Comment organiser des événements ERG ?

Les départements de la diversité et de l'inclusion jouent un rôle crucial dans les grandes entreprises. Ils aident à concevoir des politiques qui renforcent la diversité sur le lieu de travail, abordent toute forme de harcèlement et protègent les groupes minoritaires. Ce département est également responsable des groupes de ressources des employés (GRE). Les GRE sont un élément important de la culture d'entreprise dont l'objectif est de créer une communauté au sein même de l'entreprise. En outre, les GRE contribuent au développement personnel et professionnel des employés. Pour Aubrey Weatherston, Event Manager à la Société Générale, les GRE sont incontournables : «Avoir un solide programme de diversité et d'inclusion devrait être la norme et c'est une priorité pour nous.

👉 D'ailleurs, découvrez 9 idées pour favoriser l’inclusion au sein d’une entreprise.

La plupart des entreprises du CAC 40 disposent de nombreux GRE parmi lesquels les employés peuvent choisir. Ils peuvent rejoindre des groupes basés sur leurs origines ethniques, comme les Asiatiques, les Africains, les Indiens ou les Hispaniques, ou même des groupes basés sur l'orientation sexuelle, ce qui leur permet de rester actifs et engagés au sein de votre entreprise. Avec plusieurs groupes actifs au sein d'une même organisation, des centaines d'événements, de toutes tailles et de tous formats, sont organisés chaque année. Voici quelques conseils pour gérer les événements de votre groupe de ressources des employés.

Conseils pour la gestion d’événements GRE

Impliquez votre commanditaire exécutif 

Avoir votre commanditaire exécutif LGBT+ GRE sur l’événement est un must. Non seulement ils participent activement aux GRE des employés, mais ils peuvent également répondre aux questions sur ce qu’il se passe plus haut dans la hiérarchie et répondre à d'autres préoccupations. Ils jouent un rôle crucial dans le partage de la stratégie globale de l'entreprise et des objectifs du département Diversité & Inclusion, qui ont tendance à évoluer de temps en temps. Ils sont également votre pilier dans la communauté exécutive, surtout si le sponsor est un SVP. Si vous souhaitez en savoir plus sur la recherche d'un Executive Sponsor, consultez ce livre blanc sur la recherche d'un Executive Sponsor GRE.

Veillez à inclure votre sponsor exécutif du GRE dans la conception de tous vos événements. Leur participation aux grands événements importants est indispensable. En tant que sponsor, non seulement ils participent activement aux GRE, mais ils peuvent également répondre aux questions sur ce qu’il se passe plus haut dans la hiérarchie et répondre à d'autres préoccupations. Ils jouent un rôle crucial dans le partage de la stratégie globale de l'entreprise et des objectifs du département Diversité & Inclusion, qui ont tendance à évoluer épisodiquement. En outre, ils sont votre porte d'entrée dans la communauté des cadres, surtout si le sponsor est un SVP. Si vous souhaitez en savoir plus sur la recherche d'un sponsor exécutif, consultez ce livre blanc sur la recherche d'un sponsor exécutif GRE.

Centralisez vos données

La centralisation de votre liste de participants est la partie la plus importante de l'organisation d'événements GRE. Vos événements s'adresseront non seulement aux membres du GRE, mais aussi aux autres employés. Avec le temps, vos GRE deviendront de plus en plus grands et vous devrez vous assurer que vos listes de participants et vos données sont sécurisées et peuvent être trouvées en un seul endroit. Utilisez un EMS pour garder vos données d'événements propres ; vous gagnerez du temps et de l'argent.

Répartissez vos participants en groupes. Voici quelques exemples de groupes :

• Membres du comité
• Membres (votre public principal)
• VIPs
• Membres non actifs (votre public élargi)

Organisez votre équipe

Lorsque vous gérez de petits événements tels que ceux organisés pour les GRE, vous devez être aussi structuré que possible, car les choses ont tendance à passer entre les mailles du filet. Attribuez un rôle à chaque personne qui fait partie de l'équipe organisatrice. Pour vous assurer que tout ce qui doit être fait sera fait, créez une liste de tâches à accomplir, de l'envoi de l'invitation à l'appel au traiteur pour les amuse-bouches. Attribuez chaque tâche à un membre spécifique de votre équipe d'organisation. Il y a beaucoup de choses à gérer lors de l'organisation d'un événement, donc la responsabilité et l'obligation de rendre des comptes sont essentielles pour créer un événement réussi.

Faites la promotion de votre événement

Le marketing événementiel va au-delà d'une simple invitation par courrier électronique. Créez un site web pour partager des informations importantes sur votre événement. Ce sera plus rapide que de l'ajouter à votre intranet, croyez-nous. Veillez à ajouter un onglet pour accéder directement à votre page d'inscription. En outre, commencez à planifier le contenu pour promouvoir votre événement sur les médias sociaux de votre entreprise (s'il s'agit d'un événement externe B2B) et pour votre intranet. Pourquoi ne pas créer un slogan ? Réfléchissez à de bons arguments en plus de votre slogan que vous pourrez ajouter à vos e-mails marketing pour augmenter le nombre d'inscriptions.

