Les restrictions réglementaires concernant le milieu événementiel ne cessent de changer depuis 2020, compliquant considérablement l’organisation des événements. Pour pallier cette période de forte incertitude, les event managers ont dû apprendre à développer leurs capacités d’adaptation. Désormais, nous maîtrisons les négociations des politiques d’annulation avec nos fournisseurs, nous gérons la communication de crise pour nos participants internes et externes et nous savons créer des événements virtuels et hybrides. Cependant, nous oublions trop souvent de rendre notre organisation événementielle flexible, et ce, dès le début du processus de création. Pour cela, il suffit de toujours prévoir un plan B ! Voici quelques astuces pour rapidement basculer votre événement physique vers un format hybride ou virtuel !
Quel Plan B pour vos événements sur place ?
Qu’il s’agisse d’une soirée d’entreprise, une réunion plénière ou encore une journée de team building, votre Plan B sera indispensable si jamais les restrictions sanitaires changent soudainement tel qu’avec le variant Delta et Omicron. Pour éviter d’être last minute, décidez en amont du format de secours à mettre en place. Deux choix s’offrent à vous : le format virtuel ou hybride. Si votre lieu de réception réduit ses capacités d’accueil, mais vous permet quand même de recevoir certains participants en présentiel, le format hybride vous conviendra le mieux. Toutefois, si aucune possibilité d’accueil n’est envisageable, une bonne organisation vous permettra facilement de basculer votre événement en format en ligne.
Basculer son événement physique vers un format hybride
Tout d’abord, parlons chiffres événementiels. Même si les organisateurs d’événements privilégient le présentiel à 50 %, l’hybridité reste un format gagnant et représente leur second choix à 30 %, soit 10 points de pourcentages en plus que pour les événements virtuels. En effet, l’hybride regroupe le meilleur de ces deux mondes. Il comble le besoin de certains de se retrouver en personne tout en se débarrassant de certaines contraintes du présentiel.
En optant pour cette solution, vous permettez à vos participants de choisir le format qui leur convient le mieux et vous contourner les désavantages liés au temps de trajet ainsi qu’aux frais de déplacements. De plus, en choisissant ce type d’événement, vous n’aurez plus à vous restreindre en termes de limite géographique. Libre à vous d’inviter des personnes aux quatre coins du monde en prenant compte du décalage horaire ou faire appel à des speakers de renom à distance. Pour toutes ces raisons, l’événement hybride bénéficie du meilleur rapport qualité/prix. En effet, au lieu d’organiser plusieurs événements dans différentes villes ou pays, vous pouvez désormais les fusionner en un événement unique.
Avez-vous choisi ce format d’événement ? Téléchargez le guide des événements hybrides !
Mais comment basculer son événement en présentiel vers un format hybride ? Lorsque la décision de transformer votre événement physique en hybride est prise, vous pourrez mettre à jour les informations relatives à votre événement. Faites une rétrospective du planning de la journée en supprimant les animations qui nécessitent la présence de tous vos invités (une photo de groupe, par exemple). Vous pourrez les remplacer par des animations virtuelles comme des quiz ou des visio-challenges en session plénière… Dans le cas d’un événement hybride, il est primordial que les invités participant à l’événement à distance bénéficient d'une expérience similaire que ceux qui sont sur place. Prenez soin de placer l’expérience participant au cœur de votre événement ! Rien n'est à laisser au hasard, même vos goodies doivent être pensés pour un événement hybride et être envoyés en amont pour que vos participants à distance les reçoivent le jour J.
Une fois que vous aurez adapté le déroulé de votre journée au nouveau format, ne laissez plus place au doute dans l’esprit de vos invités. Pour cela, il faudra communiquer sur les changements liés à votre événement. Les réseaux sociaux vous aideront à communiquer le plus largement possible tandis qu’une campagne d’emailing vous permettra de cibler plus précisément vos participants.
Vous aurez ensuite le choix de sélectionner les personnes retenues en présentiel parmi les invités déjà inscrits ou les laisser choisir le format qui leur convient le mieux. Si vous optez pour la seconde option, vos participants peuvent mettre à jour leur inscription et choisir comment ils souhaitent participer à votre événement. N'oubliez pas d'ajouter un quota pour le choix de participer en présentiel. ll faut éviter de dépasser les limites. Vous pouvez toujours activer une liste d'attente au cas où un participant modifie leur choix de format afin de céder sa place à un autre qui souhaite participer sur place. Rassurez-vous, en utilisant un logiciel de gestion d’événements, vous pouvez mettre à jour vos formulaires d’inscription en une minute chrono.
Ne manquez aucune étape de création de votre événement hybride.
