Organiser une conférence de presse hybride

Alors que la notion d’événements hybrides se faisait encore toute timide il y a quelques années, elle est maintenant sur toutes les lèvres des professionnels de l’événementiel, presque à deux doigts ✌️ de devenir la « nouvelle normalité » (on a d’ailleurs créé un guide complet sur les événements hybrides qui peut sûrement vous intéresser !).

Que ce soit pour des séminaires internes, des congrès, des salons, des lancements de produits ou même des team building, le format hybride peut s’adapter à tous types de formats d’événements. Plus que de s’adapter, il offre surtout des avantages certains pour satisfaire une cible à la recherche de souplesse et de flexibilité.

L’exemple dans cet article avec un format bien spécifique : la conférence de presse.

5 raisons de privilégier l’hybride pour vos prochaines conférences de presse

1. Gagner en flexibilité

Il n’y a pas meilleur exemple que la conférence de presse hybride pour satisfaire sa cible. Pourquoi ? Parce que, grâce à lui, vous réussirez à contenter deux types de journalistes :

• Ceux qui, par souci de contraintes économiques, géographiques ou simplement par manque de temps, souhaiteraient assister à l’événement de chez eux ou du bureau ;
  
  
• Ceux qui souhaitent à tout prix privilégier la rencontre en personne pour poser directement les questions aux intervenants et échanger en face à face avec les autres invités.

Laisser le choix du format aux journalistes, c’est aussi faire un pas de plus vers la personnalisation de l’expérience : je peux participer où je le veux et comme je le veux ! Que demander de plus ? Ah si, un replay, pour pouvoir également assister à l’événement quand je le veux (et récupérer des informations clés pour la rédaction de mon article). 😉

Qui dit participation à distance dit aussi moins de personnes présentes physiquement, et donc des possibilités d’interactions simplifiées. Vous offrirez alors à vos invités en présentiel une conférence en « petit comité », plus propice aux rencontres et aux échanges.

Bien entendu, cela ne signifie pas que ceux participant à distance ne peuvent pas interagir avec les intervenants et les autres invités. Si vous utilisez une plateforme de gestion d'événements virtuels et hybrides, ils peuvent facilement s'exprimer via des fonctionnalités interactives telles que "lever la main" ou le chat intégré. 

2. S’internationaliser

Toujours dans cette optique de rendre son événement accessible à une audience plus large, le format hybride est aussi un moyen de donner une dimension internationale à votre événement.

Si vous organisez une conférence de presse, c’est sûrement que vous souhaitez faire parvenir une information au plus grand nombre. L’hybridation de votre conférence de presse permettra à des médias internationaux de participer et d’apprendre à mieux vous connaître.

Diffuser votre événement au delà des frontières est un très bon moyen de développer considérablement votre notoriété, surtout si les journalistes étrangers décident d’écrire un article sur le sujet de votre conférence de presse. N’oubliez pas que l’un des principaux objectifs de votre conférence de presse est d’avoir le plus de retombées possible : c’est l’indicateur de performance N°1 qui déterminera la réussite de votre rassemblement.

3. Transformer sa conférence de presse en éco-événement

Adopter le format hybride, c’est aussi réduire l’impact environnemental de son événement en limitant l’empreinte carbone, notamment due aux voyages d’affaires. L’éco-responsabilité de ses événements est un virage qui s’insère doucement mais sûrement dans les habitudes des organisateurs d’événements, et l’hybridation s’avère être l’une des solutions qui s’offrent à vous !

Et ce n’est pas vos invités qui vous le reprocheront ! 64% des participants à un événement souhaitent davantage assister à des conférences durables et aux pratiques respectueuses de l’environnement selon une étude américaine.

