Réussir son événement passe par de nombreuses étapes. Il faut trouver un lieu qui correspond à l’ambiance générale, convier les participants ou encore engager des prestataires qui s’assureront d’assurer les services externes comme un traiteur ou un animateur. Mais ça, c’est pour la partie pratique.
Avant même d’en arriver là, il faut penser à la préparation de votre événement : définir vos objectifs, planifier votre communication… Pour être bien sûr de gérer votre planning comme il se doit, il faut suivre un calendrier à la lettre et donc faire un rétroplanning. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Comment le créer facilement sans oublier les éléments essentiels ? Eventdrive vous donne ses astuces pour créer un rétroplanning efficace.
Qu'est-ce qu'un rétroplanning ?
Le rétroplanning n’est pas un planning classique. Habituellement, on part de la date de début et on planifie jusqu’à la date de fin. Avec le rétroplanning, on fait l’inverse ! On commence par la date de fin de projet. Cette méthode de planification inversée est la plus efficace dans l’événementiel, car on part de la date de l’événement, une date qui est censée être gravée dans le marbre et qui ne pourra pas être modifiée quoiqu’il arrive. En choisissant de faire un rétroplanning, il y a plusieurs avantages.
Un plus grand respect de la date butoir
Forcément, si on part de la date de fin, on est sûr de pouvoir caler tout ce qu’il y a à faire avant, sans avoir de retard de livraison. Conclusion ? Moins de stress et une meilleure efficacité.
On sait tout de suite quand il faut commencer
Vu que vous ajoutez les étapes nécessaires pour la réalisation du projet en partant de la fin, vous allez rapidement savoir à quel moment vous devez commencer pour parvenir à tout faire.
Vous connaissez les ressources à allouer
En travaillant sur chaque étape à la fois, vous allez pouvoir ajuster les délais et voir combien de personnes et de budget seront nécessaires à chaque fois. Vous pourrez alors beaucoup mieux planifier un budget total.
Une meilleure visualisation des délais
En créant votre rétroplanning, vous allez assigner un délai à chaque action nécessaire. Rapidement, vous verrez si les deadline que vous avez fixés sont réalisables ou s’il faut modifier le projet en conséquence. N’oubliez pas de garder en tête les objectifs (SMART) que vous avez déterminés à l’avance lors de la confection de votre planning.
Les différents formats pour faire un rétroplanning
Maintenant que vous avez bien compris à quoi sert un rétroplanning, il est temps de voir quel format il a. Selon vos préférences ou la complexité de l’événement à organiser, il peut prendre plusieurs formes. Chez Eventdrive, nous avons testé plusieurs solutions, nous vous présentons aujourd’hui les 3 plus courantes.
Le diagramme de Gantt
Il s’agit du format le plus répandu. Format idéal quand vous travaillez sur un format complexe, le diagramme de Gantt est créé avec des tâches et sous-tâches.
Dans la colonne de gauche, vous avez le détail des actions à entreprendre et dans l’en-tête, il y a la période de temps à suivre. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale qui s’étale selon la durée nécessaire. L’avantage, c’est que vous pouvez facilement se faire chevaucher plusieurs tâches et vous avez une visualisation claire sur la durée de chaque tâche. Vous pouvez aussi poser des jalons si certaines étapes demandent des validations particulières.
N’oubliez pas que le diagramme de Gantt est un outil qui se veut collaboratif, vous devez pouvoir travailler simultanément avec d’autres membres de votre équipe à sa confection et avoir la possibilité de laisser des notes et commentaires.
De nombreux outils permettent de créer un diagramme de Gantt événementiel efficace. Nous aimons particulièrement Smartsheet ou LucidChart par exemple. Selon les outils, vous pourrez choisir le mode de visualisation de votre rétroplanning et choisir la structure qui vous correspond le plus.
Tableur Excel
Si vous ne voulez pas travailler sur diagramme de Gantt, vous pouvez utiliser une méthode plus classique et créer un tableau sur Excel.
À vous de choisir quel format vous préférez en fonction des objectifs. L’avantage, c’est que vous pouvez ajouter autant d’options que vous le souhaitez comme le budget par tâches ou encore les ressources humaines nécessaires pour chaque action. En revanche, l’aspect visuel du tableau est moins clair.
Même si vous utilisez un modèle, la première fois que vous créerez votre tableau, vous aurez certainement besoin de plus de temps pour l’adapter à vos besoins et à votre entreprise. Mais l’avantage, c’est que vous pourrez partir de cette base pour les futurs projets que vous aurez.
Si vous utilisez Google Sheet, sachez qu’il y a de nombreuses extensions qui peuvent être ajoutées pour faciliter la création de votre rétroplanning.
Outil type Asana
D’autres outils permettent de créer un rétroplanning rapidement. Asana, notamment, propose un modèle d’organisation d’événement qu’il est facile de suivre pour son propre projet. Vous pouvez alors inviter des personnes extérieures à votre organisation, comme des fournisseurs, à collaborer à votre planning. Comme sur un diagramme de Gantt, vous pouvez mettre en place une chronologie et suivre le même format avec un en-tête qui définit la période de temps.
Avec Asana, vous pouvez également intégrer votre boîte mail à l’outil et ajouter automatiquement des notes ou des tâches dans votre rétroplanning. Il est aussi possible de lier l’outil avec Slack par exemple, une fonctionnalité particulièrement utile lorsque l’événement a commencé et qu’il faut gérer rapidement les derniers points du planning.
Vous pouvez également choisir de visualiser votre planning de différentes manières. Si vous préférez les listes à puces, la fonction en colonne sera plus pertinente pour vous. Mais vous pouvez aussi choisir une visualisation horizontale avec différents codes couleur.
La création d’un rétroplanning est une étape essentielle dans l’organisation d’un projet. C’est d’ailleurs une des premières, sinon la première tâche à effectuer pour réussir son projet. Avec un rétroplanning, vous aurez une visualisation claire des prochaines étapes, saurez parfaitement les ressources humaines et financières à allouer à chaque étape du processus et serez beaucoup plus efficace lors de la réalisation de celles-ci.