Bien préparer ses intervenants pour ses événements virtuels & hybrides

Les événements virtuels & hybrides peuvent être un peu déstabilisants pour les intervenants qui n’ont pas l’habitude de ce type de conférence à distance. Il est donc nécessaire de bien prendre le temps de les préparer avant de les jeter dans la gueule du loup !

Même si la base reste la même, l’animation d’une conférence à distance ne se passe pas de la même manière qu’une conférence classique. Il est, par exemple, beaucoup plus difficile de capter l’attention du public avec de grands gestes quand on est séparé par un écran d’ordinateur.

Fort heureusement, avec un peu de préparation, la dynamique entre les intervenants sur place et à distance peut-être toute aussi engageante qu'un événement classique (voire plus). C’est pourquoi nous avons dressé la liste des conseils à donner à vos intervenants avant le grand jour, pour qu’ils soient fins prêts à animer une conférence ou un atelier au cours de votre événement virtuel ou hybride.

5 conseils à donner à vos intervenants pour réussir leur intervention

1. Prendre en main l’outil avant le jour J

Quoi de pire qu’un intervenant qui ne sait pas utiliser l’outil événementiel au cours d’une retransmission en direct ?

Avant le grand jour, prenez bien le temps d’expliquer à votre intervenant comment utiliser l’outil qui servira à diffuser la conférence en direct. Envoyez-lui ses codes d’accès en avance, faites des tests, notamment pour vérifier sa connexion internet (suggérez-lui de trouver un autre lieu si celle-ci est trop instable). Assurez-vous qu’il comprenne comment partager son écran, ou comment activer ou désactiver le chat.

Vous pouvez aussi tester sa caméra et son micro pour être sûr qu’ils soient efficaces. En bref, faites des essais en amont pour vous assurer que tout fonctionne correctement et que votre intervenant soit familiarisé avec les outils. Que ce soit pour les participants sur place ou à distance, ceux-ci doivent être en mesure de comprendre et de voir correctement l'intervenant. Rassurez-vous, si vous utilisez Eventdrive, cette prise en main devrait être assez rapide !

2. Faire preuve de créativité

Imaginez la situation : vous vous apprêtez à suivre une conférence en ligne durant les 3 prochaines heures. Vous êtes chez vous, sur votre canapé ou à votre bureau, devant votre écran d’ordinateur. Pendant 180 longues minutes, vous allez devoir regarder votre écran et écouter... Cela semble un peu ennuyeux, non ? Surtout que, soyons honnêtes, ce type de format aussi long ne peut plus fonctionner avec des événements 100 % en ligne.

Même si le sujet présenté par votre intervenant est passionnant, le temps peut rapidement devenir long. N’oubliez pas de rappeler à votre intervenant qu’il est essentiel qu’il rende sa présentation interactive. Il est d'ailleurs conseiller de relancer une interaction toutes les 2 à 4 minutes. 

Si vous utilisez Eventdrive, vous pouvez mettre à disposition de vos intervenant de nombreux services interactifs qui vont lui permettre de couper la monotonie d’une longue présentation et de booster les interactivités. Pourquoi ne pas faire un quiz pour couper un peu la présentation ? Avec Eventdrive, vous pouvez customiser le questionnaire en ajoutant des images comme options de réponse. Vous pouvez également lancer des sondages, des sessions de Q&A ou encore des nuages de mots. Les résultats seront dynamiques : les graphiques se forment en temps réel au fur et à mesure que les répondants envoient leurs réponses.

La clé est de proposer du contenu énergique qui va pousser le participant à rester jusqu’à la fin. En ponctuant la présentation d’animations, le public restera captif.

Le guide complet pour créer des événements virtuels

3. Adapter son discours à une cible plus large

Qui dit événements virtuels et hybrides, dit audience élargie. Et oui ! Les limitations physiques et géographiques étant nulles, des participants du monde entier peuvent suivre votre événement à distance. Cela peut d'ailleurs être une valeur ajoutée à votre événement hybride. Vous pouvez faire intervenir des intervenants de renom sans avoir besoin de payer leurs frais de transports tout en profitant de leur rayonnement !

Si vous attendez des auditeurs venant de différents pays (par exemple, de France, de Belgique, de Suisse et du Québec), il est important de le signaler à votre intervenant. 

Déjà, car même si la langue reste commune, le vocabulaire utilisé n’est pas forcément le même entre les régions. Les Québécois, par exemple, ne vont peut-être pas comprendre une expression de la même manière que des Français. Il peut donc être nécessaire d’expliquer un peu plus longuement certains termes, selon le sujet.

