Comme bon nombre d'organisateurs d'événements, vous vous demandez sûrement comment optimiser votre budget événementiel ? Si vous avez la phobie des chiffres et que l’idée de devoir construire le budget pour vos événements physiques, virtuels ou hybrides vous angoisse, vous êtes au bon endroit ! Nous vous donnons tous nos conseils pour maîtriser vos coûts et vos recettes.
Tout d'abord, commencez sur de bonnes bases ! Pour vous aider dans l'élaboration de votre budget, nous vous avons créé un modèle à personnaliser selon votre type d'événement. 👇
Fixez vos objectifs événementiels
L'élaboration des objectifs représente la première étape de création de votre événement. Ainsi, vous devez commencer par vous poser les questions suivantes : Dans quel but dois-je organiser un événement ? Quel est mon objectif stratégique ? (conquête, fidélisation, appartenance à l’entreprise...) Et oui, c’est bien l’événement qui s’inscrit dans une stratégie et non pas la stratégie qui s’inscrit dans un événement !
Des indicateurs bien définis
Comme nous l'avons déjà évoqué dans l'article sur les indicateurs essentiels pour mesurer votre performance événementielle, tout objectif devra être mesuré après l'événement. Pour ce faire, il faut définir en amont des indicateurs clefs de performances, également appelés KPIs. Ces derniers diffèrent en fonction du type d'événement que vous organisez.
- Si votre événement est interne : pensez à mesurer le taux de satisfaction des collaborateurs, la baisse de l’absentéisme ou la hausse du chiffre d’affaires par commercial.
- Si votre événement est externe : identifiez l’augmentation du nombre de leads générés, la croissance du chiffre d’affaires à travers une hausse du taux de réachat ou du panier moyen par exemple.
Cependant, qu'importe le type d'événement que vous organisez, le KPI que vous devez garder à l'esprit est le retour sur investissement (ou ROI pour les intimes 😏) !
Des acteurs bien identifiés pour la gestion du budget événementiel
Les événements sur lesquels interviennent plusieurs parties prenantes, services ou collaborateurs sont souvent sources de discorde.
- Qui prend telle ou telle partie en charge ?
- Qui enregistre les dépenses ?
- Qui transmet les factures au service comptabilité ?
Il y a effectivement de quoi se crêper le chignon !
Commencez par lister les différentes personnes qui peuvent intervenir dans la gestion du budget de votre événement. Définissez ensuite leur rôle et surtout identifiez le responsable, le garant, le Maître Jedi de votre budget (peut-être est-ce vous ?).
Conseils :
Créez un schéma qui retrace le parcours d'une dépense en fonction de sa catégorie. Cela vous permettra de bien garder le processus en tête, d'éviter les erreurs et les oublis.
Avec un Event Management Software comme Eventdrive, vous pouvez enregistrer les dépenses prévisionnelles liées à l'organisation de votre événement et les classer par catégories. Vous pouvez également automatiser les processus de validation de votre budget très simplement. Enfin, indiquez vos paiements et vos recettes au fur et à mesure que votre événement prend forme. En utilisant un EMS, vous obtiendrez une vue globale sur la totalité de votre budget événementiel par événement, mais aussi en fonction d'où vous vous trouvez au niveau de l'organisation.
Notre mission : faire passer votre stratégie événementielle au niveau supérieur ! 🚀
Planifiez votre budget événementiel
"Dans la préparation à la bataille j'ai toujours constaté que les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable."
— Dwight D. Eisenhower
Pourquoi est-il nécessaire de définir un budget événementiel prévisionnel ?
C’est un outil de contrôle.
Pour un Event planner, créer un budget événementiel prévisionnel est l'équivalent de la préparation d'un plan de vol pour un pilote.
- Il faut bien garder son ou ses objectifs en tête.
- Il faut éviter les écarts trop importants.
Le budget événementiel vous permet de comparer vos prévisions aux dépenses et recettes effectives. Toute différence entre ce qui est réalisé et estimé doit être identifiée et argumentée. Vous aurez ainsi tendance à mieux maîtriser vos dépenses.
Surtout, rappelez-vous la formule du ROI : recettes - dépenses. 💰
C’est un outil d’aide à la décision.
Au-delà d’être un outil de pilotage opérationnel, le budget événementiel prévisionnel vous permettra de prendre les décisions qui impacteront positivement votre business. Vous pouvez évaluer plusieurs hypothèses d’action. En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations.
Le budget événementiel prévisionnel appuiera également la démarche de revente de votre projet en interne. Car oui, figurez-vous que la communication, c’est aussi de la vente !
De plus, votre budget événementiel sera un gage de crédibilité puisque vous pourrez appuyer vos propositions sur des données chiffrées et faire valoir l’argument imparable du ROI !
