Avec l’inflation et la montée des coûts, la fameuse règle “toujours faire plus avec moins” prend, plus que jamais, tout son sens pour les organisateurs d’événements. Un véritable enjeu pour ces derniers qui doivent ainsi rivaliser d’ingéniosité pour répondre au mieux aux besoins des participants, tout en respectant le budget alloué par la direction.
Depuis 2020, nous avons dû nous adapter et revoir le format de nos événements. Initialement vu comme une opportunité, le digital en événementiel est vite devenu une nécessité. En effet, bénéficier d’une audience plus large (dans une société au sein de laquelle les conditions de travail sont de plus en plus flexibles) n’est plus une option !
Les avantages qu’offrent les événements en ligne sont nombreux, plus de flexibilité, moins de stress lié à l’organisation, un impact toujours plus important et une plus grande efficacité.
Mais l’un des avantages les plus importants du digital dans l'événementiel est qu’il permet la réduction de son budget événementiel 📉 💰 😀 Avec le digital, de nombreuses contraintes matérielles et lignes budgétaires disparaissent.
Les événements virtuels permettent de :
Attention toutefois à ne pas négliger les nouveaux coûts liés au digital qui permettront tout de même de garantir la meilleure expérience participant possible :
Avec l’engouement pour l’événementiel digital, de nouvelles solutions facilitant le travail des Event Planners sont apparues. Les Event Management Software (EMS), ces plateformes de gestion d'événements, vous aident à créer des manifestations en ligne, en physique et en format hybride, sur mesure et à moindre coût.
En centralisant toute votre gestion événementielle sur un EMS tout en un, vous réalisez des économies d’échelle et automatisez vos processus d’organisation. Vous limitez ainsi les outils utilisés et leurs coûts et réduisez la perte de données.
Cet outil peut vous aider à gagner du temps sur de nombreuses tâches :
Comme dit l’adage, “le temps c'est de l'argent”. Les plateformes de gestion d’événement comme Eventdrive sont la clé pour gagner du temps et réduire les coûts événementiels grâce à la technologie et maximiser votre budget événementiel.
Vous centralisez tous les besoins de votre événement au même endroit et permettez à vos équipes d’être plus productives. En automatisant certaines tâches plus ou moins chronophages, vous pouvez également mettre davantage à profit votre créativité (optimisation de la stratégie de communication, personnalisation de l’expérience, etc.).
À savoir :
Certains types d’événements se prêtent plus au digital que d’autres. Organiser un séminaire, une conférence ou une formation en 100 % digital n’est pas un problème. Cependant, organiser un salon professionnel est plus difficile voire moins pertinent. Le digital et les EMS vous permettent de centraliser la gestion et la communication de votre salon, et ainsi réduire les coûts afférents. Il est toutefois nécessaire de réunir vos participants en présentiel.
Vous ne pouvez pas organiser votre événement en 100% digital ? Ne vous inquiétez pas, il y a aussi des moyens pour réduire ses coûts d’organisation.
En organisant votre événement en basse saison, vous pourrez négocier les prix de la location du lieu et les tarifs de vos prestataires. L'organisation des déplacements et les prises en charge sur place seront également moins onéreux.
Si vous avez un budget restreint, vous devrez faire des choix. Définissez ainsi les priorités de votre événement. Est-il plus important d’organiser des animations ou un repas inoubliable? Vaut-il mieux investir dans l’hébergement ou la décoration de la salle?
Prenez le temps de demander plusieurs devis pour la même prestation et comparez-les. N’hésitez pas à négocier.
Plus vous commencerez votre organisation tôt, plus vous aurez le choix. En effet, si vous vous y prenez à la dernière minute, les lieux les plus intéressants seront peut-être déjà réservés. Ainsi, que les prestataires offrant le meilleur rapport qualité/prix. Aussi, en anticipant votre organisation, vous évitez les mauvaises surprises. Réparer une erreur ou un oubli peut souvent coûter cher.
Dans le cas d’un événement avec un budget restreint, il faut également savoir faire des choix au niveau de sa liste d'invités. Limitez le nombre d'intervenants prévus et n'invitez que vos cibles prioritaires. Privilégiez également des speakers internes à l’entreprise s’ils ont le temps et l’expertise nécessaire pour intervenir lors de l’événement.
Dans tous les cas, pour être sûr d’optimiser au mieux votre budget événementiel, réalisez un budget prévisionnel précis et tenez-vous-y.
Vous vous posez la question de basculer votre événement en format digital? Notre équipe peut vous accompagner et vous conseiller. Parlez-nous de votre projet.