Quand on commence à travailler sur un projet d’événement, il faut penser à tout. Certaines étapes sont cruciales au bon déroulement du processus et le moment d’inviter les participants en fait partie. Préparer une invitation professionnelle n’est pas chose aisée, il ne suffit pas de rédiger une lettre dans laquelle on indique le lieu et l’heure de l’événement : une vraie réflexion est nécessaire avant d’envoyer l’invitation.
Vous ne voyez pas de quoi on parle ? Pas de panique, Eventdrive est devenu maître dans l’art de rédiger des invitations professionnelles… Laissez-nous vous expliquer pourquoi !
Il est essentiel de bien mettre en avant le logo de votre entreprise, idéalement en haut de l’invitation. Pourquoi ? Car c’est le premier élément visuel que vos invités verront et c’est grâce à lui qu’ils reconnaîtront en quelques secondes à peine l’émetteur de l’invitation.
Autre point important, le type d’événement auquel ils sont conviés doit être rapidement énoncé. Que ce soit une conférence, un séminaire, une journée d’étude ou un cocktail, les invités doivent tout de suite comprendre quel est l’objet de l’invitation. D'ailleurs, vous pouvez directement le préciser sur l'objet du mail ! 😉
Une étude menée par HubSpot en août 2019 a montré qu’un post Facebook bénéficie de deux à trois fois plus d’engagements qu’une publication sans image. Partez de ce principe-là et appliquez-le à votre invitation, que vous ayez choisi l’option papier ou informatique, n’oubliez pas d’inclure un visuel.
Cela peut être une photo d’équipe si votre événement va célébrer un moment marquant pour votre entreprise. Sinon, vous pouvez tout simplement faire le choix d’inclure une photo du lieu que vous avez choisi pour l’événement.
Il faut prendre le temps de donner les détails logistiques tels que le lieu de l’événement et son adresse. N’oubliez pas de préciser le nom de la salle s’il y en a une.
Enfin, mentionnez le jour et l’heure de l’événement : il est important de communiquer des informations exactes. Notre conseil ? Mettez ces infos en gras ou en couleur dans l’invitation comme il s’agit des plus importantes, l’œil sera beaucoup plus attiré et le cerveau s’en souviendra plus facilement… En tout cas le nôtre fonctionne comme ça ! 🧠
Plus votre carton d’invitation sera complet, mieux ce sera pour vos invités. Si plusieurs temps sont prévus pendant votre événement, n’hésitez pas à le préciser. Si vous comptez sur l’intervention de certains speakers, pensez à bien spécifier l’horaire de leur présentation, mais aussi leurs noms : le but est de donner envie à vos invités de se déplacer.
Une fois que vous avez communiqué toutes les informations essentielles, il est temps d’expliquer à vos invités comment confirmer leur venue. À vous de choisir le mode d’inscription qui vous semble le plus efficace pour la cible visée. Nous vous avons rédigé un article sur les solutions destinées à gérer vos inscriptions spécialement pour vous aider à y voir plus clair.
Avec une plateforme de gestion d'événements, vous pourrez par exemple concevoir un formulaire sur mesure et un site d’inscription aux couleurs de votre marque… Les solutions sont multiples.
💡 Petit plus : n’oubliez pas de préciser la date limite d’inscription, cela soulignera l'aspect urgent de votre événement et donnera envie de s'y inscrire rapidement.
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Enfin, avant de fermer l’enveloppe ou appuyer sur “envoyer”, n’oubliez pas de joindre un plan d’accès. Ce petit document pourrait faire la différence. Croyez-nous sur paroles, certains invités ne prendront pas la peine de chercher l’adresse sur Google et seront bien contents d’avoir toutes les informations GPS sous la main.
Il est temps d’entrer dans le vif du sujet : comment être certain d’envoyer une invitation qui marquera les esprits ? Commencez par utiliser un langage clair et adapté à l’événement.
Pour un événement de cette envergure, nous vous conseillons d’utiliser un langage un peu plus sérieux. Allez droit au but en commençant directement par « Vous êtes convié à…
Optez pour une anecdote en introduction, ou une photo un peu fun, afin de mettre vos collaborateurs tout de suite dans l’ambiance.
Rappelez le contexte et la raison qui vous a poussé à organiser cet événement. Pensez à appâter vos collègues en leur présentant l’activité-phare du séminaire.
Découvrez nos modèles de mails d’invitation !
Au moment d’envoyer les invitations, plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez choisir l’option informatique avec l’envoi par email. Entre nous, cette option est la plus courante et celle privilégiée par de nombreuses entreprises. La principale raison étant l’économie. Effectivement, les coûts de papiers sont réduits. Mais c’est surtout l’impact écologique minimal qui est mis en avant. Attention cependant, en choisissant l’envoi par email, votre impact environnemental ne sera pas nul, juste diminué.
Sinon, vous pouvez également choisir d’envoyer vos invitations sur format papier. À ce moment-là, à vous de voir si vous choisissez l’envoi par la poste ou la remise en mains propres. Si votre événement est d’un standing un peu haut de gamme, cette dernière option peut être celle à privilégier.
On ne le répète sûrement pas assez, mais la personnalisation est la clé de toute stratégie marketing. Tout le monde est capable de rédiger une invitation. En revanche, peu prendront le temps de la personnaliser. Et c’est ça qui fera la différence ! D'ailleurs, une plateforme de gestion d'événements vous aidera à personnaliser l'ensemble de vos campagnes d'emailing en un rien de temps. Même les relances seront faites sur-mesures, rien ne vous échappera. Vous pouvez bien évidemment ajouter le nom du destinataire. Mais vous pouvez aussi segmenter le message selon la cible. Comment faire ? Pourquoi ne pas segmenter les envois en fonction des départements de votre entreprise ?
Vous voilà enfin prêts pour rédiger l’invitation parfaite pour votre prochain événement. Si vous respectez tous les points énoncés dans cet article, nous sommes sûrs que le taux de présence sera des plus élevés. Et si vous avez tout de même peur de ne pas avoir assez de participants, vous pouvez envoyer une relance une dizaine de jours après avoir envoyé l’invitation. Si vous aviez choisi l’envoi par papier, pourquoi ne pas choisir l’option électronique cette fois-ci ? Le but est de toucher la cible la plus large, par tous les moyens.