Comment élaborer un budget événementiel prévisionnel ?
Commencez par identifier trois types de budgets événementiels :
- La fourchette basse : celle qui vous motive à optimiser vos coûts.
- La fourchette haute : celle que vous aurez tendance à présenter à vos managers pour avoir une confortable marge de manœuvre.
- Le budget prévisionnel : celui que vous garderez pour vous et qui servira réellement à piloter l’organisation de vos événements.
Listez ensuite les différents postes de dépenses :
Faites la liste de l’ensemble des actions que vous mènerez dans l’année, en n'omettant aucun détail. Et oui, il n’y a pas de petites dépenses. Vous pouvez vous servir du rétroplanning que vous aurez soigneusement préparé en amont.
Voici une liste non exhaustive des postes de dépenses pour un événement hybride :
Lieu :
- Location des espaces
- Repas : alimentation et boissons
- Signalétique
- Matériel technique
- ...
Prestataires :
- Personnes d’encadrement : hôtesse d’accueil, maître de cérémonie
- Techniciens, équipe de montage et démontage des installations
- Staff VHR (Voyage Hébergement Restauration)
- Intervenants
- ...
Logistique invités :
- Hébergement
- Transport
- ...
Logistique :
- Assurance
- Demandes d'autorisation
- Équipement mesures sanitaires
- Régie (son et lumière)
- Audiovisuel (rétroprojecteur, zapette, câbles)
- ...
Communication :
- Impression d’objets publicitaires / goodies
- Invitations mail
- Invitations papier + envois postaux
- Création d’un site de présentation
- Photographie / vidéo
- Tours de cou
- Impressions de kakémonos, beach lines, badges nominatifs
- Relations presse
- ...
Event Tech :
- Plateforme de gestion d'événements
- Logiciel de gestion d'inscription
- Logiciel de streaming
- Site événementiel & Hébergement
- Outil d'emailing
- Application événementielle
- Interactivités
- ...
Évaluer les coûts de vos événements
Voilà maintenant venu le temps d’entrer les chiffres dans les cases.
- Réutilisez les budgets événementiels des années précédentes. Même si les prix peuvent avoir évolué et qu’il faut laisser place à l’innovation, ils peuvent être une bonne source d’inspiration.
- Demandez quelques devis aux prestataires potentiels pour rester dans une fourchette de prix cohérente. En plus, vous prenez une longueur d’avance sur la sélection de vos partenaires.☝️
- Comme nous avons la fâcheuse tendance à sous-estimer les coûts, ajoutez un petit excédent (pas plus de 5 %) à votre budget événementiel global.
- Choisissez le bon outil pour vous aider à maîtriser votre budget événementiel !
Pourquoi ne faut-il pas utiliser Excel pour gérer votre budget événementiel ?
Excel n'est pas l'outil idéal pour ce genre de besoin. Outre les difficultés que peuvent entraîner la prise en main de l'outil, un tableau trop volumineux peut parfois stresser et même mener à des erreurs de calculs. Évidemment, nous sommes conscients que dans certains cas, nous n’avons tout simplement pas la possibilité de choisir un autre outil.
Si vous souhaitez tout de même opter pour un tableau Excel pour gérer votre budget événementiel, voici un modèle à télécharger gratuitement qui vous fera économiser un gain de temps non négligeable !
Une plateforme de gestion d’événements
Une plateforme de gestion d'événements est vraiment la solution idéale pour mettre en place votre budget événementiel. On y centralise l’ensemble de nos dépenses et de nos recettes. Ainsi, vous pouvez dire adieu aux fichiers Excel qui se baladent, aux factures OVNI cachées au fin fond de votre dossier perso, etc.
Imaginez que vous devez appeler l’imprimeur, mais que sa carte est partie à la poubelle ? Oups 🤯 ! Avec Eventdrive, stockez les coordonnées de vos fournisseurs et partenaires dans un endroit unique ! Mais ce n'est pas tout, dites également bonjour au team work ! Parce qu’organiser un événement est un vrai travail collaboratif, une plateforme de gestion d'événements vous permet de communiquer sur l’avancement de votre budget événementiel avec tous vos collaborateurs. Un changement dans votre budget ? Pas de soucis. Prévenez tout le monde en temps réel et en seulement quelques clics.
Vous pouvez d’ailleurs personnaliser l’outil de budgétisation avec :
- Vos propres catégories de dépenses (par fournisseur, par invité, par industrie, par typologie, etc).
- Vos processus internes en y intégrant un circuit de validation.
En un coup d’œil, suivez vos factures et vos paiements. Adieu les oublis, vous recevez même des notifications à l’approche des deadlines. En un clic, quand votre événement est terminé, générez un rapport budgétaire complet ! Avez-vous atteint le retour sur investissement tant convoité ? 😉
Envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?
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