Il est 20 heures, les invités partent enfin, votre événement vient de se terminer. Enfin, c’est ce que vous croyez… Grâce à l’application événementielle Eventdrive utilisée par vos clients en amont et pendant l’événement, vous avez récupéré un maximum d’informations que vous allez pouvoir analyser grâce à des indicateurs.
Avez-vous rassemblé le nombre d’invités espéré ? Les participants sont-ils satisfaits ? Ont-ils participé activement durant la journée ? Quel a été votre retour sur investissement ? Tout simplement : l’événement était-il une réussite et comment vous assurer que les prochains le soient aussi ?
Tout commence avant même que l’événement n’ait pris forme dans votre esprit. Pourquoi dois-je organiser un événement ? Quel est mon objectif stratégique ? (conquête, fidélisation, appartenance à l’entreprise ?) Quels vont être mes objectifs opérationnels ?
L’atteinte de ces objectifs sera ensuite mesurée grâce à des indicateurs clefs de performance (KPI pour les intimes 😉) définis en amont. Nous vous donnons ici les indicateurs qui nous semblent importants à suivre lorsque vous organisez un événement.
Les indicateurs du processus d’inscription de votre événement
Les chiffres liés au processus d'inscription de votre événement sont des basiques qui vous permettent notamment de mesurer son attractivité.
Nous vous conseillons d’identifier les indicateurs suivants :
- nombre de mails d’invitation envoyés
- nombre de remises
- nombre de rejets
- taux d'ouverture
- taux de clics
- taux de réponses
- visites sur votre site d’inscription
- pourcentage d'inscrits
- nombre de participants réels
Vous pouvez ensuite vous servir des ratios pour mesurer la performance des différents outils utilisés.
Le rapport nombre de mails envoyés / nombre de mails ouverts
S’il est faible (moins de 20 %) : dans un premier temps, vérifiez que vos emails ne sont pas envoyés dans les spams. Dans un second temps, penchez-vous sur l’objet de votre message : pas assez explicite ? trop commercial ?
Pour en savoir plus sur la délivrabilité des emails, consultez cette vidéo ! 👇
Le rapport nombre de mails ouverts / nombre de clics
S’il est faible (moins de 2%) : vous devriez potentiellement revoir le design de votre email. Les call-to-action sont-ils placés au bon endroit ? Le wording utilisé est-il adapté ? Donnez-vous les bonnes informations ?
Besoin de plus d'inspiration ?
Le rapport nombre de clics / nombre d’inscrits
S’il est faible : l’agenda n’est pas peut-être pas pertinent, la date peu arrangeante ou le lieu trop excentré ? Cela peut aussi être dû à un design peu attractif… Tester le visuel auprès de vos collègues peut être une première piste 🙂
Le rapport nombre d’inscrits / nombre de participants
S’il est faible : le scénario de marketing automation est certainement à retravailler. Pensez à bien envoyer un mail de confirmation suite à l’inscription, puis à renvoyer plusieurs rappels (au moins deux, 15 jours avant et la veille). Si vos commerciaux rencontrent les invités dans les semaines précédant l’événement, demandez-leur de faire une piqûre de rappel.
Voici un exemple d’entonnoir ci-dessous.
Bien sûr, nous ne sommes ici que sur les inscriptions online à travers un mail d’invitation à votre événement puis un site événementiel pour s'y inscrire. Si vos commerciaux parcourent la France pour recruter des participants, le nombre de présents sera largement supérieur. Idem si vous communiquez sur les réseaux sociaux ou dans la presse.
Cela nous amène au point suivant. Si l’événement est public, vous pouvez aussi identifier les canaux qui vous apportent du trafic : vos emailings, une recherche sur Google, le site d’un partenaire… Cela vous permet de cerner les meilleures sources et d’optimiser vos invitations pour le prochain événement.
Maintenant que vos invités sont tous arrivés à bon port, que la fête commence ! Regardons les indicateurs du jour J.
Les indicateurs de votre événement sur les réseaux sociaux
La promotion de votre événement sur les réseaux sociaux joue un rôle majeur dans l’engagement de vos invités. Leur utilisation vous permet de :
- Vous faire connaître à plus grande échelle
- Promouvoir vos actions sur le terrain
- Mesurer l’engagement de vos participants
- Récolter des feedbacks
Comment s’y retrouver dans les tableaux de bord ? Quelles informations relever ?
Voici une petite shortlist des indicateurs à garder à l’œil.
