L'impact du no-show sur mes événements virtuels

Le no-show sur un événement. Notre plus grande peur en tant qu'event planner, et pour cause, il est de 35 % en moyenne sur les événements virtuels, ce qui est légèrement supérieur aux événements physiques (50 % pour des événements gratuits). Pourtant, c’est un phénomène tout à fait normal sur lequel il est important de travailler ! Nous vous dévoilons quelques secrets dans cet article pour limiter et capitaliser sur le no-show de vos événements. 

Qu'est-ce que le no-show sur un événement ?

Définition du no-show événementiel

Le terme de no-show sur un événement signifie qu'une personne inscrite ne s'est pas présentée le jour de l'événement, que ce soit en ligne ou en présentiel, et n'a donc pas participé. Cette personne n'avait pas prévenu l'organisateur en amont qu'elle souhaitait annuler son inscription.

Comment calculer le taux de no-show sur un événement ?

C'est très simple : il s'agit de diviser le nombre d'inscrits qui ne se sont pas présentés par le nombre d'inscrits total.

Ne prenez en compte que les personnes qui ne se sont pas présentées et qui n'ont pas prévenu de leur absence en amont

Une plateforme de gestion d’événements vous facilite la tâche en faisant un reporting automatique et en prenant en compte le taux de no-show directement. De plus, vous pouvez identifier, dans le cas d’un événement hybride, qui était présent en ligne et en présentiel.

Quels sont les risques pour un événement avec un no-show important ?

Un taux élevé de no-show lors de l'événement peut être un risque pour votre organisation et pour vous-même, et ce pour diverses raisons. 

Une mauvaise transmission de l'information 

Lors d'une réunion ou même d'un lancement de produit par exemple, les informations fournies sont cruciales pour tous les participants. S'assurer que les messages importants sont bien transmis, reçus et bien sûr compris est un objectif clé d'un événement d'entreprise. Si les gens ne se présentent pas, ils vont passer à côté d'informations importantes. Cela n'est bénéfique ni pour l'entreprise ni pour les employés. 

Heureusement, vous pouvez proposez à vos absents (ainsi qu’à vos participants), le replay de votre événement en ligne ou hybride afin qu’ils ne passent pas à côté d'informations importantes. 

Des opportunités ratées 

Les événements corporate restent un moyen efficace de s’ouvrir à de nouvelles opportunités professionnelles, en hybride ou en virtuel. Les inscrits qui viendraient à manquer l’événement risquent de rater des opportunités intéressantes et à l’inverse l’entreprise manque des occasions d’aborder des sujets intéressants pour la boîte.

Manque de crédibilité

Si les participants sont trop peu nombreux, les interactions vont être moindres et ainsi créer une impression de vide au sein de l’événement lui-même et potentiellement ternir l’image de l’entreprise. En cette période où l’interaction lors d’événements en ligne et hybrides est l’élément le plus important pour leur réussite, vous ne souhaitez pas présenter des lacunes à ce niveau. 

Si vous posez des questions, lancez des quiz ou des nuages de mots et que la participation est faible, votre événement manquera d’impact et perdra en crédibilité. Les éventuels intervenants externes pourront également avoir l’impression de s’être mobilisés pour pas grand-chose. 

Du gaspillage

Cela concerne les événements hybrides et exclusivement en présentiel, les restes du buffet que vous avez prévu devront être distribués pour éviter le gaspillage. 

Un taux de participation bas

Enfin, lorsque vous ferez vos reportings et que vous étudierez vos KPIs, les chiffres ne seront pas satisfaisants et peu représentatifs de performance. 

Vous l’aurez compris, le no-show engendre plusieurs problématiques qui ne sont pas spécialement avantageuses pour l’entreprise d’une part, mais également pour les inscrits eux-mêmes. 

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Pensez à jeter un œil à cet article pour découvrir comment optimiser le ROI de votre événement.

Et avouons-le, même pour l'event planner, cette situation n'est pas valorisante. Le nombre de participants est souvent un indicateur-clé de l'organisation et le no-show lors de l'événement peut donner un petit coup au moral.

Découvrez les autres indicateurs-clés de l'organisation d'événements.

