Comment organiser la soirée de fin d’année parfaite ?

Vous avez décidé d'organiser une soirée de fin d’année dans votre entreprise ? Vous tombez à pic. Voici toutes nos astuces pour dénicher le lieu idéal, inviter vos convives, proposer les meilleurs mets ou encore animer votre soirée… Découvrez comment faciliter l'organisation de la soirée d'entreprise la plus attendue de l'année !

Trouvez le lieu idéal pour votre soirée de fin d'année

Une chose est sûre, si vous voulez marquer les esprits, il va vous falloir un lieu insolite ! Car le lieu fait partie intégrante de l’expérience de votre événement… Et vous souhaitez que cette expérience soit mémorable, n’est-ce pas ? Si votre objectif est de faire de cette soirée de fin d’année un moment inoubliable, alors voyez les choses en grand !

Trouver un lieu atypique n’est pas chose aisée. Nous vous conseillons de faire appel à un spécialiste en la matière. En plus de connaître son sujet du bout des doigts, il pourra accéder à des lieux tout à fait inhabituels que vous n'auriez pas pu approcher en direct.

Ce qui est important, c’est de sélectionner un endroit qui ressemble à votre entreprise mais qui respecte aussi ses contraintes :

• Le type d’événement : plénière, dîner, team building, fête…

• Le nombre d’invités : dans une startup où l’équipe avoisine les 15 personnes ou dans un grand groupe de 500 collaborateurs, le choix ne sera pas le même !

• L’émotion que vous voulez partager : impressionner vos invités ou créer une ambiance propice à la rigolade ? À vous de choisir !

• La localisation : mettez-vous à disposition des navettes ? Sinon, pensez à vos invités un peu alcoolisés et choisissez un lieu central, accessible en transports en commun.

Si votre intention est de transmettre un message à l’ensemble de vos invités, privilégiez un restaurant ou une salle suffisamment spacieuse pour capter leur attention. Vous souhaitez en mettre plein les yeux à vos équipes : rappelez-vous, nous avions sélectionné 10 lieux tous plus atypiques les uns que les autres, parfait pour votre soirée de fin d’année.

Si le mot d’ordre est convivialité, vous pouvez proposer des activités divertissantes permettant de créer ou d’entretenir des liens. Certains demandent à installer un babyfoot, un billard ou encore une table de ping-pong sur le lieu de l’événement. Pour un côté plus festif, nous vous conseillons le photobooth ou le photomaton ! Idéal pour graver dans le marbre ces moments de convivialité.

À vos agendas !

Pour réserver le lieu pour votre soirée de fin d’année, il faut s’y prendre suffisamment tôt. Néanmoins, il faut déjà avoir choisi la date, et c’est généralement un véritable casse-tête. Organiser votre événement un weekend est déconseillé : considérez que ce sont des jours sacrés pour vos collaborateurs, un moment où ils peuvent se reposer et profiter de leurs proches. Optez plutôt pour un soir en semaine, comme le jeudi. Vos invités seront disponibles et auront l’occasion de récupérer rapidement pendant le weekend. Les jours en début de semaine sont donc à éviter !

Réunissez un maximum d’invités

Organiser une soirée d’entreprise c’est bien, mais s’il n’y a personne le jour-J cela n’a plus aucun intérêt. Alors vendez du rêve à vos invités en leur envoyant des invitations esthétiques et attractives !

Variez les supports pour varier les plaisirs : cartons d’invitation, mails d’invitation, flyers, affichage en salle de pause… Si l’on est tous réceptifs à une jolie présentation, il est aussi important que les informations communiquées soient claires et lisibles… Si le collaborateur peine à trouver l'heure de début, l’expérience risque d’être un peu moins wahou que prévue !

Pensez donc à donner toutes les bonnes informations quant à votre soirée de fin d’année :

• Lieu

• Heure de début et de fin

• Dress code, s’il y en a un

• Éventuelles restrictions alimentaires

• Thème de la soirée

• Si la personne peut venir accompagnée ou non

Donnez envie de venir à vos convives avec une invitation attractive en mentionnant par exemple un DJ réputé, un invité d’exception, une surprise à venir ou une animation originale. 

Pour gérer plus facilement les invitations, nous vous conseillons d’utiliser une plateforme de gestion d’événements, à l’image d’Eventdrive. Vous pourrez ainsi aisément envoyer vos mails, et enregistrer les participants. 