Nombre de publications sur chaque réseau
Cet indicateur sera plus facile à mesurer si vous avez mis en place un hashtag unique dédié à votre événement en amont. Vous pouvez également observer à quelle fréquence vos invités ont utilisé ce fameux hashtag. Si la proportion est faible, cela signifie certainement que ce dernier n’est pas adapté (trop long ou trop compliqué par exemple).
Réactions aux publications
Les réactions sont nombreuses et positives ? Votre événement plaît et engage une cible plus large que vos invités !
Contenu des publications
Quels types de contenus sont appréciés et relayés par vos invités ?
Ont-ils cité des orateurs ?
Ont-ils publié des photos d’eux : quel outil leur mettre à disposition lors de la prochaine édition pour faciliter le partage ?
Était-ce pour se plaindre à propos de l’événement ? Dans ce cas, gardez votre sang-froid ! Répondez à la publication objectivement, puis envoyez un petit message privé à l’invité pour vous excuser et mieux comprendre son mécontentement.
L’idéal serait d’utiliser un outil de suivi ! Personnellement, nous adorons Mention : avec lui, vous pourrez surveiller en temps réel tout ce qui se dit sur le Web et les réseaux sociaux. C’est en quelque sorte les yeux à l’arrière de votre tête 😉
Comment rectifier le tir si les chiffres ne sont pas à la hauteur ?
Il est essentiel de bien communiquer les éléments suivants en amont et pendant l’événement :
- les réseaux sur lesquels vous êtes présents
- les codes de communication : hashtag, comptes à suivre, partage de vos publications
Pensez à être actif le jour J, et à envoyer de temps en temps des notifications push à vos invités !
Découvrez l'enjeu des notifications push pour vos événements
Les indicateurs pour mesurer l’interactivité de votre événement
Quelle session a le plus fait réagir ? Laquelle a laissé les invités de marbre ? Vous souhaitez lever le voile sur l’engagement de vos invités ? Les statistiques tirées de votre application parleront d’elle-même. Voici la liste des indicateurs à garder à l’œil.
Nombre de téléchargements
Si ce nombre est faible en comparaison du nombre de participants, c’est probablement que la communication en amont n’a pas été optimale. Envoyez un premier mail 15 jours avant l’événement suivi d’un mail de rappel une semaine avant, puis la veille pour inviter les participants à télécharger et à se connecter à l’application.
Nombre de connexions
Si ce nombre est faible, les raisons sont multiples :
- La qualité de la connexion Wifi laisse à désirer (vous pouvez mesurer la bande passante nécessaire en amont de l’événement pour faire appel à un prestataire et compenser si besoin).
- Les invités sont peu engagés.
- Un manque de communication on site : comme pour les téléchargements, pensez à promouvoir l’utilisation de l’application dès l’entrée de votre événement. Pensez également à demander aux speakers d’inviter les participants à réagir et à poser leurs questions sur l’application. Cela vous permettra d’identifier des problématiques récurrents et de prendre la mesure des différentes interventions.
Services utilisés
Quels services ont été les plus utilisés : vote, nuage de mots, questions / réponses ? Ces informations vous serviront pour déterminer les activités les plus susceptibles de générer de l’interactivité. Ainsi, vous pourrez les mettre en place lors de vos prochains événements.
Les indicateurs pour évaluer votre communauté événementielle
Au-delà de permettre l’interaction entre les invités et les intervenants, l’application vous permet aussi de créer du lien entre les participants. Comment mesurer la cohésion de votre communauté ? C’est là tout ce que nous allons découvrir.
L’indicateur-clef à regarder : le nombre de messages échangés entre invités.
S’ils sont nombreux, c’est que la valeur perçue du service de networking est importante !
Vous pouvez aussi identifier les périodes les plus propices aux échanges : pendant les ateliers, au cours des plénières, durant les pauses ou le déjeuner ? Le temps dédié au networking est-il utilisé ?
Quels sont les participants qui interagissent : orateurs, invités, organisateurs ? Est-ce que les participants échangent avec les intervenants ? Ou uniquement entre eux ? Vous pourrez ainsi vous demander quelles actions mettre en place pour activer tel ou tel type de participant.
Ces informations seront plus faciles à traquer si vous utilisez un outil digital de networking, à l’image de l’application événementielle Eventdrive.
Les indicateurs pour contrôler la satisfaction de vos invités
Vous ne jurez que par la satisfaction des participants ? C’est par ici que ça se passe !
