L’organisation d’un événement sportif : tout savoir et tout prévoir

Ça y est, vous venez de signer votre prochain contrat. Félicitations ! Cette fois-ci, vous êtes chargés de l’organisation d’un événement sportif. Ce n’est pas la première fois que l’on vous confie ce genre de missions, mais la dernière fois, vous n’avez pas été totalement satisfait du rendu. On vous comprend chez Eventdrive, le syndrome de l’éternel insatisfait étant pas mal répandu chez les organisateurs d’événements !

Notre but ? Faire en sorte que vous n’ayez plus ce sentiment d’insatisfaction à la fin de la prochain événement sportif. Pour cela nous avons dressé la liste des points à suivre pour organiser l’événement parfait !

Organiser un événement sportif : les éléments essentiels à prendre en compte

L’organisation d’un événement sportif n’est pas n’importe quel type de mission pour un organisateur d’événement. Ce travail demande beaucoup de préparation en amont, c’est pourquoi il faut commencer très tôt avant le jour J. Voici une liste non exhaustive de tous les points à vérifier avant votre événement pour assurer un projet réussi.

Vérifier les réglementations

De nombreuses autorisations, ainsi que le respect de plusieurs réglementations sont nécessaires dans le cadre d’un événement sportif. C’est pourquoi une de vos premières tâches devrait être de se renseigner auprès d’institutions légales comme la mairie ou la préfecture de la ville où vous organisez votre événement. 

Il faut, bien évidemment, déclarer l’événement sportif. Mais vous devez aussi impérativement connaître tous les accords dont vous aurez besoin pour assurer le bon déroulement de votre projet. À noter que, parfois, certaines autorisations demandent un certain temps à être obtenu, il faut donc s’y prendre à l’avance pour être sûr d’être en règle le jour de l’événement.

Par exemple, si votre événement prévoit des récompenses, qu’elles soient en nature ou en argent, qui dépassent la valeur établie par le Ministère des Sports, vous devez déclarer votre événement auprès de la fédération sportive de la discipline en question.

Être sûr d’être bien assuré

Autre point très important lors de l’organisation d’un événement sportif : l’assurance. En effet, les accidents et les blessures chez vos participants ont plus de risque d’arriver lors d’un événement de ce type.

Prenez bien le temps de consulter votre assureur et vérifiez les termes de votre contrat pour couvrir les risques liés à votre événement. Sachez que si un accident se produit le jour J, vous pouvez être tenu responsable et les conséquences peuvent être désastreuses (et coûteuses) pour vous-même ou votre compagnie. 

Notez que votre assurance doit couvrir votre propre responsabilité civile, mais également celles de toutes les personnes qui interviendront le jour J (bénévoles, animateur sportif, équipe de sécurité…).

Enfin, tous vos participants doivent également être couverts, n’oubliez donc pas de faire signer des attestations de responsabilités civiles à tous vos invités avant le début de l’événement. C’est le papier que vous demandera votre assureur.

Constituer une équipe performante

Pour tous types d’événements, il est important de bien être entouré. Vous avez d’ailleurs sûrement des personnes de confiance avec qui vous adorez collaborer. C’est parfait. Ne négligez pas les petites mains qui pourront vous aider à gérer les derniers points d’organisation le jour J ou l’équipe de sécurité qui assurera le bon déroulé de la journée. 

Il est en effet nécessaire d’avoir un service d’ordre sur place, des tensions pouvant apparaître rapidement lors de l’organisation d’un événement sportif.

Il est également nécessaire d’avoir une équipe médicale sur place chargée de guérir les potentielles blessures qu’il pourrait y avoir. Nous vous conseillons aussi de faire venir quelques spécialistes, tels que des massothérapeutes ou ostéopathes le jour J. Ce genre d’attentions est toujours apprécié par les participants.

Obtenir un matériel de qualité

Habituellement, quand on vous parle du matériel technique nécessaire le jour de votre événement, on a plutôt vidéoprojecteur et micro à la bouche. Vous aurez sûrement besoin de ce type d’équipement le jour de votre événement sportif, mais c’est à un autre type de matériel que nous faisons référence aujourd’hui.

Lorsqu’on organise un événement sportif, il est nécessaire de se procurer certains équipements spécialisés. Cela peut aller du ballon de foot, aux tables de tennis de table en passant par les filets de volley-ball : tout dépend de l’événement que vous organisez. Tout le monde n’a pas de genre de matériel dans ses placards ! En revanche, en mettant en place un partenariat avec des magasins d’équipements sportifs, vous pourrez être fourni le jour J en échange d’une visibilité maximale pour la marque.

Vous pouvez également contacter des associations sportives. Souvent, elles ont du matériel professionnel en quantité qu’elles sont prêtes à mettre à disposition. Le double avantage ? Les membres des associations sportives sont très souvent de bons candidats pour les événements sportifs, autant en tant que participant que spectateur.

N’oubliez pas que tous les équipements sportifs que vous mettez à disposition de vos participants doivent être conformes aux réglementations en vigueur.

Savoir communiquer

Quand on organise un événement sportif, il ne faut surtout pas oublier la communication locale. Votre objectif ? Attirer des participants, bien évidemment, mais également un public. Un événement sportif ne peut être réussi sans l’ambiance qui va avec, il faut donc prendre le temps de recruter 2 types d’audiences. C’est pour cette raison qu’il faut communiquer autour de la localité qui accueille votre événement.

Pour y parvenir, vous pouvez contacter la presse locale, mais aussi mettre des affiches dans les commerces locaux. 

Nous vous invitons également à essayer de mettre en place des partenariats avec des boutiques de sport. Bien évidemment, ciblez en priorité les sponsors avec qui vous avez déjà conclu des partenariats (pour le matériel par exemple). Mais n'hésitez pas à voir un peu plus large pour la promotion de votre événement, en contactant d’autres types de commerces.

Un véritable défi à relever

Chaque type d’événement est un challenge différent pour l’organisateur que vous êtes. Mais il est vrai que l’organisation d’un événement sportif est vrai vrai défi à relever, car les contraintes légales et sécuritaires sont plus importantes. 

Prenez bien le temps consulter des professionnels qui sauront vous renseigner sur les réglementations, entourez-vous d’une équipe performante et suivez nos conseils. Vous avez toutes les cartes en main pour organiser un événement sportif à succès qui remplira tous vos objectifs !