Le succès d'un événement se mesure généralement au taux de participation global (nous en reparlerons plus tard). Le marketing événementiel est la clé pour réduire le nombre d'absences. Heureusement, vous pouvez automatiser la plupart de vos actions de marketing événementiel. Utilisez votre EMS pour envoyer vos invitations, vos confirmations par e-mail, vos rappels d'inscription (pour ceux qui n'ont pas répondu), ainsi que d'autres informations sur l'événement, notamment les rappels de la date de l'événement. Partagez votre événement sur l'intranet et ajoutez un lien d'inscription dans vos e-mails internes. 

Bonus : si vous utilisez une plateforme de gestion d'événements virtuelle et hybride comme Eventdrive, vous pouvez utiliser vos modèles d'événements et d'e-mails pour rationaliser votre marketing événementiel. Pourquoi partir de zéro quand vous pouvez construire des modèles d'événements parfaits parmi lesquels choisir pour lancer votre site Web d'événements en un temps record. Un courriel de confirmation ? Aucun problème ! Enregistrer la date ? C'est déjà fait ! Travaillez plus intelligemment, pas plus durement.

Engagez votre public

Si vous utilisez déjà une technologie événementielle comprenant des fonctions interactives, veillez à les utiliser pour faire participer vos participants autant que possible. C'est le meilleur moyen de s'assurer que les messages clés sont non seulement partagés mais aussi compris. Les gens ont tendance à mieux apprendre en agissant, surtout après avoir éveillé leur intérêt et qu'ils sont prêts à participer. C'est le moment de lancer un sondage, d'interroger votre public sur les parties importantes de votre événement et de regrouper les questions pertinentes auxquelles vous pourrez répondre lors de votre séance de questions-réponses. Consultez cet article sur les 4 façons d'augmenter l'interactivité lors de vos événements virtuels et hybrides.

Intégrez votre marque

N'oubliez jamais que vos événements GRE sont rendus possibles grâce à votre entreprise. Les événements d'entreprise sont un élément important de la stratégie de communication de votre société et la communication associée reflète votre identité de marque. Votre marque doit être présente partout, depuis les cadeaux de l'événement jusqu'au site web de l'événement. Mettez votre marque sur l'ensemble de votre événement ! N'oubliez pas de veiller à ce que votre espace événementiel virtuel reflète l'image de votre entreprise, afin que vos événements GRE soient juste à côté du logo de votre entreprise. 

👉 Découvrez comment créer des événements virtuels performants

Créez une expérience participant immersive

Bien que l'image de marque soit un élément important de l'expérience du participant, ça ne fait pas tout. L'expérience du participant commence avec votre invitation, se termine avec votre enquête (bien que cela soit discutable), et comprend des tonnes de points de contact intermédiaires. Lors de la conception de votre événement, visez une expérience participante immersive, qui vous permettra de capter l'attention de vos participants et d'impliquer pleinement votre public. Les événements du GRE couvrent souvent des sujets importants qui exigent une concentration totale de la part des participants. Votre espace événementiel virtuel doit offrir tout ce dont ils ont besoin pour participer activement à votre événement, depuis la conception de votre site web de streaming en direct jusqu’aux fonctions interactives. 

La qualité de votre flux vidéo contribue à une expérience positive pour les participants. Vous devez vous assurer que vos intervenants participant à distance utilisent la dernière version d'un navigateur performant comme Google Chrome. Leur flux vidéo et leur partage d'écran seront optimisés pour tous ceux qui suivent votre événement. Consultez ces conseils pour optimiser les flux en direct de votre événement.

Mesurez votre succès

Enfin, vous voudrez récolter les fruits de votre travail. Affirmer que votre événement a été un succès, c'est bien, mais disposer de données exploitables à montrer à votre directeur de la diversité et de l'inclusion, c'est encore mieux. Assurez-vous que vous mesurez les bons indicateurs clés de performance pour les événements virtuels et hybrides. Les indicateurs clés de performance des événements virtuels et hybrides diffèrent de ceux traditionnellement utilisés pour les événements physiques. N'oubliez pas d'envoyer une enquête demandant à vos participants d'évaluer leur expérience.

Vous pouvez également aller au-delà des informations recueillies pour un événement et analyser les données de votre événement au niveau de l'organisation ou de l'unité commerciale. En un seul endroit, vous pouvez voir la performance globale de vos événements GRE afin de faciliter l'établissement des rapports de fin d'année et la gestion du budget.

Bien entendu, la plupart de ces principes peuvent être appliqués à d'autres événements d'entreprise. Cependant, il est important de renforcer les aspects capitaux de la chaîne de valeur de la gestion des événements afin que tous vos événements d'entreprise soient exceptionnels, même les plus petits créés par vos GRE. 

Nous mettrons à jour cet article avec des idées d'événements pour différents types de groupes de ressources des employés. Consultez ces autres articles pour plus d'informations sur les événements GRE : 

Plusieurs idées d'événements virtuels & hybrides LGBT+