Vous allez pouvoir calculer votre net promoter score et déterminer si vos invités ont ressenti l’effet “wahou” tant espéré.
Le net promoter score, qu'est-ce que c'est ?
C’est THE indicateur pour mesurer la satisfaction de vos invités. Il s’agit ici de savoir si ces derniers vont vous recommander.
La question à poser est la suivante : “Sur une échelle de 1 à 10, comment recommanderiez-vous cet événement à votre entourage ?”
Si votre invité répond 9 ou 10, il est considéré comme un promoteur aka le fervent admirateur de votre événement.
Celui qui répondra 7 ou 8 sera un passif, satisfait de votre événement mais ouvert aux opportunités offertes par les concurrents.
Et finalement, celui répond entre 0 et 6 est considéré comme un détracteur ! 🤯 Vous courrez ici le risque de voir votre événement ruiné par des feedbacks négatifs.
Vous disposez maintenant des données nécessaires, il ne vous reste plus qu'à calculer votre net promoter score en utilisant la formule suivante :
% promoteurs – % détracteurs
Comment récupérer ces données ?
Soit par l’intermédiaire d’un questionnaire papier.
Celui-là, vous le connaissez bien. C’est en général de cette façon que vous récupériez les données de satisfaction jusqu’à il y a peu (oui, nous utilisons le passé car nous espérons que vous ne faites plus appel à cette pratique de l’ancien temps). Néanmoins, certains types de participants ne sont pas adeptes du portable, notamment dans le secteur médical. Dans ce cas, le questionnaire papier est toléré. Il a l’avantage de bénéficier d’un taux de remplissage extrêmement élevé. Les organisateurs récupèrent en effet le questionnaire à la sortie de la salle et le petit malin qui ne l’aurait pas rempli se sentirait certainement mal à l’aise de ne rien remettre.
Soit par l’intermédiaire d’un questionnaire mobile.
Celui-ci vous permettra de récolter des données à chaud. Vous pourrez ainsi identifier les petits détails de l’expérience participant qui vous ont fait défaut et les rectifier lors d’une prochaine édition.
Soit par l’intermédiaire d’une enquête envoyée suite à l’événement.
Ce qui est intéressant dans le cadre de cette méthode, c’est que vos participants répondront à froid, c’est-à-dire qu’ils auront le temps de maturer ce qu’ils ont vécu et appris lors de cet événement. En général, il est préconisé d’associer un questionnaire à chaud (focus sur les détails du terrain, plus opérationnel) et un autre à froid (focus sur l’expérience globale et sur la valeur ajoutée, plus stratégique). Le plus important est de mettre en place une enquête de satisfaction parfaite !
Les indicateurs pour calculer le retour sur investissement de votre événement
Le ROI ? Vous ne jurez que par lui ! Et vous avez bien raison, vous n’organisez pas un événement pour les beaux yeux de vos clients.
Les événements correspondent aux plus grosses dépenses marketing mais peuvent également bénéficier des meilleurs retours. En effet, ils boostent les interactions en face-à-face et créent un véritable attachement à la marque.
Pensez donc à poser des objectifs sur votre retour sur investissement et à mettre en place les outils nécessaires à son suivi. Qui sera chargé de le suivre ? Les commerciaux, le service marketing ? À travers quels indicateurs ?
Voici la formule magique pour le calculer :
Dépenses totales / revenu total généré ou auquel l’événement a contribué
*Si votre événement est gratuit, vous n’aurez pas de revenu direct, mais vous pourrez évaluer les ventes qui y sont intimement liées. Par exemple, si votre CA augmente de 30 % chez un client les trois mois suivants l’événement, cela peut vous mettre la puce à l’oreille.
La clef du calcul du retour sur investissement réside aussi dans un outil de budget efficace et simple d’utilisation. Recensez toutes vos dépenses dans un seul endroit pour faciliter votre mesure de ROI.
Nous arrivons au bout de cet article. Bien sûr, nous pourrions encore tergiverser des heures sur les différents indicateurs à suivre pour mesurer la réussite de votre événement. Mais pour nous, les principaux sont rassemblés ici.
Rappelez-vous aussi que chaque événement a ses propres objectifs fixés et donc ses propres KPIs en fonction de son format : en présentiel, hybride ou virtuel. À vous d’identifier ceux qui vous conviennent le mieux et qui seront parlants pour votre entourage.
Vous souhaitez booster les inscriptions à vos événements ?