Les KPIs essentiels pour évaluer la performance d’un événement hybride

Vous venez de réaliser votre événement hybride grâce à votre plateforme de gestion d'événements. 😉 Maintenant, il ne vous reste plus qu’à mesurer son efficacité. Pour ce faire, rien de mieux que les fameux KPIs (Key Performance Indicators). Découvrez les indicateurs indispensables pour mesurer votre performance événementielle hybride.

Les indicateurs de performance clés d’un événement hybride

Pour rappel, afin de définir les meilleurs KPIs, il faut commencer par bien fixer les objectifs de votre événement hybride. Et pour cela, nous vous conseillons d’utiliser la méthode SMART. Comme évoqué dans l'article dédié aux statistiques d'un événement virtuel, ce moyen intelligent vous aidera à établir des objectifs adaptés à la réussite de votre projet.

La performance d'un événement hybride versus un événement passé

Vous pouvez aller encore plus loin dans votre analyse de la performance de votre événement hybride en comparant les différents résultats avec ceux de vos événements passés. Ainsi, vous verrez les différentes performances entre tous vos formats d'événements : physique, en ligne ou hybride.

Les indicateurs d'inscription

Nombre d'invités inscrits

Il est important d'avoir une vision précise du nombre total d'invités inscrits à votre événement hybride. Il faut distinguer aussi l'effectif global entre ceux qui ont opté pour la version en ligne et ceux qui ont choisi le format en présentiel.

Taux d'inscription

Le nombre d'inscrits et le nombre d'invités sont les chiffres clés pour le calcul de votre taux d'inscription. De ce fait, le taux est calculé en divisant les inscrits par le nombre d'invités.

Afin d'avoir une meilleure visibilité de la performance du format hybride, nous vous préconisons de différencier les taux entre la version en ligne et physique. Enfin, le taux d'inscription de votre événement hybride sera la somme des deux.

Les indicateurs de participation

Nombre total de participants émargés

Généralement, il faut compter entre 40 % et 50 % de personnes inscrites, qui seront présentes en ligne et/ou en présentiel le jour de votre événement. L’hybride permet aux invités de choisir le format d’événement qui leur convient le mieux. Il s’agit d’un bon moyen pour pousser l’expérience participant encore plus loin et assurer ainsi un plus grand taux de participation.

Avant toute chose, il faut extraire et dissocier le nombre total de participants hybride, en ligne, mais aussi en présentiel. Une fois que tout sera ok, vous pourrez commencer à calculer vos taux.

Taux de participation

Le nombre de participants émargés et le nombre d'inscrits sont les chiffres utilisés pour le calcul du taux de participation de votre événement hybride. Le taux est calculé en divisant le nombre total de participants par le nombre d'inscrits.

Enfin, pour une meilleure visibilité de la performance de votre événement hybride, différenciez les taux entre la version en ligne et en présentiel.

Temps passé sur votre événement en ligne

D'autres KPIs peuvent être intéressants à prendre en compte pour mesurer l'efficacité de votre événement. Analysez notamment le temps que vos participants passent en moyenne sur la version en ligne de votre événement hybride.

La durée d'écoute est un indicateur utilisé pour les émissions de radio et de TV. Un événement virtuel est une expérience presque équivalente à cette dernière. Il faut garder l'attention de vos participants en leur offrant une expérience à la Netflix. Avez-vous captivé l'attention de votre auditoire ? Les sujets abordés étaient-ils suffisamment intéressants ? Pour le savoir, nous vous invitons à calculer votre durée d'écoute moyenne.

• Nombre total de minutes sur l'espace virtuel / Nombre de participants émargés en ligne

Temps moyen par session : Il en va de même pour chaque session. Quelle session a le mieux fonctionné ? Combien de temps vos participants ont-ils été actifs par session ? Le calcul du temps moyen par session vous aidera à y voir plus clair.

• Nombre de minutes de streaming total / Nombre de participants émargés dans la salle.

Temps moyen par plénière : Tout comme pour les sessions, vous pouvez analyser l'influence de vos plénières sur vos invités.

• Nombre de minutes de streaming total / Nombre de participants émargés dans la salle.

Minutes totales de streaming : Combien de temps vos participants ont accordés à votre événement au total ? Ce nombre vous apportera la réponse à cette question.

• Nombre de minutes passées dans toute les sessions et plénières tout participants inclus.

Les indicateurs d'engagement

Nombre de participants engagés

Les indicateurs d'engagement de vos participants se basent sur le nombre de personnes ayant répondu aux différents types d'interactivités possibles lors d'un événement hybride. Si vous utilisez une application événementielle pour vos participants sur place et un EMS virtuel avec les services interactifs inclus, ces dernières peuvent être multiples (sondage, enquête, chat...).

Pour mesurer le nombre de participants engagés, il vous suffit de relever :

• Le nombre de participants ayant répondu en ligne
• Le nombre de participants ayant répondu en présentiel
  
  

Taux d'engagement

Cet indicateur clé pour la performance d'un événement est à ne pas oublier pour les événements hybrides. Le taux d'engagement est calculé en divisant le nombre de personnes ayant répondu à une interactivité par le nombre de participants présents.

Taux d'engagement sur le chat

Ce KPI peut également être pris en compte dans votre reporting. Voici ce qu'il faut prendre en compte pour le mesurer :

• Nombre de personnes ayant écrit un message / Nombre de participants en ligne
• Nombre total de messages envoyés

Enquête de satisfaction

Le nombre de réponses et le nombre d'enquêtes envoyées sont les deux indicateurs indispensables pour mesurer le taux de réponses à vos enquêtes de satisfaction.

Le taux de réponse de vos enquêtes de satisfaction est calculé en divisant le nombre de réponses reçues par le nombre d'enquêtes envoyées.

ROI (pour un événement externe)

Une fois votre événement terminé, une dernière question se pose. Votre événement est-il rentable ? Dans un premier temps, vous pouvez vous focaliser sur le nombre de leads générés avant de connaître sa rentabilité exacte.

Pour calculer le ROI de votre événement hybride, utilisez les deux éléments suivants :

• Le chiffre d'affaires
• Le coût total de votre événement

Économies d'un format hybride

Les formats hybrides sont plus que jamais d'actualités. Pas étonnant lorsque l'on sait que ce format permet aux entreprises de faire de grandes économies !

De plus, ce format offre à vos participants une expérience sur-mesure avec la possibilité d'y participer sur place ou à distance.

Pour savoir si l'hybride a été votre format gagnant, vous pouvez comparer son coût par participant à celui des événements passés :

Nous venons d’aborder tous les principaux facteurs clés de succès de votre événement hybride. Bien sûr, d’autres indicateurs peuvent venir compléter cette liste tels que le taux de no-show qui peut être réduit grâce aux rappels automatisés. De même, votre notoriété social event n’est pas à négliger, les retombées vous aideront à constamment améliorer la performance de vos événements hybrides.

Anticipez vos prochains événements hybrides ! Consultez notre guide ultime pour maîtriser leur organisation de A à Z. Vous y trouverez : 

 🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement 

 📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance

 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

 💬 Les témoignages d'experts