Les meilleures méthodes pour assurer le suivi de votre événement

Votre événement est enfin terminé, mais votre travail d’organisateur ne s’arrête pas là. Les jours suivants, il va falloir rebondir sur le succès (mais aussi sur l’échec parfois) de votre événement. Pour cela, il est primordial de réaliser un suivi de projet, autrement dit, utiliser plusieurs méthodes de follow-up pour s’assurer que les actions mises en place ont eu le succès escompté. Alors comment réussir son follow-up événementiel à coup sûr ? Quelles sont les méthodes à utiliser pour avoir des résultats ? Eventdrive vous dévoile ses petits secrets pour faire un suivi de projet événementiel du tonnerre. 

Assurer un follow-up en externe : Communiquer avec vos invités

Le follow-up en externe est essentiel pour conclure votre mission d’organisateur d’événements. Vous devez prendre le temps de contacter vos invités ou faire un retour public sur l’événement à tous ceux qui ont fait le déplacement. Différentes possibilités s’offrent à vous pour réussir votre suivi de projet en externe. 👉 Nous avons réuni les plus pertinentes !  

Envoyer un questionnaire de satisfaction

Cela peut vous paraître anodin, mais les questionnaires de satisfaction sont le meilleur moyen d’obtenir le feedback de vos invités. Pas besoin de faire un questionnaire trop compliqué, ni trop long, au risque de n’avoir que peu de réponses. 

Au contraire, ciblez les informations dont vous avez besoin pour en tirer des conclusions efficaces. Concentrez-vous uniquement sur la data dont vous avez besoin et prenez le temps de rédiger des questions claires et précises. Autre point important, envoyez le questionnaire rapidement après la fin de l’événement. Il est toujours mieux de récupérer les réactions à chaud !

Publier un article de blog

Les articles de blog sont efficaces dans une communication post événement. En effet, ils peuvent vous permettre de partager un résumé des meilleurs moments, mais aussi quelques anecdotes. Vous pouvez également en profiter pour communiquer des chiffres importants comme le nombre de personnes qui se sont déplacées ou encore des fun facts.

De plus, publier un article de blog après votre événement est le bon moyen de partager des photos et donner un aperçu de ce qui s’est passé. Vous allez pouvoir partager les moments phares avec ceux qui n’ont pas eu la chance de venir… et leur donner envie de participer au prochain événement ! 

Envoyer un email de remerciement

Autre point à ne pas négliger. L’email de remerciement est indispensable. Il n’est pas nécessaire d’écrire un roman, seulement quelques lignes suffiront. Il permettra de remercier vos invités d’être venus, vos conférenciers d’avoir pris la parole ou encore vos prestataires d’avoir assuré le service. 

Notre conseil ? Séparez bien votre audience et rédigez différents emails de remerciement en fonction de la cible. La personnalisation est la clé !

Tout comme le questionnaire de satisfaction, l’email de remerciement doit être envoyé dans les jours qui suivent l’événement. Imaginez-vous recevoir des remerciements 3 semaines après l’événement ? Non ! 🙅 Alors soyez proactif et agissez vite !

Assurer un follow-up en interne : partagez avec votre équipe

On l’oublie souvent, mais il est tout aussi important de faire un suivi en interne qu’en externe. Que votre événement soit une réussite ou un échec, il est primordial de partager vos retours et impressions avec votre équipe. Par exemple : Si vous communiquez sur les points positifs, vos collaborateurs pourront s’en inspirer pour un prochain événement. Au contraire, si vous partagez des points d’amélioration, ils pourront apprendre de vos erreurs pour ne pas les reproduire. C’est une situation gagnant-gagnant. 🤝

Les possibilités pour faire ce retour sont nombreuses, mais nous avons décidé de vous présenter aujourd’hui les 3 méthodes de follow-up interne qui nous semblent les plus efficaces.

Envoyer le reporting de votre événement

Au cours de votre événement, vous allez cumuler un bon nombre de chiffres et de statistiques. Prenez le temps d’analyser ces résultats. Prenez en compte uniquement les chiffres qui ont du sens et préparez un résumé à présenter à votre équipe.

Vous ne voyez peut-être pas l’importance de parler du nombre d’invités ou encore du taux de no-show à des personnes qui n’ont pas travaillé sur votre projet, mais au contraire, ce reporting est bénéfique à tous. En fonction des thématiques, vous pourrez établir des moyennes ou mettre en place des tendances. Ainsi, vous aurez plus de facilité à vous fixer des objectifs à atteindre lors du prochain événement !

Faire un retour sur l’événement via un réseau interne

De plus en plus d’entreprises utilisent un réseau social interne pour communiquer auprès de leurs employés. Pour les plus grosses entreprises, on parle d’un réseau qui va ressembler le plus de personnes possible comme LinkedIn ou même Facebook par exemple. Pour les plus petites, il s’agit parfois d’un simple Slack. 

Peu importe le moyen utilisé, n’hésitez pas à prendre quelques minutes pour faire un retour sur votre événement. Écrivez avec vos propres mots : comment il s’est déroulé, quels ont été les points forts et surtout, comment les éventuels problèmes rencontrés se sont réglés. Votre feedback sera très utile à toute votre équipe.

Partager des présentations

Il arrive que vous soyez obligé de créer des présentations lors de la préparation d’un événement. Il serait dommage de garder pour vous ces présentations lorsque votre event est terminé ! Pourquoi ne pas faire une présentation publique au sein de votre entreprise pour ceux qui le souhaitent ? Pour l'occasion, vous pouvez inviter tous vos collaborateurs. Vous pouvez aussi tout simplement les poster sur le cloud de l’entreprise pour que tout le monde puisse y avoir accès. Attention cependant à bien enlever auparavant les informations clients confidentielles s’il y en a.

Le suivi de projet post événement est très important. Que ce soit en interne ou en externe, il est primordial de prendre le temps de faire une pause, se poser les bonnes questions sur ce qui vient de se passer puis en faire un feedback construit et pertinent. Vous pouvez choisir la méthode de follow-up qui vous convient le plus ou en utiliser plusieurs, mais attention à toujours respecter un bon équilibre. Trop de feedback, tue le feedback ! 😉