Ça y est, le jour J est enfin passé et vous avez, c’est certain, brillamment organisé votre événement. Mais ce n’est pas encore fini ! Si la location de la salle, l’envoi des invitations ou la gestion de la logistique font partie de la To-Do list de base, il ne faut pas pour autant penser que votre travail se termine quand le dernier invité quitte les lieux. Voici donc 7 choses à faire pour assumer au mieux votre gestion événementielle après le jour J.
👉 On ne le répétera jamais assez, la partie post-événement est tout aussi importante que l’organisation en amont.
Prolonger la durée de vie de l'événement
Votre mission, si vous l’acceptez, est de faire en sorte que vos invités continuent de penser à votre événement dans les jours qui vont suivre. Pour y parvenir, vous pouvez mettre en application différentes techniques. La première, qui nous semble la plus pertinente et surtout la plus amusante, est d’utiliser les réseaux sociaux.
Continuez votre campagne de publications, alimentez votre fil d’actualité en publiant les photos de votre événement ou en donnant les résultats d’un concours par exemple. Vous pouvez aussi choisir de diffuser des comptes rendus ou la retranscription de débats. En maintenant un lien avec les participants de cette manière, vous continuez à travailler sur le processus de fidélisation.
Prendre le temps d’être critique
Cette partie-là est fondamentale. Il ne s’agit pas de s’attarder sur des petits détails. Vous devez plutôt traiter votre événement en profondeur afin de voir ce qui a bien marché et à l'inverse, ce qui a un peu moins bien fonctionné.
En procédant ainsi, vous parviendrez plus facilement à mettre en avant des marges de progression possibles pour les prochains événements. Plusieurs possibilités s’offrent à vous, mais vous pouvez notamment obtenir des résultats pertinents en effectuant un petit sondage en interne auprès de votre équipe.
Connaître le ressenti de vos collaborateurs est, en effet, une bonne manière de voir les points positifs et négatifs. Vous pouvez aussi sonder vos participants en diffusant un questionnaire de satisfaction post-événement. À partir des résultats, vous pourrez tirer des conclusions, mais aussi établir les objectifs d’un prochain événement.
Analyser toujours et encore !
Quoi de mieux que de regarder les chiffres pour finir sur une bonne note ? Rassurez-vous, pas besoin d’être fort en mathématiques pour établir des statistiques qui vous aideront à améliorer vos futurs événements.
Si vous avez mis en place un site web événementiel, analysez ses données pour connaître le comportement des visiteurs sur vos pages web. Vous pouvez par exemple utiliser Google Analytics ou alors la partie reporting de votre plateforme de gestion d'événements. Vous avez créé un hashtag pour l’occasion ? Vérifiez s’il a été utilisé, par combien de personnes et surtout, par quel type de cible. La prochaine fois, vous pourrez ainsi adapter votre communication. Et si traiter des données vous fait peur, n’oubliez pas qu’Eventdrive propose une interface complète d’analyse de données. En quelques clics seulement, vous aurez de nombreuses statistiques pertinentes sur votre événement !
Regarder son porte-monnaie
Organiser un événement peut être très coûteux. Si votre travail en amont a été fait correctement, vous ne devriez pas avoir trop de mauvaises surprises en regardant vos comptes. Mais il arrive très souvent que des dépenses imprévues surviennent en cours de route (nous avons tous déjà eu ce client qui, au dernier moment, veut absolument des serviettes à motifs flamant rose pour les mettre sur le buffet).
Autre point important : n’oubliez pas de régler les factures ! Machinalement, vous avez peut-être déposé le reçu de l’imprimeur à côté de la machine à café pendant que vous discutiez avec votre collègue 3 semaines auparavant ? En ayant un suivi méticuleux, vous devriez être capable d’éviter ce genre d’oubli… Et vos partenaires vous en remercieront !
En utilisant un EMS comme Eventdrive, vous obtiendrez une vue d’ensemble sur votre budget événementiel. Vous pourrez ainsi respecter les contraintes budgétaires, améliorer vos rendements mais aussi créer des circuits de validation interne pour simplifier la gestion des devis et des factures.
Vous voulez en savoir plus sur les EMS ? Nous serions heureux d’en discuter avec vous !
Pour vous aider dans la gestion de votre futur budget événementiel, nous vous avons préparé un modèle de budget qui s'adaptera parfaitement à tous vos types d'événements !
Remercier tout le monde
Pensez à remercier vos équipes pour le travail accompli, vos prestataires et intervenants, mais aussi vos sponsors. Mais surtout, dites merci à vos participants ! Vous pouvez choisir de le faire en utilisant les réseaux sociaux ou en leur envoyant un email personnalisé. Si vous avez encore un peu de budgets (et une liste d’invités pas trop longue), vous pouvez aussi envoyer des petits cadeaux à l’effigie de votre marque. Vous gagnerez des points à coup sûr !
Actualiser les réseaux
Petite tâche secondaire, mais essentielle. Une fois votre événement terminé, prenez le temps de mettre à jour tous vos réseaux et sites. Supprimez les rappels d'événements «Rendez-vous demain pour notre événement» et remplacez-les par des remerciements «Merci d’être venu si nombreux». Il n’y a rien de pire que de tomber sur des annonces dépassées de plusieurs jours, voire semaines…
Penser à se détendre
Cela peut vous paraître bête dit comme ça, et pourtant, ça n’est pas évident pour tout le monde ! L’organisation d’un événement est particulièrement stressante et prendre du temps pour soi fait partie intégrante de la gestion post-événement. À vous de voir ce qui vous fait le plus de bien.
Une partie de jeux vidéo avec vos amis, un massage en solitaire ou une après-midi à faire les magasins, du moment que vous pensez à autre chose, c’est le principal ! Ce temps de repos est important, non seulement pour vous, mais aussi pour votre bien-être professionnel. En retournant travailler détendu, vous serez prêt à vous investir de nouveau à 200 % sur votre prochaine mission.
La gestion post-événement, ce n'est pas si difficile !
Tout le travail à faire après l’événement est forcément moins impressionnant, mais il est tout aussi important. Si vous gérez bien ces quelques tâches, vous serez encore plus performant pour l’événement suivant. L’important est de ne pas se précipiter et prendre le temps de faire les choses correctement.
Cependant, vous devez être assez réactif pour surfer sur les quelques jours post-événements, période pendant laquelle les invités seront encore réceptifs à tout geste de votre part. Une question de subtilité et de dosage ! Mais en bon organisateur d’événements que vous êtes, vous saurez le faire sans problème.