Le b.a.-ba pour vos petits déjeuners d’affaire

Bienvenue dans notre nouvelle série de publications, lors de ces 4 prochaines semaines nous allons vous aiguiller pour que vous puissiez envoyer des mails d’invitations adapter à différentes situations de votre vie professionnelle.

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Aujourd’hui nous allons commencer par le mail d’invitation pour le petit déjeuner d’affaire, alors tenez-vous prêts, c’est parti !

Quelle est l’utilité d’un petit déjeuner d’affaire ?

Commençons déjà par définir ce qu’est un déjeuner d’affaire. Légèrement moins formel que le déjeuner d’affaire, le petit déjeuner d’affaire se retrouve régulièrement dans les agendas des cadres. Il s’agit d’un petit événement avec des prospects ou clients, qui est parfois nécessaire pour affirmer son image ou son expertise, dans un environnement convivial. 

Mais il ne s’agit pas seulement de se retrouver autour de viennoiseries et autres boissons chaudes, mais bien de renforcer les relations entre les clients, prospects et collaborateurs. Cet évènement est un véritable outil de communication et ne doit pas être pris à la légère. C’est une réelle occasion pour faire des rencontres et même networker !

Il faut donc briller dès le départ. Et cela commence par l’envoi d’un mail d’invitation parfait, spécialement conçu pour l’occasion.  Un mail d’invitation bien présenté avec des informations qualitatives va augmenter la probabilité d’avoir un retour direct de la part des personnes que vous aurez invité.

Soyez au cœur de l’actualité

Nous le savons tous, un livre ou même un film va se vendre pour son titre et non pas pour son contenu de prime abord, le titre c’est ce qui attire les gens. Vous imaginez bien qu’il en va de même pour les petits déjeuners d’affaire.

Trouvez un titre qui met en valeur l’événement, tout en laissant part à la curiosité. C’est une forme de technique d’hameçonnage nécessaire surtout s’il s’agit de votre premier petit déjeuner d’affaire. Ce titre vous permettra d’avoir un objet parfait pour votre mail qui incitera au clic.

Recherchez les tendances de votre domaine et interrogez-vous sur la manière dont vous pourrez piquer la curiosité de vos invités !

Choisir une plage horaire parfaite et s’y tenir

L’idéal avec le petit déjeuner d’affaire c’est qu’il ne prend pas toute la journée de l’invité. Celui-ci a donc plus de chances de se retrouver disponible pour votre événement. Il faudra commencer entre 7 h 30 et 9 heures pour permettre aux invités de se libérer, sans trop empiéter sur leur journée de travail. De plus, c’est le matin que l’on est le plus efficace et productif, alors profitez-en ! Généralement, ce genre d’événement dure autour de 2 heures. Prévoyez un peu plus large si vous n’êtes pas sûr de votre coup, mais respectez vos horaires à la minute près. Votre crédibilité est mise en jeu, alors soyez au top.

De plus, vos convives sont des professionnels avec des plannings chargés, alors vous ne pourrez pas vous permettre de les mettre en retard. À la fin du petit déjeuner, remerciez les convives pour s’être déplacés et pour avoir accordé de leur temps. Vous aurez ainsi montré votre professionnalisme en ne débordant pas sur leurs programmes. Il est également important de bien mettre en avant les horaires dans votre mail. Cela permettra à vos convives de s’organiser en amont et de ne pas être pris au dépourvu.

Invitez les bonnes personnes

Une question de bon sens en soit. Invitez une cible qui vous connaît déjà, cela boostera les retours positifs à vos invitations. Vos clients actuels n’auront aucun mal à se libérer pour vous, tout comme des prospects récurent ainsi que les participants aux derniers petits déjeuners que vous avez organisés. Les proactifs seront aussi présents: ce sont ces personnes qui cherchent des informations et qui savent comment l’obtenir.

N’oubliez pas d’inviter vos partenaires, ainsi que des journalistes qui pourront relayer leurs impressions sur votre événement. N’hésitez surtout pas à relancer les personnes qui ne vous auraient pas répondu, de manière espacée pour ne pas devenir un spam.

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5 règles de bases pour votre lieu

• Un terrain neutre, loin de vos bureaux
  
  
• Un lieu central, accessible aisément.
  
  
• Une place fameuse, en effet il faut que la qualité des ingrédients soit au rendez-vous mais aussi que le lieu soit un peu réputé.
  
  
• Un lieu tout à fait valorisant puisque vous devez mettre votre réputation sous le feu des projecteurs et aussi respecter vos invités.
  
  
• Si vous invitez des collaborateurs de grandes envergures, optez pour un restaurent prestigieux. Ce sera extrêmement bien vu.

L’importance de ces caractéristiques pour un lieux est claire. En effet, vous serez plus enclin à répondre présent à un événement qui répond à tous ces critères plutôt qu’un lieu excentré et mal réputé… Faites donc en sorte de le mettre en avant pour convaincre au sein de votre mail.

Rendez votre email plus attractif

Tout d’abord, votre email doit être claire et lisible. L’objectif est de garder l’attention du lecteur jusqu’au bout. Votre lecteur doit trouver immédiatement les informations recherchées ainsi que le but de l’événement. Pour cela, rendez votre email attractif et plaisant en choisissant un code couleur correspondant à votre charte graphique. Sinon, respectez un maximum de 3 à 4 couleurs dans votre invitation, pour renforcer sa lisibilité.

Votre email doit absolument contenir toutes les informations essentielles à savoir: un titre, le lieu, la durée, heure de début et heure de fin. Pour que votre invitation donne envie, choisissez une police douce, agréable et qui est un peu moins formelle comme Helvetica. Adaptez votre style d’écriture selon le type de personne que vous invité. Soyez plus informels avec des collaborateurs habitués ou bien des personnes proches de vous, rajoutez également des petits mots d’anglais, ça ajoutera un petit peu de « fun » dans votre invitation et rendra le tout plus décontracté (c’est un petit déjeuner tout de même !). Montrez que c’est un événement à ne manquer, riche en discussions et en rencontres.

En effet, votre invité doit prendre conscience de manière immédiate qu’il a un intérêt à être présent. Ne mettez pas le nom de votre marque dans le titre, élever le débat en apportant une approche plus globale. Accompagnez votre mail d’une image cosy et friendly, qui apportera une image chaleureuse et incitera vos invités à venir. Vous avez aujourd’hui des centaines d’images libres de droit et complètement gratuites que vous pouvez utiliser comme il vous plait. Voici quelques images parfaites et professionnelles que nous avons trouvé pour vous. Il suffit de cliquer ici !

À la fin

N’oubliez pas de remercier les invités pour le temps qu’ils vous ont octroyé. Pour ce faire, dites-leur directement en face à face à la fin de votre événement, et/ou envoyez-leur un mail de remerciement. Vous pouvez en profiter pour compléter votre email et préciser qu’ils seront invités avec plaisir aux prochaines manifestations.

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