« Climat ou événements ? Grâce à l’hybridation, à chaque organisateur de trouver le savant dosage qui permet de maîtriser son empreinte carbone, tout en conservant le plaisir et l’impact de la rencontre physique. »  

Béatrice Eastham - Fondatrice de Green Événements

 

4. Multiplier les canaux pour récolter de la data

Si récolter des feedbacks des participants est primordial pour tous types d’événements, c’est particulièrement le cas pour la conférence de presse. En effet, vous vous adressez à des relais d’opinion. Vous souhaitez donc savoir comment ils ont appréhendé votre événement et s’ils seront enclin à communiquer dessus.

Vous pouvez en plus profiter de leviers aussi bien physiques que digitaux pour récolter ces informations et donc doubler les canaux pour obtenir de la data ! Par exemple, vous pouvez suivre le comportement en ligne de vos participants à distance (combien ont participé, combien de temps sont-ils restés sur le live, quel a été le taux d’engagement général,...) ou collecter des informations de participants présents physiquement (via la session de Q&A et des verbatims).

Toutes ces informations vous permettront :

1. D’évaluer la réussite de votre conférence de presse hybride
2. D’exploiter ces données pour continuer à communiquer auprès de vos deux audiences une fois l’événement terminé, et ce de manière personnalisée.

5. Réduire ses coûts

En donnant l’opportunité à certains d’assister à la conférence à distance, vous réduisez notamment :

• Les frais liés à la location des espaces (location d’une plus petite salle) ;
• Les dépenses liés au traiteur ;
• Les éventuels frais d’hébergement ;
• Les coûts engendrés par l’impression des documents à distribuer sur place comme le communiqué de presse ou le dossier de presse (documents que vous pourrez mettre sur un site web dédié à la conférence de presse pour les participants à distance).

Avec toutes ces économies, vous allez très vite rentabiliser votre solution de gestion de conférences de presse hybrides !

En plus de l’organisation des événements hybrides, une solution telle qu’Eventdrive peut aussi être utilisée pour vos conférences de presse en présentiel et en ligne.

Comment un EMS peut vous aider à organiser votre conférence de presse hybride ?

Pour maîtriser le budget de votre conférence de presse hybride

De la location de salle à la location du matériel technique pour la diffusion live de l’événement, en passant par le traiteur ou le coût d’un conférencier, plusieurs dépenses sont à prévoir dans le budget de votre conférence de presse hybride.

Que ce soit pour établir un budget prévisionnel, comparer plusieurs devis, générer un rapport budgétaire global de l’événement ou encore créer des modèles de budget pour vos prochaines conférences de presse, un EMS sera l’outil idéal pour vous faire gagner et en temps, et en argent.

Le bénéfice le plus flagrant d’un logiciel de gestion d’événements est qu’il vous permet d’automatiser toutes les tâches indispensables mais chronophages liées à la gestion du budget de votre événement. Il est par exemple possible d’automatiser le circuit de validation des devis pour simplifier et fluidifier le processus en interne.

Pour réunir les informations relatives à votre conférence de presse sur votre site événementiel

Le site événementiel de votre conférence de presse hybride est la porte d’entrée de votre événement. Votre cible n’y restera généralement pas longtemps, donc assurez-vous de proposer un contenus concis qui expose clairement la plus-value de votre conférence de presse.

Vous pouvez y mettre à tout moment les thématiques abordées lors de l’événement, les informations relatives au speakers ou encore les fichiers tels que le communiqué de presse, le dossier de presse, les fiches produits ou tout autre documentation pertinente relative à la conférence de presse.

Enfin, vous pouvez, grâce à l’EMS, personnaliser le design de ce site web à votre charte pour immerger les journalistes dans l’univers de votre marque.

Pour gérer vos inscriptions

Grâce à un EMS, vous pouvez créer et envoyer des formulaires d’inscription différents en fonction du type de public auquel vous vous adressez. Par exemple, dans le cadre d’une conférence de presse, vous pouvez envoyer un formulaire différent aux journalistes généralistes et aux journalistes spécialisés. 

