Comment organiser une séance de brainstorming pour son événement

Avec la multiplication des événements digitaux, les event planners doivent constamment redoubler d'imagination pour concevoir de nouvelles idées d’événements. Les clés pour réussir son grand temps fort sont l’innovation et la créativité. Il faut savoir donner vie à un événement qui fait la différence. Créer une expérience jamais vue auparavant, dont on se souviendra. Mais comment arriver à constamment se renouveler et proposer des formats d'événements ou d’animations qui marqueront les esprits ? 

Saviez-vous que la plupart des meilleurs concepts ou idées d’événements sont issus d’un brainstorming ? Organiser une séance de brainstorming pour son événement, ça ne s’improvise pas. Au contraire, ça se réfléchit et ça se prépare. Il faut savoir comment mettre en œuvre la technique que vous aurez choisie afin d’en tirer le meilleur. L’équipe d’Eventdrive a analysé ses réunions de remue-méninges et vous a concocté cet article en y réunissant les meilleurs conseils et bonnes pratiques pour un brainstorming réussi. 

Le Brainstorming, une méthode propice à l'émergence d'idées brillantes

L’une des clés pour réussir son événement et capter l’attention de son public est l’innovation. Que ce soit au niveau du format, des contenus ou des animations, le processus créatif de l'événement doit donner naissance à du jamais vu ailleurs. Il faut donc arriver à se projeter et à voir les choses sous différentes perspectives. C’est pourquoi il est important de brainstormer pour concevoir son temps fort. Aussi, le brainstorming permet de ne jamais être à court d’idées pour son événement.

Tim Sanders définit cette méthode comme une collaboration qui produit de l’innovation. L’ancien Chef Solutions Officer de Yahoo place le brainstorming au centre de la résolution des problèmes et de la création d'événements. Comme il l’explique, en réunissant des personnes de disciplines variées, autres que celles de l’équipe de gestion de projets événementiels, de nouveaux points de vue émergent. La combinaison des informations et des avis de chacun donnent alors vie à quelque chose de formidable, la créativité. Il explique que « les problèmes se résolvent grâce à une collaboration consciente. La satisfaction des employés augmente lorsque tel est le processus ». Ainsi, le brainstorming, en plus de faire naître des idées innovantes pour vos événements, permet de renforcer le sentiment d’appartenance des employés à l’entreprise.

Comment organiser une session de brainstorming ?

Tim Sanders explique aux Event Managers que “les solutions se créent lorsque les participants savent que vos réunions sont celles où les idées trouvent toute leur place.”

Sachez mobiliser et impliquer vos participants, tenez les informés même après la fin du brainstorming. Aussi, posez-vous les bonnes questions avant d’organiser une telle séance. Le design thinking est primordial pour éviter de faire perdre du temps à tout le monde.

Pourquoi avons-nous besoin d’une séance de brainstorming ? 

Définissez clairement les objectifs de la session. Assurez-vous qu’il ne s’agisse pas simplement d’une réunion, d’une mise à jour, d’un tour de décision, etc. Présentez vos objectifs à l’ensemble des participants au début de la réunion. Ainsi, ils comprendront l’enjeu et sauront mieux y répondre.

De qui avons-nous besoin pour atteindre le résultat fixé ? 

Pensez à tous vos objectifs et le type d’événement sur lequel vous souhaitez brainstormer. Définissez ensuite toutes les parties prenantes utiles. N’oubliez pas de mixer les profils et de choisir des personnes avec des expériences variées. Plus vous êtes nombreux, mieux c’est.

Quel est le meilleur moment pour organiser une séance de brainstorming pour son événement ?

Le matin est souvent le moment le plus opportun. Les participants ne sont pas encore fatigués de leur journée de travail. C’est généralement en arrivant au travail que nous réalisons les tâches créatives.

De combien de séances allons-nous avoir besoin et comment les organiser ?

 Parfois les idées visionnaires ne viennent pas en une fois. Rome ne s’est pas faite en un jour, il faut donc savoir faire preuve de patience, notamment quand l’événement sur lequel vous vous penchez est complexe. N’hésitez pas à envisager plusieurs sessions avec des ordres du jour différents. 

Comment dérouler votre réunion de brainstorming ? 

Définissez la durée de la séance, les différentes étapes, les outils qui seront utilisés. Dans votre ordre du jour, notez vos questions, vos objectifs, qui doit intervenir et quand. Pensez au parcours des participants. Communiquez votre ordre du jour clairement avant la réunion, afin que tout le monde soit d’accord.

Définissez les règles applicables à votre session de remue-méninges

Afin que chacun puisse s’exprimer librement, définissez les règles du brainstorming pour votre événement. Rappelez l’importance de l’écoute active, des attitudes constructives et la nécessité d’implication de chaque participant.  Expliquez que la manière de formuler les remarques doit être positive et que les jugements de valeurs sont interdits. Dans le brainstorming, il n’y a pas de mauvaises idées, juste des idées.