Mais c’est également une bonne chose d’indiquer à l’intervenant que plusieurs nationalités vont assister à sa présentation pour lui permettre d’adapter son discours. Il pourrait notamment ajouter des références précises et qui parleront à certaines nationalités. C’est toujours agréable d’être mis en avant au cours d’une conférence que l’on suit, non ?

Découvrez 8 astuces pour rendre vos événements plus engageants !

4. Bien prendre son temps

Bizarrement, lorsque l’on parle face à une caméra (souvent seul chez soi ou dans un bureau), on a tendance à aller très vite. On oublie de faire des pauses, on articule un peu moins et on a un rythme de paroles très élevé. C’est probablement le stress et le manque de repère qui nous font perdre nos moyens plus facilement.

Il est donc important de rappeler à votre intervenant qu’il a le temps de présenter son sujet. Rappelez-lui le créneau horaire qui lui est consacré et dites-lui qu’il peut l’utiliser comme bon lui semble.

Si la présentation est censée durer 2 h, il ne faut pas que celle-ci soit terminée au bout de 1 h 20 seulement, au risque de décevoir les convives. Veillez tout de même à ne pas dépasser les 60 minutes par session pour éviter les tunnels de paroles et autres longueurs qui perdront vos participants. 

Assurez-vous de ne commettre aucun faux pas lors de l'organisation de votre événement hybride !

Pour bien aider votre intervenant à préparer sa présentation, vous pouvez lui suggérer d'utiliser la règle des 10/20/30. Sa présentation doit contenir 10 slides, ne doit pas dépasser 20 minutes et utiliser une police de taille 30 pour faciliter la lecture. 

Si 10 slides lui paraissent insuffisantes, proposez-lui la solution suivante. Tout d’abord, il peut estimer le temps dont il aura besoin par diapositive. Conseillez-lui d’ajouter 30 secondes à chaque diapositive par sécurité, puis de diviser la durée totale de sa présentation, par le temps passé sur chaque slide. Il aura alors une idée du nombre de diapositives nécessaires.

5. Ne pas oublier de répondre aux questions de l’audience

Lors d’un événement physique, il est facile de communiquer avec son audience. Pendant la présentation, les participants peuvent lever la main dès lors qu’ils ont un doute, qu’ils souhaitent un éclaircissement ou qu'ils veulent poser une question. Eh bien lors d'événements virtuels et hybrides, c'est également possible, et très facilement ! Par exemple, sur la plateforme Eventdrive, les participants peuvent demander la parole grâce au bouton "lever la main". 

Il est néanmoins nécessaire que votre intervenant garde un œil sur le chat pour voir si les participants ont des questions. Le but n’est pas qu’il soit coupé toutes les 30 secondes. Mais vous pouvez, par exemple, lui proposer de demander aux participants s’ils ont des questions à la fin de chaque diapositive (si un support PowerPoint est utilisé). Vous pouvez aussi organiser une session de questions/réponses en fin de session. N'oubliez pas de dire à vos intervenants de prévenir leur audience qu'ils peuvent poser leurs questions dans la fonctionnalité "Q&A" pour qu'ils puissent libérer leur esprit et suivre l'événement à 100 %.

Eventdrive propose notamment une fonctionnalité dédiée aux questions et réponses. Avec cet outil, les invités peuvent poser des questions ouvertes qui auront une réponse directement sur scène. C’est un moyen ludique de donner la parole aux invités ! Il est en effet primordial de laisser parler les auditeurs afin de connaître leur ressenti, à un moment ou à un autre de la présentation.

Intervenir au cours d’un événement virtuel peut faire peur, même au mieux préparé des orateurs ! On peut facilement perdre ses points de repère et être déstabilisé par le manque de contact avec l’audience, ou au contraire, sous le coup de la pression en ayant le visuel sur la foule présente sur place. Mais de nombreux outils peuvent être mis à disposition pour engager les participants d’une manière différente.

Prenez bien le temps de tout expliquer à vos intervenants avant votre événement pour assurer un succès maximal lors de leur intervention.

Anticipez vos prochains événements hybrides ! Consultez notre guide ultime pour maîtriser leur organisation de A à Z. Vous y trouverez : 

 🍜 La recette pour simplifier l'organisation de son événement 

 📣 Nos conseils pour engager vos participants sur place et à distance

 🪜 Les étapes à suivre une fois l'événement terminé 

 💬 Les témoignages d'experts 

Ne manquez aucune étape de création d'un événement hybride