Événementiel : comment réduire les coûts liés à l’organisation ?

Avec l’inflation et la montée des coûts, la fameuse règle “toujours faire plus avec moins” prend, plus que jamais, tout son sens pour les organisateurs d’événements. Un véritable enjeu pour ces derniers qui doivent ainsi rivaliser d’ingéniosité pour répondre au mieux aux besoins des participants, tout en respectant le budget alloué par la direction. 

Voici quelques conseils pour réduire son budget événementiel.

Adaptez le format de votre événement et passez au digital

Depuis 2020, nous avons dû nous adapter et revoir le format de nos événements. Initialement vu comme une opportunité, le digital en événementiel est vite devenu une nécessité. En effet, bénéficier d’une audience plus large (dans une société au sein de laquelle les conditions de travail sont de plus en plus flexibles) n’est plus une option ! 

Les avantages qu’offrent les événements en ligne sont nombreux, plus de flexibilité, moins de stress lié à l’organisation, un impact toujours plus important et une plus grande efficacité.

Mais l’un des avantages les plus importants du digital dans l'événementiel est qu’il permet la réduction de son budget événementiel 📉 💰 😀 Avec le digital, de nombreuses contraintes matérielles et lignes budgétaires disparaissent. 

Les événements virtuels permettent de : 

• Réduire les frais de location et de transport. Plus besoin de louer une salle pour votre événement, tout se fait en ligne. Aussi, vos participants et intervenants n’ont pas besoin de se déplacer. Vous n’avez donc pas à les loger ou à les prendre en charge pour qu’ils participent à votre événement.

• Réduire les frais de restauration. Plus besoin d'organiser un buffet ou une soirée d'accueil, votre ligne traiteur sera donc supprimée et allégera votre budget total.

• Réduire les frais de décoration et d’animation. Pour un événement digital, pas besoin de prévoir de la décoration, du mobilier, de la musique ou des animations sur place. Vous pourrez tout de même proposer des animations digitales, mais pour un coût bien moindre.

• Limiter vos coûts techniques. Les besoins en technique d’un événement virtuel sont généralement inférieurs à ceux d'un événement en présentiel. Pas besoin de prévoir un grand écran et une régie audiovisuelle complète. Il vous suffit d’avoir une plateforme de rediffusion de vos contenus.

• Économiser sur les goodies et cadeaux. Vous pouvez offrir à vos invités des cadeaux virtuels (des livres en accès libre, des coupons de réduction en ligne, des abonnements gratuits à des services en ligne...). Cela aura un véritable impact positif sur votre budget, mais également sur l’environnement.

• Réduire vos coûts d’organisation. De nombreuses tâches sont supprimées, un véritable gain de temps. Ainsi, votre équipe événementielle peut être réduite, ce qui engendre une réduction de vos coûts organisationnels.

Attention toutefois à ne pas négliger les nouveaux coûts liés au digital qui permettront tout de même de garantir la meilleure expérience participant possible :

• Solution de Live Streaming

• Modérateurs virtuels

• Interactivités 

• …

La plateforme de gestion d’événements, une solution pour réduire ses coûts

Avec l’engouement pour l’événementiel digital, de nouvelles solutions facilitant le travail des Event Planners sont apparues. Les Event Management Software (EMS), ces plateformes de gestion d'événements, vous aident à créer des manifestations en ligne, en physique et en format hybride, sur mesure et à moindre coût. 

En centralisant toute votre gestion événementielle sur un EMS tout en un, vous réalisez des économies d’échelle et automatisez vos processus d’organisation. Vous limitez ainsi les outils utilisés et leurs coûts et réduisez la perte de données. 

Cet outil peut vous aider à gagner du temps sur de nombreuses tâches :

• les inscription de vos participants,

• la facturation,

• vos contenus,

• votre communication,

• la mise à jour du programme,

• l’engagement de vos participants…

Comme dit l’adage, “le temps c'est de l'argent”. Les plateformes de gestion d’événement comme Eventdrive sont la clé pour gagner du temps et réduire les coûts événementiels grâce à la technologie et maximiser votre budget événementiel. 

