipe ? 

• Est-ce que j'ai réagi de manière professionnelle dans des situations difficiles ? 

En répondant honnêtement à ces questions, vous pouvez prendre conscience de vos forces et de vos faiblesses, et trouver des moyens de vous améliorer. Il est également utile de solliciter des commentaires constructifs de la part de vos collègues ou de votre responsable, afin d'obtenir une perspective extérieure et de comprendre comment vous pouvez vous améliorer.

S’intéresser aux autres

L'événementiel n'est pas un secteur où l'on se concentre sur soi-même, c'est bien connu. Il en va de même au sein d'une équipe. En connaissant vos collègues, vous apprenez à les comprendre et pouvez anticiper leurs réactions (rien de mystique, soyez rassuré). 

De plus, en découvrant les valeurs de vos collaborateurs, vous pourrez probablement trouver de nombreux points communs. Votre pire ennemi pourrait même devenir votre ami, qui sait ? 😂

Il existe plusieurs moyens pour apprendre à connaître ses collaborateurs : 

• Organiser des activités sociales en dehors du travail : cela peut inclure des déjeuners, des dîners, des sorties, des événements sportifs ou culturels, etc. Ces activités permettent de mieux comprendre les centres d'intérêt et la personnalité de vos collègues. 

•  Poser des questions : posez des questions ouvertes sur les goûts, les hobbies, les projets personnels ou professionnels, les ambitions, etc. Cela montre que vous êtes intéressé par vos collaborateurs et que vous souhaitez mieux les connaître.

• Participer à des projets en commun : travailler sur un projet commun peut aider à mieux comprendre les forces et les compétences de chacun, ainsi qu'à mieux comprendre comment travailler en équipe. 

• Encourager une culture de partage : encouragez les collaborateurs à partager leurs expériences et leurs connaissances, à exprimer leurs opinions et leurs points de vue. Cela peut être fait par des réunions régulières, des séances de brainstorming, des sondages ou des enquêtes.

• Être à l'écoute : être à l'écoute de vos collaborateurs est essentiel pour établir une relation de confiance et de respect. Écoutez attentivement leurs préoccupations, leurs idées et leurs commentaires, et répondez de manière constructive et respectueuse. 

En somme, apprendre à connaître ses collaborateurs est un processus continu qui nécessite de l'engagement et de la patience. Mais les bénéfices en termes de travail d'équipe et de productivité sont inestimables.    

Faire des compromis

Il s'agit certainement de la meilleure solution, car elle permet à chaque partie de se rapprocher l'une de l'autre. En faisant des compromis, vous serez amené à revoir vos exigences et à négocier certains points, tout comme votre collègue, mais le résultat en vaut la peine. Si vous n'êtes pas d'accord sur un budget, vous pouvez par exemple couper la poire en deux. Si vous êtes en désaccord sur le choix d'un lieu, vous pouvez sélectionner un endroit et conserver l'autre pour un prochain événement. La négociation a ses avantages !

Voici quelques astuces pour vous aider à faire des compromis :

• Écoutez attentivement l'autre partie et essayez de comprendre sa position et ses préoccupations. 

•  Expliquez clairement vos propres besoins et préférences. Identifiez les domaines où vous êtes prêts à faire des compromis et ceux où vous ne l'êtes pas.

•  Cherchez des solutions alternatives qui pourraient satisfaire les deux parties.

• Évaluez les options proposées et discutez-en pour voir si elles répondent aux besoins des deux parties.

• Trouvez un accord qui convient à toutes les parties. Assurez-vous de respecter les termes de l'accord convenu et de prendre des mesures pour éviter tout malentendu ou conflit ultérieur. 

Faire des compromis peut être difficile, mais en gardant une attitude positive et en étant ouvert à des solutions alternatives, vous pouvez trouver un terrain d'entente avec votre interlocuteur et aboutir à une solution satisfaisante pour toutes les parties impliquées.

Apprendre à collaborer

Il s'agit probablement de la base de toute relation de travail, mais malheureusement, cela ne semble pas évident pour tout le monde. Pour avancer de manière constructive et éviter les conflits entre les organisateurs d'événements, il est essentiel de prendre le temps d'apprendre à collaborer ensemble. Cela ne signifie pas que vous allez devenir les meilleurs amis, mais savoir fonctionner selon une logique gagnant-gagnant peut grandement aider. Si vous êtes dans la même optique, cela ne devrait pas être trop difficile.

Se mettre à la place de l’autre

Si vous ne comprenez pas les arguments de votre collaborateur, cela peut être une bonne chose de se mettre à sa place. Le but n’est pas de lire dans ses pensées, mais bien de comprendre les raisons qui le poussent à penser de cette manière.

En faisant preuve d’empathie, vous développerez des compétences très utiles à un organisateur d’événements, mais surtout, vous parviendrez plus facilement à décrypter les envies de vos collègues et pourrez ainsi éviter le conflit plus facilement.

De plus, l'empathie permet également de créer une relation de confiance entre les membres de l'équipe, ce qui favorise une communication claire et honnête. En sachant que leurs points de vue sont écoutés et compris, les collaborateurs se sentiront plus impliqués et motivés à travailler ensemble vers un objectif commun.

Il est important de noter que l'empathie ne signifie pas nécessairement être d'accord avec les idées de l'autre, mais plutôt d'être capable de comprendre et de respecter leur perspective. En fin de compte, la pratique de l'empathie peut améliorer considérablement la dynamique d'une équipe et contribuer à la réussite d'un événement.

Heureusement, les conflits ne sont pas si courants au sein d'une équipe d'organisateurs d'événements. En tout cas, ils peuvent être facilement évités si vous suivez ces quelques conseils attentivement. Dans tous les cas, il est important d'être patient, disponible et à l'écoute. 

Si malgré tout, vous ne parvenez pas à résoudre un conflit croissant entre deux collaborateurs, vous pouvez faire appel aux ressources humaines de votre entreprise qui sauront vous aider à gérer la situation. Et si votre entreprise n'en dispose pas, rien de mieux que de prendre un verre ensemble pour en parler calmement. 🙂