Passer du présentiel au virtuel
Qui a dit qu’un événement en ligne ne pouvait pas être mémorable ? L’autre alternative du physique, le virtuel, permettra de réunir tous vos participants en suivant le même déroulé que votre événement en présentiel : enchaînement de plusieurs sessions entrecoupées par quelques moments de pause.
De plus, l’événement virtuel partage les mêmes avantages géographiques qu’un événement hybride, ce qui réduit considérablement l’impact du no-show ! Il permet également de réduire les coûts liés, par exemple, à la location du lieu, du matériel ou encore du traiteur… Cependant, ce format d’événement nécessite une tout autre logistique. En effet, pour organiser des événements virtuels de qualité, les organisateurs doivent être attentifs au choix de leur logiciel de gestion d’événement. Certains EMS ont une capacité de diffusion trop réduite. Ceci vous obligera à revisiter votre liste d’invités.
Nous avons maintenant compris les bienfaits du virtuel. Néanmoins, une question subsiste encore : Comment adapter son événement physique à un format en ligne ? Tout comme pour le format hybride, revisitez votre planning.
- Supprimez les sessions qui nécessitent d'être sur place.
- Vous devrez vous assurer d’être plus direct et concis que d’habitude pour ne pas perdre l’attention de vos participants. Ainsi, une session de 45 minutes ne devrait pas durer plus de 20-30 minutes en virtuel.
- Prévoyez des pauses, car vos participants auront sûrement besoin d’un café ou de se dégourdir les jambes.
Une fois que la logistique de votre événement sera au point, focalisez-vous sur votre stratégie d’Event Marketing. Envoyez un email à tous vos invités pour leur faire part de votre changement de format. Ils peuvent visiter votre site événementiel pour consulter le nouveau programme. Ne faites pas l’impasse sur les relances ! Rappelez à vos participants la date et l’heure de votre événement. Pour maintenir un taux de participation élevée le jour J, nous vous conseillons de les relancer 1 jour avant votre événement, à H-1 et quelques minutes avant le Go Live !
Quel outil utiliser pour votre plan B ?
L’avantage d’un Event Management Software (EMS) qui supporte les formats présentiel, hybride et virtuel comme Eventdrive est que vous pouvez facilement basculer votre événement vers un format virtuel ou hybride. Les salles physiques de vos plénières et vos sessions nécessitent maintenant une salle virtuelle dédiée. Avec un EMS tel qu’Eventdrive, vous avez tout simplement besoin d’activer une live stream depuis l’agenda de votre événement ou la partie live intégrée directement dans l’EMS.
Cette tâche n’est pas si facile si vous optez pour un outil de visioconférence pour votre événement. Contrairement à un logiciel de visioconférence, les EMS sont conçus pour l'événementiel et vous offrent la possibilité de facilement créer des sites événementiels, des agendas personnalisés, engager les participants avec des activités interactives telles que les sondages, quizz, Q&A… De plus, vous n'êtes pas limité à un seul lien de visioconférence et pouvez créer des sessions en simultané.
Ces logiciels de gestion d’événements vous proposent une diffusion en direct pour vous assurer la meilleure prestation possible lors de vos événements 100 % virtuels ou hybrides. Pour être en accord avec votre image de marque, vous pouvez personnaliser l’interface de votre événement avec vos images, votre logo et même vos couleurs. Quoi de mieux pour mettre votre marque en avant ? 😉
Ne perdez pas de vue l’engagement de vos participants. Avec un EMS, il est facile de mettre en place un chat pour qu’ils puissent s’exprimer et interagir avec vous en temps réel. Différents outils vous donneront également la possibilité de communiquer avec eux pendant l'événement. Des sondages ou des nuages de mots laisseront place à leur liberté d’expression et vous aideront à captiver leur attention.
Prenant en compte le respect de vos données, les EMS garantiront la sécurité et la confidentialité de vos lives. Vous pouvez, par exemple, choisir que votre événement soit protégé par un lien personnalisé et/ou un mot de passe envoyé préalablement par mail à chaque participant. Pour réduire les chances d’une fuite des informations confidentielles présentées lors de vos événements virtuels, Eventdrive propose la fonctionnalité Watermarking qui affiche le nom du participant sur les images partagées. Ainsi, s’il y a une fuite, vous saurez qui c’était.
Enfin, rendez votre événement disponible en replay dès la fin de votre live ! Il arrive toujours que certains participants aient un empêchement le jour J, ou qu’ils aient envie de revisionner votre événement à tête reposée. En plus d’augmenter sa visibilité, l’enregistrement de votre événement permet d’effectuer une communication post événement via les réseaux sociaux (en compilant par exemple les meilleurs moments du live).
Besoin de renseignements sur le fonctionnement d’un EMS ?
Vous disposez maintenant de toutes les informations nécessaires pour sauver vos événements ! Ne laissez plus aucun imprévu vous déstabiliser. 💪