Retrouvez d’ailleurs notre exemple de mail d’invitation spécialement conçu pour votre soirée d’entreprise ! Vous avez désormais toutes les clefs en main pour une communication réussie en amont de votre événement.

Plus on est de fous, plus on rit !

Si vous voulez créer de nouveaux liens avec vos collaborateurs et/ou vos employés, n’hésitez pas à inviter un maximum de personnes possible. Proposez à vos convives de venir accompagnés de leurs conjoint(e)s, voire leurs enfants et nouez de nouvelles relations. Après tout, en fin d’année, tout le monde est disposé à faire la fête, pas vrai ?

Proposez des mets de qualité

Voilà un point sur lequel il ne faut pas se manquer ! Si vous proposez des délices à ces chers épicuriens (oui, tout le monde aime la bonne nourriture), on entendra encore parler de votre soirée de fin d’année au mois de juillet !

Sucré, salé ? Que proposer en apéritif ? Quelles boissons ? De la viande, du poisson ou des légumes ? Et pour le dessert…? Bref, tout un tas de questions auxquelles il va falloir répondre. Et pour être sûrs de ne pas vous tromper, quoi de mieux que de faire appel à un traiteur professionnel spécialisé dans les évènements d’entreprise ! Chez Eventdrive, on a eu un petit (gros) coup de cœur pour monbanquet.fr. Premièrement, parce qu’ils vous simplifient la vie, mais aussi parce qu’ils transforment complètement votre expérience du traiteur traditionnel. Leur team est totalement à l’écoute de vos besoins et sélectionne rien que pour vous des artisans locaux, au savoir-faire indiscutable. Quantité et qualité sont indissociables chez monbanquet.fr ! De plus, un chef de projet dédié s’occupe aussi de la logistique : de la livraison à la décoration du buffet. Vous pouvez doncsouffler et aborder avec sérénité cette soirée de fin d’année. Testé et approuvé par Google, Blablacar, L’Oréal et Facebook !

Enfin, gardez bien en tête l’objectif de votre soirée de fin d’année ! Si vous souhaitez un maximum de convivialité, un buffet debout est effectivement propice à l’échange. Si l’effet recherché est plus de l’ordre du chic, un dîner assis semble plus raffiné. Pensez également à proposer des menus convenant aux régimes spéciaux afin de satisfaire tous vos convives. Le geste sera fortement apprécié.

Quand la musique est bonne ! 

Et vous connaissez la suite... 😉 

Qui ne s’est jamais retrouvé à somnoler sur sa chaise après une succession de musiques plus ennuyantes les unes que les autres ? Si vous ne souhaitez pas que la fête retombe comme un soufflé, gardez l’attention de vos invités et faites en sorte qu’ils gardent la pêche tout au long de cette formidable soirée de fin d’année. C’est pour cela qu’avoir un bon DJ et une bonne playlist est vital ! 

Il est vrai que le choix des chansons est particulièrement subjectif. Pour satisfaire le maximum de monde, nous vous conseillons Tracktl. Nos équipes ont collaboré avec les leurs et nous avons beaucoup aimé le concept de création de playlists interactives et collaboratives, idéal pour les événements d’entreprise. Tracktl va vous permettre d’engager vos participants pour : les faire rester plus longtemps, les divertir grâce au pouvoir de la musique ainsi que du digital et faire de cette soirée de fin d’année un événement inoubliable

Cette check-list complète vous accompagnera à chaque étape pour garantir le succès de votre événement. 🙌

Profitez !

Lieu à votre image : check ✔

Invitations envoyées : check ✔

Traiteur clé en main : check ✔

Playlist collaborative : check ✔

Stress envolé : check ✔

Maintenant que tout est prêt, il nous vous reste plus qu’à vous détendre et à profiter ! Les soirées de fin d’année sont une bonne occasion d’échanger avec vos collègues dans un autre contexte et de renforcer les liens au sein de votre entreprise. Et vous avez le droit d’en profiter autant que les autres. 🙂

Pour finaliser cette soirée de fin d’année, qui s’annonce déjà folle, pensez à préparer en amont une enquête de satisfaction. Vous pourrez ainsi savoir ce qui a plu ou ce qui a moins plu. Parfait pour récolter de nouvelles idées et booster vos prochains événements.

À vous de jouer !