Après avoir été la norme les deux dernières années, les événements 100 % digitaux ont, au fur et à mesure, laissé place aux événements hybrides. Les règles du jeu et la manière de concevoir leurs grands temps forts ont du coup fortement évolué pour les professionnels de l'événementiel. Nous avons dû, encore une fois, nous réinventer et nous adapter à ce nouveau format qui représente à la fois de nouvelles opportunités, mais également de nouveaux challenges.
Workshop, congrès, salon, sommet international, séminaire, tout type d'événement interne et externe peut être conçu en hybride, à condition de respecter certaines règles et de s’adapter aux besoins de chaque format. Avec cet article, nous vous présentons les avantages, mais surtout, nous vous expliquons comment organiser un lancement de produit hybride inoubliable.
Commençons tout d'abord par analyser les faux pas à ne surtout pas commettre pendant l'organisation de votre événement hybride
Tout comme la présentation d’un nouveau produit à l’ensemble des services, l'hybridation d'un événement interne ouvre de nouvelles opportunités. À la fois physique et digital, il accumule les avantages des deux formats et représente sans aucun doute l’avenir de l'événementiel.
Qu’il soit en présentiel ou sous format hybride, un lancement de produit en interne doit permettre d’aller à l’encontre de ses collaborateurs, de créer de la proximité et de transmettre l’énergie que vous souhaitez véhiculer. En digital, comme en présentiel, il est possible de créer une ambiance incomparable ! Vous pouvez laisser libre cours à votre créativité dans la scénographie et l’animation de votre événement tant que vous pensez hybride dans le design de vos temps forts…
La digitalisation de votre lancement de produit permet d’augmenter son potentiel d’impact et d’impliquer un plus grand nombre d’acteurs. Ceci tout en réduisant les coûts de déplacement de vos collaborateurs. Une bonne chose à la fois pour votre budget, mais également pour la planète.
Aussi, un événement hybride n’a pas de frontières, vous pouvez du coup impliquer plus facilement des parties prenantes du monde entier.
Vous nous direz, oui, mais organiser un lancement de produit hybride implique des coûts techniques supplémentaires pour la retransmission. Aussi, le design de l’événement demande plus de réflexion afin d’unifier l’expérience physique et digitale. C’est vrai, mais ce que vous gagnerez sur la prise en charge des invités, conjugué au gain en termes d’impact et de possibilités, est bien supérieur.
En plus des nombreuses possibilités d’animation en présentiel, de nouvelles interactions innovantes sont possibles en digital. Ceci permettra à vos collaborateurs de rester impliqués et actifs même à distance. Vous pouvez faire découvrir votre nouveau produit de différentes manières et créer des animations de découverte digitales engageantes et motivantes.
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Vous l’aurez compris, organiser un lancement de produit hybride présente divers avantages. Mais comme vous le savez, planifier une inauguration ou un lancement de produit, c’est aussi une question de partage, cette journée devant être une expérience complète. Il faut savoir nourrir le désir et susciter une émotion auprès de ses collaborateurs, tout en partageant l’information. En passant au format hybride, il faut donc arriver à convaincre et à impliquer votre audience en présentiel, sans oublier celle à distance. Il est donc important d’adapter le design de votre événement interne à cette contrainte.
Un lancement de produit, ça se prépare ! L’implication de vos différentes parties prenantes également.
Que votre événement soit physique, digital ou hybride, vous donnez rendez-vous à vos collaborateurs pour un moment inoubliable. En communiquant bien en amont, vous les mobilisez et leur transmettez les informations nécessaires au fur et à mesure, tout en retenant leur attention et en générant de la curiosité. Soyez très actif en ligne via des mailing réguliers.
Ces interactions doivent continuer pendant l’évènement à travers diverses techniques d'implication ou en demandant à vos participants ce qu’ils ont retenu. N'oubliez pas de faire un suivi post événement hybride, par exemple en sollicitant leur retour d’expérience.
Pensez à personnaliser les informations envoyées en fonction du mode de participation de chacun, présentiel ou digital.
Pour organiser un événement hybride il est primordial de créer un site événementiel, point d’entrée pour la participation à distance, mais également lieu de centralisation des informations pour l'ensemble des participants. La sélection d’un lieu événementiel atypique, moderne ou encore prestigieux et le soin qui est mis dans la décoration de ce dernier sont des prérequis en présentiel. Soigner le design de votre site l’est également pour organiser un lancement de produit hybride. Cela peut passer par la personnalisation complète de votre site, comme vous le faites pour votre lieu événementiel. N’oubliez aucune partie, de l’arrivée sur le site, à l’entrée dans la salle (virtuelle ou présentielle), jusqu'au moment du dévoilement du produit.
Interaction et divertissement, tels sont les maîtres mots pour un lancement de produit réussi. Ceci est valable en présentiel, comme en virtuel. De nombreuses animations s'avèrent possibles en présentiel, pensez à en créer aussi pour vos participants en distanciel et intégrez-les dans votre scénographie hybride.
Quel que soit le type d’événement professionnel que vous organisez, le fil conducteur de votre histoire doit être réfléchi. Le storytelling de votre temps fort marquera autant les esprits que l’événement lui-même. Cela passe par la thématique de l’événement, mais également par l'enchaînement des différents moments phares et des contenus.
Ainsi, pensez fil rouge dans la structuration de votre événement et expérience utilisateur pour votre site. Pensez storytelling dans l'enchaînement de vos animations et adaptabilité dans la scénographie de votre lancement de produit.
N’oubliez jamais que vous avez à la fois un public en présentiel et un public digital avec lequel interagir, essayez de rendre l’expérience et le niveau d'interaction identiques et de lier les deux.
Votre site événementiel devient la pierre angulaire pour organiser un lancement de produit hybride, toutes les données de chaque typologie de participants peuvent y être enregistrées et traitées.
Grâce au site et fonctionnalités offertes par un EMS, vous pouvez :
Le tout en toute sécurité et sans risque de piratage. Eventdrive est régulièrement mis à jour, une équipe technique réalise un veille sécurité permanente et l’ensemble de vos données sont chiffrées. Pour les lancements de produits confidentiels, Eventdrive offre une fonctionnalité supplémentaire, le Watermarking, pour éviter les fuites d’images de votre événement.
De nombreuses autres fonctionnalités offertes par votre EMS vous permettent d'interagir et de générer de l’intérêt auprès de votre audience virtuelle. Créer des sondages, des jeux ou quizz autour de votre produit, ou encore permettre de réagir en direct via un chat, sont autant de possibilités générant une véritable expérience tout aussi entraînante qu’en présentiel.
En utilisant les options d'interactivité offertes par les EMS, vous insufflez du dynamisme à l’expérience virtuelle. Pour une présentation de produit en interne ou auprès de distributeurs, créez des animations de découverte de vos produits et autres activités d’entraînement. Votre audience est, ainsi, plus à même d’adhérer au storytelling que vous partagez sur scène. Vous pouvez également convaincre en diffusant des publicités et vidéos de démonstration, ou à travers les diverses animations mises en place. Différentes possibilités d'interaction avec le produit peuvent s’offrir aux participants tout au long de leur expérience sur la plateforme.
Faites vivre à vos collaborateurs une expérience virtuelle inoubliable ! Nos experts vous aident à organiser un lancement de produit hybride : contactez-les !