Un intervenant qui arrive en retard, le Wi-Fi qui plante, les questionnaires de satisfaction qui n’ont pas été imprimés… 🤯 Un pépin peut arriver à tout le monde, même aux meilleurs. Pour maîtriser les risques liés à la gestion de projet, nous vous préconisons d’utiliser un des meilleurs outils au monde : la matrice de risques !
Il s’agit tout simplement d’un tableau dans lequel vous identifiez les risques liés à l’organisation de votre événement, vous les hiérarchisez en fonction de la probabilité et de l’impact puis vous imaginez des actions préventives et correctives.
D’ailleurs, nous vous avons créé un modèle de tableau des risques de gestion de projet à découvrir juste ici.
Dans cet article, nous avons retracé toutes les étapes essentielles à la maîtrise des risques de vos projets événementiels. Vous êtes prêt ? C'est parti.
Identifier les risques liés à la gestion de votre projet
Brainstorming time ! Vous voyez cette personne qui passe son temps à imaginer le pire ?Eh bien là, maintenant, ça devra être vous.
👉 Dans un autre article, nous vous expliquons comment organiser une séance de brainstorming pour votre événement.
Imaginez les pires scénarios et listez-les. Une fois les risques de votre gestion de projet bien identifiés, classifiez-les :
- Financiers : coût supérieur à l’estimation, manque de budget…
- Humains : manque de compétences, absentéisme, conflits au sein de l’équipe, un invité qui finit mal (très mal), retard d’un intervenant…
- Temporels : retards des sous-traitants ou des fournisseurs, mauvaise estimation des délais…
- Techniques : logiciel inadapté, pannes, matériel obsolète, le projecteur qui fait des siennes et transforme votre belle présentation en un carré vert fluo…
- Juridiques : réglementations et lois à respecter, faillite d’un fournisseur…
- Environnementaux : la pluie qui coule à flots lors de votre garden-party d’entreprise, une grève des transports le jour de votre événement client…
- Organisationnels : changement dans la politique de l’entreprise, changements économiques…
Évaluer et hiérarchiser les risques
Priorisez ensuite les risques liés à la gestion de vos projets en évaluant :
- La probabilité : ce risque a-t-il de fortes chances d’arriver ?
- L'impact : quelles sont les conséquences sur la réussite de votre projet ?
- Un fort impact aura des effets catastrophiques sur votre événement, c’est-à-dire que ce dernier ne pourrait pas être mis en place.
- Une forte probabilité signifie que l’incident a une chance proche de 100 % de se produire.
L’objectif est bien sûr de vous focaliser sur les risques à fort impact et à probabilité élevée pour éviter qu’ils ne se produisent.
Identifier des solutions
Comme dans toute situation, il est important de déceler les problèmes. Mais il est surtout essentiel d’identifier les bonnes solutions. Ici, nous vous conseillons de réfléchir à deux types d’actions :
- Les actions préventives, que vous pouvez mettre en place pour limiter les risques.
- Les actions correctives, que vous pouvez mettre en place pour rectifier le tir suite à l’incident.
Pour limiter les risques, choisissez des actions préventives
Il s’agit ici de limiter la menace liée aux risques de votre gestion de projet. Cela peut se faire en supprimant la cause du risque (un intervenant peu fiable par exemple), en augmentant vos ressources (plus d’agents d’accueil sur les lieux) ou en recrutant des personnes compétentes.
Pour réagir face aux risques, choisissez des actions correctives
Certaines fois, vous ne pouvez empêcher l’incident de produire. Néanmoins, vous pouvez en atténuer les conséquences en identifiant les actions-clés à mener.
Suivre et contrôler les risques
Vous remplirez probablement votre matrice de risques au tout début de la gestion de votre projet. Mais elle doit également être un outil de suivi et de contrôle de votre performance tout au long du processus.
Les risques identifiés sont souvent les mêmes d’un événement à l’autre : vous pourrez donc réutiliser la même matrice, tout en la complétant un peu plus à chaque fois.
Pour vous simplifier la tâche, nous avons créé pour vous un modèle de matrice des risques, vous le trouverez ici : j’ouvre la matrice.
Bon courage pour l’organisation de vos événements ! 🙂