Un meeting à organiser : par où commencer ?

Vous avez un meeting à organiser ? La mission peut paraître simple, mais elle ne l’est pas forcément ! En effet, la réussite d’une réunion se prépare consciencieusement. Pour être sûr de bien réussir cette tâche et ne faire aucun impair, il est important de suivre un processus clair pour ne rien manquer. Chez Eventdrive, on sait à quel point la situation peut être stressante, c’est pourquoi on a décidé de vous présenter toutes les étapes à suivre pour réussir l’organisation de votre prochain meeting, qu’il soit en présence ou en ligne.

Les étapes à suivre lorsque l'on a un meeting à organiser

Passer par une phase de brainstorming

La première étape essentielle lorsque l’on a un meeting à organiser est de commencer par une phase de brainstorming. Soit en solo si vous êtes le seul organisateur, soit avec vos équipes. Gardez à l’esprit qu’il est toujours mieux de confronter ses idées avec au moins 1 personne.

L’objectif ? Trouver des pistes de solution qui vous permettront de donner une direction à l’organisation de votre meeting.

Cette phase de réflexion permettra notamment de mettre en place la structure de la réunion en mettant en évidence les besoins et les attentes du client.

Définir les objectifs de la réunion

Dans un second temps, il est important d’avoir des objectifs clairs et définis pour votre meeting à organiser. Quel est le but de cette réunion ? Pourquoi devez-vous l’organiser ? Quels en sont les tenants et les aboutissants ? Bref, vous voyez l’idée.

Il est important de rédiger ces objectifs sur papier et pas seulement de les avoir en tête. Vous pourrez alors enchaîner sur la rédaction de l’ordre du jour avec les points à aborder au cours de la réunion, mais également estimer la durée nécessaire à cette réunion.

Un sondage IFOP mené en 2015 a mis en évidence que l’attention diminue au bout de 52 minutes de réunion en moyenne. Il vaut donc privilégier des meetings d’1h au maximum pour une productivité maximale. Tout dépend bien évidemment de l’ordre du jour. Il est important de prendre en compte qu’un meeting en ligne aura tendance à favoriser la baisse d’attention des participants.

Choisir les participants

Une fois les objectifs définis, il est temps de passer aux participants. Qui allez-vous inviter ? Allez-vous faire appel à des auditeurs externes ? Le but n’est pas de convier le plus de personnes possible, mais uniquement les collaborateurs qui sont pertinents et qui pourront apporter une valeur ajoutée.

Ce que l’on veut, c’est favoriser le partage d’information et faciliter la diffusion de nouvelles idées. Pour y parvenir, il faut donc sélectionner les participants qui sauront être efficaces, pertinents et bons orateurs.

Gardez en tête que, d’une manière générale, moins il y a d’invités à un meeting, plus la collaboration entre les participants se fera efficacement. Il est beaucoup plus facile de prendre la parole dans un groupe de 5 personnes que lorsqu’on est 30…

Choisir un lieu et une date

Les fondations ont été établies. Il est maintenant nécessaire de fixer une date pour cette réunion. En parallèle, il est bien évidemment requis de trouver l’endroit où celle-ci aura lieu. A l’instar d’une salle de réunion, il est tout aussi nécessaire de choisir minutieusement sa plateforme de gestion d'événements  virtuels, hybrides et en présentiel.

En ce qui concerne les lieux physiques, vous pouvez tout d’abord regarder les salles disponibles à l’interne, d’autant plus s’il s’agit d’une réunion en comité restreint. Pour plus d’originalité, et en fonction du budget, vous pouvez aussi regarder les salles de réunions disponibles à l’externe. Les espaces de coworking proposent souvent des salles dédiées, mais vous pouvez également regarder les centres de conférence ou les hôtels.

Pour ce qui est des réunions en ligne, notre conseil est de privilégier un éclairage naturel qui ne fatiguera pas les yeux des participants et évitera les reflets intempestifs. De plus, de bons micros ainsi qu’un environnement calme sont indispensables à une réunion se déroulant dans de bonnes conditions. Pensez à vous isoler pour éloigner les nuisances sonores et vérifiez votre connexion internet pour ne risquer aucun problème de bande passante. 

Il est également  important de considérer les réunions hybrides, et ainsi, de prévoir un système sonore et vidéo pour pouvoir inclure les participants en ligne à la réunion. L’enjeu ici est de permettre aux deux parties de pouvoir s’entendre, se voir et avant tout se comprendre. N’oublions pas que l’objectif principal de votre réunion est de transmettre votre message efficacement. 

Pour le choix de l’horaire, essayez de sélectionner un créneau où tous vos participants seront disponibles, dans la mesure du possible. Il n’est malheureusement pas tout le temps possible d’avoir accès au calendrier de tout le monde en amont. Dans ces cas-là, il est toujours bon d’anticiper et de programmer la réunion 2 à 3 semaines plus tard au minimum pour espérer pouvoir réunir le plus de monde possible.

On évite également les créneaux en début d’après-midi, période à laquelle la productivité est minime. La digestion est un processus qui consomme beaucoup d’énergie...

Préparer le matériel nécessaire

Le Jour J est presque là. Mais avant ça, il faut s’assurer que tous les éléments techniques et matériels requis sont bien disponibles et parés à l’usage.

Si vous avez une présentation à diffuser en partageant votre écran, assurez-vous que tous les paramètres soient bien remplis avant de commencer votre réunion pour éviter les pertes de temps inutiles. Que l’on parle de vidéo projecteur, de webcam, de paperboard ou tout simplement de papier et de crayons, il faut être sûr d’avoir tout sous la main pour le grand jour.

Lorsque vous préparez le matériel nécessaire, il faut être proactif le plus possible et essayer d’anticiper les besoins de vos clients pour y répondre en quelques minutes seulement le jour du meeting. 

Il serait bien vu de préconiser à vos participants de prévoir de quoi boire ou à manger avant d’entamer la réunion. Vous pouvez également proposer des temps de pause pour permettre à tout le monde de reposer leurs yeux et respirer un peu d’air frais avant de reprendre. 

Si vous voulez marquer le coup et prévoir de quoi satisfaire vos invités, vous pouvez prévoir différents coffrets à offrir sur place ou en leur envoyant directement si votre meeting est en ligne. 

Communiquer l’agenda aux participants

Maintenant que tout est en place, il est temps de transmettre l’agenda de la réunion à vos participants. Bien évidemment, vous aurez pris le temps d’envoyer une invitation dès que l’horaire et le lieu auront été définis.

Ici, on parle plutôt de l’ordre du jour avec un rappel des points qui seront étudiés au cours du meeting. Cela peut être une bonne chose de rappeler les objectifs de la réunion et ainsi mettre tous les participants en condition pour favoriser l’optimisation du temps pendant la réunion.

On vous conseille d’envoyer ce petit rappel quelques jours avant la date de la réunion pour être certain que tout le monde ait bien l’événement en tête le jour J ainsi que tout le matériel paré à utilisation.

Vous l’avez compris, il faut penser à tout quand on a un meeting à organiser ! Prenez le temps de vous consacrer entièrement à chaque étape pour ne rien oublier. L’anticipation est la clé d’un travail réussi, mais attention, la précipitation peut souvent tout chambouler ! En suivant nos conseils pas à pas, vous ne devriez avoir aucun problème à organiser un meeting qui plaira à tous vos participants !