Brainstormez sur votre événement en musique 

Saviez-vous que la musique peut stimuler l’activité cérébrale ? C’est en tout cas ce qu'ont démontré certaines études. Mettre une petite musique de fond instrumentale pas trop forte pourrait démultiplier l’imagination de vos collaborateurs et donner vie à un événement unique. Éviter les chansons à texte, les paroles pouvant distraire vos participants. La musique classique et le deep house sont des styles tout à fait adéquats.

Prévoyez un animateur

C’est lui qui va assurer le bon déroulement de la séance, le respect des règles et l’atteinte des objectifs. Il doit se préparer et effectuer ses recherches, éventuellement préparer des répliques et questions de relance. Il anime la session, distribue la parole équitablement en intervenant si un membre monopolise la réunion, et en incitant les plus timides à s’exprimer.

Vous prévoyez d'organiser un événement physique prochainement ? Cette check-list complète vous accompagnera à chaque étape pour garantir le succès de votre événement. 🙌

Utilisez des outils pour vous aider à organiser les idées innovantes pour vos événements

Les classiques : crayon, papier, paperboard

Parfois les idées s'enchaînent et nous n’avons pas le temps de les partager. Rien de mieux que de les noter pour ne rien oublier. Facile d’utilisation et à la portée de tous, chacun peut réunir ses idées sur un papier. Vous pouvez ensuite organiser une restitution et centraliser sur un paperboard ou un tableau pour mieux visualiser les idées.

Mettez en place des documents de collaboration

Parmi les outils collaboratifs pour entreprise simples et accessibles, Google Docs ou encore Word 365 sont de plus en plus utilisés. Ils vous permettent d’exploiter un document unique, fichier Word ou tableau Excel, que vous partagez avec l’ensemble des participants à votre brainstorming. Chacun pouvant ensuite le compléter.

Tableau Kanban – Trello - One note 

Prenez des notes et centralisez toutes les idées par catégorie dans des tableaux partagés. Une méthode agile de gestion de projet, d’organisation et de centralisation des idées issues du brainstorming. Grâce à ces outils, vous organisez les suggestions issues de votre réunion. Chaque catégorie pouvant être gérée, suivie et partagée avec tous vos membres.

Créez un mind mapping

Également appelé carte heuristique, le mind mapping va faciliter, accélérer et fluidifier le traitement de l’information collaborative. Les idées pour votre événement vont être réunies et représentées graphiquement, en créant une arborescence. Ainsi, elles pourront être visualisées et projetées sur une map. C’est un outil très utile pour prendre du recul, éviter les jugements et encourager la créativité des participants. Mindmeister ou encore gloomaps sont des outils de mind mapping utiles à connaître pour organiser une séance de brainstorming pour son événement.

Multinationale, home office, comment organiser un brainstorming en ligne ?

Les deux dernières années, le home-office s’est énormément développé. Tout comme le brainstorming en ligne, également appelé Brain-netting. Mais alors, comment organiser une séance de brainstorming digitale pour son événement ? Grâce aux EMS, brainstormer en digital devient possible et facile ! 

Des nombreuses fonctionnalités pour organiser vos sessions de brainstorming pour votre événement

Les EMS vous aident à impliquer vos équipes à distance et à créer des brainstorming à grande échelle performants. À travers les fonctionnalités qu’ils proposent, vous pourrez organiser une séance de brainstorming efficace et créative pour votre événement. Avec les outils d'interactivité, comme le chat et la possibilité d'interagir entre participants, vos séances de remue-méninges sont constructives et vos collaborateurs participent activement. D’autres fonctionnalités, comme le fait de lever la main, permettent de distribuer correctement la parole. Dans le cas où vous avez un très grand nombre de participants, il est possible de rythmer votre séance de brainstorming par des sessions en sous-groupes, par exemple avec la fonctionnalité multi-sessions d’Eventdrive.

Le nuage de mots sera particulièrement utile pour centraliser et visualiser les idées qui sont ressorties du brainstorming pour votre événement. Et ensuite pouvoir les trier et sélectionner les plus adéquates.

Faites une synthèse de votre idéation

Après la phase créative qui consiste à mentionner toutes les idées qui viennent en tête, il faut ensuite sélectionner les idées. L’objectif étant de choisir celles qui sont les plus en phase et les plus réalistes pour l’organisation de votre événement. 

Une fois toutes les solutions opportunes synthétisées, partagez-les avec le groupe et montrer comment leurs idées vont prendre vie. 

Maintenant que vous avez un super projet, il ne vous reste plus qu’à donner vie à votre événement grâce à notre EMS. 🚀