Comment expliquer ce now-show sur votre événement ?

Pourquoi votre participant ne s'est-il pas présenté ? Pour répondre à cette question, il vous suffit de vous mettre à votre propre place ! Avouez que cela vous est déjà arrivé de « ghoster » cette conférence qui vous avait fait de l'œil au premier abord...

Mais la veille, vous aviez soudain une flemme immense de traverser Paris à 8h du matin. Enfin à 8h, impossible de retrouver le mail de confirmation. Et puis, de toute façon, vous devez garder Louis, la nounou est malade. De même, suivre un événement en ligne demande une concentration optimale, vous occuper d’un enfant en parallèle ne serait pas la meilleure des expériences. 

Voici les trois principales raisons qui peuvent expliquer un no-show sur l'événement :

• Un impératif de dernière minute, qu'il soit professionnel ou personnel ;
• Une flemme immense : l'événement a lieu trop tôt ou trop tard, le trajet est un parcours du combattant ;
• Un manque de communication : la personne n'a pas reçu votre mail de confirmation, la stratégie d’invitation n’était pas efficace, ou la personne ne retrouve pas les informations liées à l'événement.

Plan d'action : éviter le no-show sur l'événement

Vous savez désormais tout sur le no-show. Nous allons maintenant vous partager nos astuces pour qu'il soit le plus faible possible - pour la plupart, testées et approuvées.

Le choix de la date pour un zéro no-show à votre événement

Le choix de la date, et surtout des horaires, est crucial pour maximiser le nombre de participants. Et cela n'est pas valable uniquement pour le no-show.

Pour les événements en présentiel, hybrides ou en ligne, faites attentions à l’heure à laquelle vous le planifiez. La période la moins productive se situe entre 14h et 15h, le pic de somnolence étant aux alentours de 14h55. Passé 15h, il n’est pas conseillé de planifier un événement car les personnes pensent déjà à leur chemin retour vers la maison ou à la série qu’ils regarderont. En revanche le matin, plus particulièrement 2h après le réveil, est une période de productivité et de concentration particulièrement élevée. On considérera cette période entre 8h et 11h. 

Il vous faut penser à adapter les horaires en fonction des habitudes de vos participants.

En région parisienne, un événement commence rarement avant 9h, alors que 8h30 conviendrait parfaitement pour un événement à Nantes. 

Quelques métiers sont libres l'après-midi, comme les infirmiers libéraux. Dans la même logique, si vous organisez une formation dans un centre hospitalier, mieux vaudra privilégier la pause déjeuner pour réunir les équipes du matin et celles de l'après-midi.

Si la date est à choisir en fonction de vos personas cibles, certains jours font l'unanimité. Le jeudi est le meilleur jour indéniablement, notamment en matinée. Le mercredi reste un choix sûr également. Certaines professions auront tendance à préférer se déplacer un samedi plutôt qu'un jour en semaine.

Bien sûr, un vendredi ne serait pas approprié - le weekend a tendance à nous tendre un peu trop les bras.

Un lieu & un lien accessibles pour motiver tous les inscrits

Pour un événement en ligne, ou hybride, la plateforme sur laquelle l’événement aura lieu est un élément déterminant pour convaincre vos inscrits. Trop de téléchargements nécessaires par exemple auront tendance à les faire fuire ou à les décourager. Proposer un lien unique et sans nécessité de téléchargement de logiciel saura les rassurer, à l’image d’un EMS qui vous permettra ceci (comme Eventdrive).

Votre communication pré-événement sera également décisive. Les inscrits ne doivent pas passer plus d’une minute à chercher leur lien. C’est pourquoi une communication basée sur la relance est indispensable. 

Pour un événement en présentiel (ou hybride), l'emplacement du lieu de votre événement peut être crucial pour limiter le no-show. Nous avons tendance à organiser des événements à proximité de nos bureaux. Erreur ! Pensons d'abord à nos invités : d'où viendront-ils - probablement le matin de chez eux, le soir du travail ? De quel quartier ? De quelle ville ? De quel pays ?

