Un intervenant qui arrive en retard, le Wi-Fi qui plante, les questionnaires de satisfaction qui n’ont pas été imprimés… 🤯 Un pépin peut arriver à tout le monde, même aux meilleurs. Pour maîtriser les risques liés à la gestion de projet, nous vous préconisons d’utiliser un des meilleurs outils au monde : la matrice de risques !
Il s’agit tout simplement d’un tableau dans lequel vous identifiez les risques liés à l’organisation de votre événement, vous les hiérarchisez en fonction de la probabilité et de l’impact puis vous imaginez des actions préventives et correctives.
D’ailleurs, nous vous avons créé un modèle de tableau des risques de gestion de projet à découvrir juste ici.
Dans cet article, nous avons retracé toutes les étapes essentielles à la maîtrise des risques de vos projets événementiels. Vous êtes prêt ? C'est parti.
Brainstorming time ! Vous voyez cette personne qui passe son temps à imaginer le pire ?Eh bien là, maintenant, ça devra être vous.
👉 Dans un autre article, nous vous expliquons comment organiser une séance de brainstorming pour votre événement.
Imaginez les pires scénarios et listez-les. Une fois les risques de votre gestion de projet bien identifiés, classifiez-les :
Priorisez ensuite les risques liés à la gestion de vos projets en évaluant :
L’objectif est bien sûr de vous focaliser sur les risques à fort impact et à probabilité élevée pour éviter qu’ils ne se produisent.
Comme dans toute situation, il est important de déceler les problèmes. Mais il est surtout essentiel d’identifier les bonnes solutions. Ici, nous vous conseillons de réfléchir à deux types d’actions :
Il s’agit ici de limiter la menace liée aux risques de votre gestion de projet. Cela peut se faire en supprimant la cause du risque (un intervenant peu fiable par exemple), en augmentant vos ressources (plus d’agents d’accueil sur les lieux) ou en recrutant des personnes compétentes.
Certaines fois, vous ne pouvez empêcher l’incident de produire. Néanmoins, vous pouvez en atténuer les conséquences en identifiant les actions-clés à mener.
Vous remplirez probablement votre matrice de risques au tout début de la gestion de votre projet. Mais elle doit également être un outil de suivi et de contrôle de votre performance tout au long du processus.
Les risques identifiés sont souvent les mêmes d’un événement à l’autre : vous pourrez donc réutiliser la même matrice, tout en la complétant un peu plus à chaque fois.
Pour vous simplifier la tâche, nous avons créé pour vous un modèle de matrice des risques, vous le trouverez ici : j’ouvre la matrice.
Bon courage pour l’organisation de vos événements ! 🙂