Une fois que la personne s’est inscrite à la conférence de presse, vous pouvez aussi ajouter un fichier iCal une fois que le formulaire ait été soumis. Le fichier iCal est une fonctionnalité proposée par Eventdrive pour permettre aux journalistes de booker l’événement dans leur agenda, qui est souvent amené à se remplir très vite.

Les données récoltées via ces formulaires seront ensuite centralisées dans le tableau de bord de votre EMS. L’objectif ? Créer des listes de contacts pour segmenter vos participants, par exemple en fonction du format choisi ou de la typologie de journalistes, et ainsi envoyer des emails marketing pertinents selon le profil et les besoins de vos cibles.

Pour ne pas être dépendant de l’outil marketing utilisé en interne

Automatiser les rappels envoyés aux journalistes ne s’étant pas encore inscrit ? C’est possible avec un EMS. Envoyer un email spécifique aux participants à distance ? Possible aussi. Créer un email à votre charte pour teaser votre conférence de presse ? Encore possible.

L’EMS vous évitera de dépendre d’un outil marketing utilisé en interne et vous aidera à créer des campagnes aux couleurs de votre entreprise en moins de 20 minutes !

Pour tout centraliser en un seul et même endroit

Vous êtes souvent amenés à devoir gérer plusieurs outils pour communiquer sur votre conférence de presse, pour la diffuser, pour créer des interactions entre les invités le jour J ou encore pour mesurer les performances de votre événement. Vous êtes parfois même amenés à jongler entre les fichiers Excel, les boites mails et divers outils marketing utilisés en interne pour réunir l’information !

Avec un EMS comme celui d’Eventdrive, tous ces outils sont réunis en un seul et même endroit et vous centralisez toutes les informations relatives à l’événement et aux participants !

Découvrez comment la Société Générale a amélioré sa productivité grâce à Eventdrive !

Pour avoir une meilleure maîtrise sur la gestion de vos prochaines conférences de presse

Une fois que votre conférence de presse hybride aura été une réussite (en partie due à votre investissement dans un EMS 😁), vous serez sûrement convaincu-e à l’idée de renouveler l’opération.

L’objectif d’un EMS étant de faire économiser du temps aux responsables de relations presse, vous pourrez alors utiliser l’outil pour dupliquer vos précédentes conférences de presse ou même les classer dans des catégories. Vous n’aurez alors pas besoin de ressaisir les mêmes informations qu’avant, recréer les mêmes formulaires, le même modèle de budget... Time is money !

Pour assurer le follow up une fois votre conférence de presse hybride terminée

Une fois l’événement terminé, vous pouvez continuer à utiliser les fonctionnalités proposées par l’EMS. Par exemple, vous avez la possibilité d’utiliser le logiciel de gestion d’événements pour mettre un replay à disposition des invités n’ayant pas assisté à la conférence de presse. Vous pouvez aussi ajouter une galerie de photos prises le jour J, ou encore envoyer des emails aux journalistes n’ayant pas effectué de retombées relatives à votre événement.

En résumé

• Opter pour un format hybride pour votre conférence de presse, c’est :
  • Gagner en flexibilité ;
  • Vous internationaliser et ainsi augmenter le nombre de retombées que peut générer votre événement hybride.
    
    
• Opter pour un logiciel de gestion d’événements pour l’organisation de votre conférence de presse, c’est :
  • Optimiser la gestion de votre conférence de presse
  • Centraliser les informations relatives à l’événement ainsi que les données de vos journalistes
  • Automatiser les tâches indispensables mais chronophages (envoi d’invitations, rappels, notifications, etc.)
  • Personnaliser vos communications en fonction des besoins de votre cible et aux couleurs de votre entreprise
  • Collaborer facilement avec vos collègues et votre agence de presse
  • Créer des modèles pour organiser une prochaine conférence de presse en temps record

Vous souhaitez échanger sur l’organisation de votre prochaine conférence de presse ? On reste à l’écoute : contactez nos experts !

Vous avez décidé d'organiser une événement hybride ? Alors ce guide vous sera indispensable !