Comment gérer les relances de mon événement virtuel ?

Les rappels et les relances sont des éléments primordiaux pour un organisateur d’événements, peut-être même plus que l'envoi de l’invitation elle-même ! C’est pour cette raison qu’il est essentiel de ne pas les rater parce qu’ils peuvent avoir une véritable influence sur le taux de participation à votre événement. Chez Eventdrive, on a identifié les différents types de relances et on vous donne des conseils pour éviter les écueils. Prêts à devenir un maître des rappels automatiques pour vos événements en ligne ? C’est parti ! 

Quels sont les différents types de relance disponibles ?

La relance aux invités sans réponse

Lancer les invitations à votre prochain événement est une bonne chose, mais il ne faut pas vous reposer sur vos lauriers. Certains de vos invités vont probablement s’inscrire à votre événement dès réception de votre invitation, mais la grande majorité va ignorer votre message, soit par désintérêt, soit par simple oubli.

C’est pour cette raison qu’il faut relancer vos invités pour garantir un grand nombre d’inscrits à votre événement. En agissant ainsi, vous pourrez supprimer les doutes qu’ils avaient (peut-être qu’ils hésitent et vous finirez de les convaincre) et sécuriser leur inscription. La relance permet aussi de savoir si vos invités sont toujours intéressés, sinon, ils ont la possibilité de décliner votre invitation. 

Ainsi, vous augmenterez votre taux d’inscription en relançant les invités qui ont tout simplement oublié de s’inscrire à votre événement lors de la réception de l’invitation et nettoierez votre liste de participants en segmentant les personnes non intéressées.

L'email de stimulation

Ne croyez pas que tout est gagné lorsque vos participants se sont inscrits. Il est essentiel d’envoyer des emails de promotion jusqu’à l’événement. Vous pouvez leur montrer qu’ils ont bien fait de s'inscrire et leur donner encore plus envie de participer en leur envoyant :

• Des teasers sur un contenu phare de votre événement ;
• Des informations percutantes sur un intervenant ;
• Des nouvelles sessions ajoutées au programme.

Les emails de relance qui mettent en avant un sujet traité pendant l’événement ou un des speakers permettent de stimuler les participants et leur donner envie de participer.

Les emails de compte à rebours

En plus des teasers sur le contenu de votre événement, vous pouvez également envoyer une série de rappels sur son approche. Ce genre d'email doit être court et aller droit au but : “l’événement ABC est dans X jours” toujours en mettant en avant quelque chose pour susciter un intérêt à y participer. 

Eh oui, l’email de rappel est particulièrement efficace et permet de rafraîchir la mémoire à vos participants qui pourraient avoir oublié votre événement. En agissant ainsi, vous allez influer de manière positive sur votre taux de participation le jour J.

Chez Eventdrive, on sait à quel point ce genre de rappel est important, c'est pour cette raison que nous vous conseillons d’en envoyer minimum 4. 

Le premier rappel doit être envoyé une semaine avant l’événement. Cela permet de notifier à vos invités qu’ils se sont engagés pour la semaine d’après et vérifier que leurs créneaux sont bien bloqués dans leur agenda. Le second rappel est à envoyer la veille. Là encore, pour qu’ils soient prêts à assister à l’événement. 

Enfin, les deux derniers rappels doivent être envoyés juste avant l'événement. Vous pouvez par exemple en envoyer un 1h avant le début de l'événement ce qui leur permet de terminer leur travail en cours et être sûr d’être disponible à l’heure. À la suite de ce rappel H-1, vous pouvez envoyer un rappel cinq minutes avant le début de l’événement et/ou une session à laquelle vos participants se sont inscrits.

💡 Bonus, vous pouvez renforcer tous ces rappels avec des notifications push sur mobile, mais aussi en envoyant un SMS à chaque participant. Attention, le but n'est pas de spammer vos invités, c'est pour cette raison que la notification doit être utilisée avec parcimonie, mais est très efficace pour les ateliers ou lors d’une plénière importante.

En utilisant la solution proposée par Eventdrive, vous pouvez facilement automatiser les relances et les rappels et envoyer des notifications à vos invités.

4 points à respecter pour une communication efficace

1. Aller droit au but

Il est important que la relance d’invitation et les rappels soient concis et aillent droit au but. Votre email de relance ne doit pas être trop long, à la fois dans le corps du texte, mais également dans l’objet. Utilisez une formule de salutation et une accroche efficace. Enfin, insérez un CTA pour convertir vos derniers indécis et le tour est joué !

2. Être original pour éveiller la curiosité

Il est important de ne pas focaliser sur votre entreprise, mais sur l’expérience que vont vivre vos invités pendant l’événement. Votre destinataire doit avoir le sentiment qu’il va assister à quelque chose d’unique et qu’il va vivre une véritable expérience en assistant à votre événement, même si celui-ci se fait à distance.

Pour y parvenir, vous pouvez insérer des extraits des sujets phares qui seront discutés lors de votre événement tel qu’une partie de la présentation d’un de vos intervenants. Et pourquoi pas une petite vidéo qui montre les coulisses de la préparation de l’événement ?

3. Personnaliser pour optimiser le taux de participation

La personnalisation de vos emails de relance est indispensable ! Vous pouvez bien évidemment utiliser un outil de personnalisation automatique pour insérer le prénom de vos invités automatiquement dans l’email, et croyez-nous, ça peut faire la différence !

Vous pouvez aussi segmenter votre liste d’envoi en séparant ceux qui ont déjà assisté à la précédente édition des nouveaux invités par exemple et en y faisant référence dans vos emails.

Être espacé dans le temps

Vous l'avez compris, un seul rappel n'est pas suffisant. Pensez à en préparer plusieurs, mais soyez vigilants à ne pas spammer vos invités en envoyant tout d’un coup !

Pour éviter les impairs, vous pouvez utiliser un outil de marketing automation qui permet de simplifier l’envoi des relances à des intervalles réguliers. Avec Eventdrive, cette fonctionnalité est intégrée et peut être combinée à l’envoi des notifications push sur mobile pour une communication encore plus percutante.

Vous l’avez bien compris, il faut prendre le temps de préparer des rappels. Ceux-ci doivent être en accord avec votre cible pour vous permettre de respecter les objectifs de participation que vous vous êtes fixés. En suivant nos conseils, vous ne devriez pas avoir de problèmes à rédiger le parfait email de relance et, surtout, à l’envoyer au bon moment pour maximiser votre taux de participation !