Le secteur événementiel a toujours nécessité une grande capacité d'adaptation. Progressivement, les visioconférences et les événements virtuels sont venus compenser la limitation du présentiel.
Bien que ces alternatives aient prouvé leur efficacité, depuis quelques mois, un nouveau format fait le buzz auprès des events managers : l'événement hybride. Pour aider les event planners dans leur organisation, nous avons mis en place une checklist regroupant toutes les étapes de création de ce type d'événement. Mais une fois le jour J, comment aider vos intervenants à s'exprimer de sorte à engager vos deux publics en simultané ? Nous allons vous donner toutes les clés pour adapter votre prise de parole lors de vos prochains événements hybrides.
Vous êtes prêt ? Let's go ! 👇
Il faut faire attention à ne pas confondre présence et pleine conscience. Ce n’est pas parce que votre auditoire est présent, qu’il vous écoute ou qu’il ne s’ennuie pas. Pour éviter cette situation, vous devez travailler votre capacité à être au service de vos idées, et de votre public. Pour ce faire, il faut maîtriser votre narration. Cela passe obligatoirement par la gestion de vos émotions et de votre disposition à les transmettre. Il est d'autant de plus important de les contrôler si vous êtes derrière une webcam, sans forcément voir ou interagir physiquement avec vos invités. Tout le monde vous conseillera de rester naturel, mais comment ne pas être stressé face à son public ?
Pas de panique ! Pour combattre ces mauvaises ondes lors de votre intervention à un événement en ligne ou hybride, il est conseillé de pratiquer une technique de respiration en cohérence cardiaque avant chaque prise de parole (inspiration sur 5 secondes, expiration sur 5 secondes). Cette stratégie consiste à synchroniser votre respiration à celle du cœur, afin d’envoyer des signaux apaisants au cerveau. Ceci aura pour objectif de modifier votre perception de l’environnement et améliorera votre élocution.
De son côté, le virtuel supprime la vision directe sur votre auditoire, ce qui enlève une certaine source de stress. Mais si vous oubliez pour autant que derrière votre webcam, des gens vous regardent, vous n’allez pas pouvoir transmettre votre message. Le non verbal va donc jouer un rôle très important dans l'expression de vos émotions.
Tout comme pour les événements virtuels, les événements hybrides nécessitent une maîtrise de votre posture. De petits gestes, comme ne pas regarder la caméra ou bien se gratter le nez peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre prise de parole. De plus, qu'ils soient derrière leur webcam ou sur un plateau, les speakers doivent faire ressentir de l'engagement au travers de leur voix. C'est pourquoi avoir une connaissance irréprochable de votre schéma narratif, vous permettra de transmettre la bonne émotion au bon moment.
L’orateur doit particulièrement bien se préparer pour être digne d’attention, et ce, pour n'importe quel type d'événement. Pour y parvenir, vous devez travailler votre mise en scène et votre duo « narrateur/slide ». Il faut toujours savoir répondre à la question : « Quel est le message que je suis venu.e partager ? », avant de prendre la parole. Tandis que votre support de présentation affichera cette idée principale, vous défendrez oralement l’histoire qu’il y a derrière les slides. Le but est ici de simplifier pour amplifier !
Pour les interventions à distance, une bonne préparation doit prendre en compte plusieurs paramètres techniques :
Pour assurer un bon déroulement de vos événements virtuels ou hybrides, privilégiez une plateforme de gestion d'événements disposant d'une salle de répétition. Cet espace donnera la possibilité à vos speakers de répéter leur texte une dernière fois et vérifier leurs équipements en backstage, avant leur passage en direct. Pas d'inquiétude, vos speakers ne manqueront pas le signal de mise en ligne. Ils seront alertés quelques minutes avant le lancement de l'événement grâce à une notification. Une fois tout le monde prêt, vous pourrez enfin lancer le live avec la possibilité d'enregistrer, ou non.
La maîtrise de la relation avec vos participants est fondamentale, car elle crée de la confiance entre vous. L’objectif est d’honorer le pouvoir que vous offre le public lors de votre prise de parole. Plus vous allez prendre soin de lui, plus il vous accordera une écoute attentive. Mais comment faire ? Voici 8 astuces qui vous aideront à rendre vos événements hybrides plus engageants. Pour soigner l'expérience participants, pensez à les interpeler de façon nominative, posez-leur des questions, impliquez-les dans votre présentation… Ne négligez pas l'interaction avec vos invités à distance au détriment de ceux en présentiel.
Il est conseillé d’ajouter des activités interactives à votre présentation. Si vous utilisez Eventdrive, vous pourrez organiser des quiz avant chaque pause ou en fin de session, pour tester l’écoute de votre public. De plus, la plateforme vous permet de créer des sondages avec un affichage des résultats en temps réel et des nuages de mots. Ces derniers feront sans aucun doute leur petit effet!
Vous disposez dorénavant des trois conseils pour optimiser votre prise de parole. Il ne vous reste plus qu’à créer votre événement virtuel ou hybride et éblouir votre public !
Êtes-vous sûr de ne pas avoir commis d'erreur dans l'organisation de votre événement hybride ?
Ne manquez aucune étape de création d'un événement hybride