Demandons-nous si le lieu est accessible par différents moyens de transport :

• Transports en commun : bus, métro et tram - dans l'idéal, par plusieurs lignes.
• Voiture : voiture personnelle, taxis ou VTC - pensez également au parking.
• Vélo ou marche

Mieux vaut donc que votre lieu soit central. Si c'est une destination à l'étranger, l'accès depuis l'aéroport doit être simplifié.

N'hésitez pas à indiquer à vos participants les différents moyens d'accès ainsi que le nom d'applications à télécharger pour faciliter le transport - City Mapper et Waze par exemple !

La stratégie de communication, la clé pour un tout petit no-show

En amont de votre événement, relancer ses inscrits est essentiel pour qu’ils n’oublient pas votre événement.

• Envoyez un mail de rappel à S-2, J-7, J-1, H-1, en leur redonnant les informations-clés pour accéder à l'événement ;
• Relancez les participants inscrits aux sessions 5 minutes avant le début ;
• Appelez-les si c’est possible pour valider leur présence un à deux jours avant : mettez-y-vous à plusieurs, c'est plus sympa et surtout plus efficace ;
• Envoyez un SMS de rappel le jour J, à 8h par exemple.

L'idéal est d'avoir un outil qui vous permet de programmer et automatiser les envois des mails d'invitation à votre événement mais aussi tout autre type de communication. Aussi, l'utilisation de templates événementiels vous permettra de gagner du temps et optimiser vos performances.

Pourquoi avez-vous besoin d'un EMS ? Découvrez-le ici

Pour éviter les surprises, les inscrits doivent être sensibilisés à l'impact de leur no-show sur l'événement. Je vous conseille de mentionner « Les places sont limitées, pensez à annuler si vous ne pouvez pas venir » dans le mail de confirmation ainsi que dans vos mails de rappel. De plus, n'hésitez pas à mettre en avant ce que signifie un no-show pour la planète : des petits-fours jetés à la poubelle, des goodies imprimés inutilement… Vous pouvez mettre en avant l’option d’assister à l’événement en ligne pour qu’ils n’impactent pas le taux de no-show en présentiel.

Nous avons testé, et les inscrits ont tendance à se manifester pour informer qu'ils ne pourront être présents.

Le petit bonus : en Belgique, l'Association des Agences de communication a créé le mouvement « Don't spoil the party » qui incite les invités à compenser leur absence par un don à une association.

Un accès à l'information simplifié pour un no-show optimisé sur votre événement

Dès que votre inscrit se retrouvera face à une difficulté, il risque de baisser les bras et votre taux de no-show sur l'événement grimpera en flèche.

Pour cela, je vous conseille d'ajouter un lien Calendrier dans votre mail de confirmation. A titre d'exemple, Eventdrive vous permet de le faire grâce sa plateforme de gestion d'événements : la personne inscrite peut ainsi ajouter votre événement facilement à son agenda Outlook ou Google.

Vous pouvez également intégrer un lien ou un bouton pour annuler son inscription dans le mail de confirmation. Si l'invité a la volonté de vous prévenir de son absence, il faut mettre toutes les cartes dans ses mains.

Repenser l’aménagement de votre salle

Dans cette situation, les distanciations sociales sont la base de votre plan de salle. Ainsi, vous aurez plusieurs éléments à prendre en compte : 

• Des chaises et des tables suffisamment espacées pour ne risquer aucun mauvais contact ;
• Un setup caméra adapté à la salle pour diffuser l’image correctement et fidèlement à vos participants en ligne, la captation de votre événement est importante ;
• Déterminant un plan efficace pour que tout le monde puisse voir et entendre correctement ce que les intervenants et participants disent et font.

Capitalisez sur le no-show

Pour finir, avouons qu’il nous est tous déjà arrivé de ne pouvoir assister à un événement et de ne pas prévenir. Soyez donc conciliants avec les no-show de votre événement !

• Remerciez-les pour leur inscription ;
• Dites-leur qu'ils vous ont manqué ;
• Partagez-leur le compte-rendu de l'événement ;
• Fixez un prochain rendez-vous : soirée d'entreprise, webinaire, online meeting, rencontre en 1-to-1 !
• Proposez le replay.

Vous avez désormais toutes les clés, en amont, en aval et le jour J, pour gérer vos no-show avec brio !