Vous centralisez tous les besoins de votre événement au même endroit et permettez à vos équipes d’être plus productives. En automatisant certaines tâches plus ou moins chronophages, vous pouvez également mettre davantage à profit votre créativité (optimisation de la stratégie de communication, personnalisation de l’expérience, etc.).

À savoir : 

Certains types d’événements se prêtent plus au digital que d’autres. Organiser un séminaire, une conférence ou une formation en 100 % digital n’est pas un problème. Cependant, organiser un salon professionnel est plus difficile voire moins pertinent. Le digital et les EMS vous permettent de centraliser la gestion et la communication de votre salon, et ainsi réduire les coûts afférents. Il est toutefois nécessaire de réunir vos participants en présentiel.

Vous ne pouvez pas organiser votre événement en 100% digital ? Ne vous inquiétez pas, il y a aussi des moyens pour réduire ses coûts d’organisation.

Comment optimiser le budget de votre événement présentiel ?

• Choisissez la bonne période 📅

En organisant votre événement en basse saison, vous pourrez négocier les prix de la location du lieu et les tarifs de vos prestataires. L'organisation des déplacements et les prises en charge sur place seront également moins onéreux. 

• Définissez les priorités de votre événement professionnel 🥇

Si vous avez un budget restreint, vous devrez faire des choix. Définissez ainsi les priorités de votre événement. Est-il plus important d’organiser des animations ou un repas inoubliable? Vaut-il mieux investir dans l’hébergement ou la décoration de la salle? 

• Comparez les devis de vos prestataires 💰

Prenez le temps de demander plusieurs devis pour la même prestation et comparez-les. N’hésitez pas à négocier.

• Anticipez bien l'organisation 👍

Plus vous commencerez votre organisation tôt, plus vous aurez le choix. En effet, si vous vous y prenez à la dernière minute, les lieux les plus intéressants seront peut-être déjà réservés. Ainsi, que les prestataires offrant le meilleur rapport qualité/prix. Aussi, en anticipant votre organisation, vous évitez les mauvaises surprises. Réparer une erreur ou un oubli peut souvent coûter cher.

• Limitez le nombre d’intervenants et de participants 👫

Dans le cas d’un événement avec un budget restreint, il faut également savoir faire des choix au niveau de sa liste d'invités. Limitez le nombre d'intervenants prévus et n'invitez que vos cibles prioritaires. Privilégiez également des speakers internes à l’entreprise s’ils ont le temps et l’expertise nécessaire pour intervenir lors de l’événement.

• Favoriser la location de matériel plutôt que l’achat. Le matériel se renouvelle régulièrement, notamment en événementiel. En choisissant la location, vous êtes sûr de vous doter des meilleurs outils. Et cela vous permettra de réduire vos coûts d'organisation et de mieux maîtriser votre budget événementiel. 

• Digitalisez votre communication et réduisez vos coûts d’impression. Proposez un accès en ligne à votre programme ou à votre livret d'accueil. N'imprimez pas votre dossier de presse, mettez-le en téléchargement.

• Ayez recours au sponsoring ou au bénévolat. Ce conseil s’applique également aux événements digitaux. En proposant à des sponsors de la visibilité pendant votre événement, ils pourront prendre en charge certaines de vos lignes budgétaires. Faites appel à des bénévoles ou à vos équipes en interne pour gérer certains postes, comme par exemple l'accueil des invités ou la billetterie.

Dans tous les cas, pour être sûr d’optimiser au mieux votre budget événementiel, réalisez un budget prévisionnel précis et tenez-vous-y.

Vous vous posez la question de basculer votre événement en format digital? Notre équipe peut vous accompagner et vous conseiller. Parlez-nous de votre projet.